はじめてのサイボウズ Office「報告書」を使ってみよう
「報告書」は、議事録や商談報告などを作成し、ほかのユーザーと共有できる機能です。本ページでは、「報告書」の見方から、基本的な使い方をご紹介します。
INDEX「報告書」とは？
「報告書」は、議事録や商談報告などを作成し、ほかのユーザーと共有できるアプリケーションです。 会議の参加者とは別に、報告書を共有するための通知先を設定できます。会議には不参加でも、内容を共有しておきたいチームメンバーなどを設定すると、情報共有がスムーズです。
「報告書」の基本操作方法
「報告書」の使い方は動画でも解説しています。こちらも合わせてご覧ください。
1報告書の画面の見方
報告書のトップ画面は、新しい報告書を作成する「報告書を作成する」ボタンや、アドレス帳のデータが登録されている予定で報告書が作成されていないものが表示される｢未作成一覧｣、作成したり受信したりした報告書が表示される「作成・受信一覧」で構成されています。
アプリケーションに入ったときに表示されるこの画面は「個人報告書一覧」です。トップ画面左側で一覧画面を切り替えることができます。
- 作成一覧：自分が作成した報告書が一覧で表示されます。
- 下書き：自分が作成途中で下書きとして保存した報告書が一覧で表示されます。
- 全報告書一覧：公開されているすべての報告書が一覧で表示されます。
2報告書を作成する
あらかじめ決められたフォーマットに従って、議事録や商談報告を作成します。
- ワンポイント：フォーマットは必要に応じてカスタマイズすることができます。設定はシステム管理者がシステム設定で行います。
- トップ画面左上の「報告書を作成する」をクリックします。
- 作成者が表示されます。
- 標題を入力します。
- 会社/相手先参加者を入力します。「アドレス帳から追加」をクリックすると、会社情報をアドレス帳から取り込むことができます。
- 参加者/日付/時間を選択します。
- 項目に沿って、報告書で共有したい情報を入力します。
- 通知先を選択します。
全体に公開したくない場合は、「参加者と通知先のユーザーのみ公開する」にチェックを入れます。 - リアクション機能を有効にする場合は、「リアクションを許可する」にチェックを入れます。
- 「内容を確認する」をクリックします。
- 内容を確認し、「作成する」をクリックします。
3報告書を確認する
作成したり受信したりした報告書は、アプリケーションのトップ画面「作成・受信一覧」に表示されます。 自分が参加者、通知先に入っていない報告書でも、全体に公開された報告書であれば「全報告書一覧」から確認することができます。
内容を確認したい報告書のタイトルをクリックすると、左の画像のように報告書の詳細が表示されます。
リアクション機能やコメント機能を使えば、報告書に関するコミュニケーションをとることができます。
以下の記事では、報告書をもっと便利に使いこなす方法をご紹介しています。合わせてご覧ください。
