【サイボウズ Office 10.6】第2回 ファイル管理 / アドレス帳 / 掲示板 の機能の追加

追記 2016年10月11日 現在記載されている機能は全て搭載されています。

2016 年 10 月にリリースされる「サイボウズ Office」では、管理者様にも便利な機能がたくさん追加されました!
今回は「ファイル管理」「アドレス帳」「掲示板」の機能についてお伝えします。

アドレス帳

まずご紹介するのは、アドレス帳の機能追加です。 アドレス帳の機能追加では、アドレスデータのブック間移動が可能になります。
会社データ、人名データ共に別のブックに移動できます。

アドレス.png

会社データを移動すると、会社に紐付いて登録されている人名データも同時に移動します。 人名データは、会社データに紐付けがない場合のみ移動可能です。

★活用ポイント
会社の組織体系が変更になった際など、ひとつにまとまっていたアドレス帳を簡単にブックごとに分けることができます。
また、一括削除するブックの中に残しておきたいアドレスデータがある場合、削除したくないデータのみ別のブックに移動させることが可能です。

ファイル管理

管理者vfn.png

ファイル管理の追加機能では、バージョン「10.6」より利用状況が確認できるようになります。
[システム設定] > [詳細設定] > [運用管理] の[利用状況]にて、ファイル管理全体、各フォルダのフォルダサイズが一覧で確認できます。

ファイル管理vfn.png

※システム設定は「管理者」に設定されたユーザーにのみ表示されます。

★活用ポイント
利用状況を確認してファイルの容量が気になる場合は、ファイル管理にアップロードを許可するファイルサイズを制限することも可能です。
※アップロードを許可する、1ファイルあたりのサイズを制限します。
※サイズ制限機能はすでに搭載されております。 サイズvfn.png

掲示板

管理者vfn.png

掲示板は、CSVファイルでのデータ入出力が可能となります。
[システム設定] > [詳細設定] > [各アプリケーション] の[掲示板]より、CSVファイルによるデータ出入力が利用できます。

掲示板vfn.png

※システム設定は「管理者」に設定されたユーザーにのみ表示されます。

★活用ポイント
データ容量を整理する際も、大切なデータを書き出してCSVファイルとして保管できます。
CSV読み込み.png

CSVファイルからの読み込み
カテゴリを選択して掲示板のデータを読み込めます。
◼︎読み込める項目
作成日時 / 差出人 / 差出人(組織)/ 掲示開始日時 / 掲示終了日時 / 表題 / 本文
◼︎読み込めない項目
コメント / 添付ファイル

CSV書き出し.png

CSVファイルからの書き出し
カテゴリ、期間を選択して書き出すことができます。コメントも書き出し対象です。

次回は、「カスタムアプリ」の機能強化についてお伝えいたします。
お楽しみに!

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