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はじめてのサイボウズ Office「電話メモ」を使ってみよう

「電話メモ」は、ほかのユーザー宛てに電話の伝⾔を送ることができる機能です。
本ページでは、電話メモの見方から基本的な使い方をご紹介します。

「電話メモ」とは?

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「電話メモ」は、決まったフォーマットに沿って入力するだけで、外出中・離席中のメンバーに電話の伝⾔を送ることができる機能です。電話メモが登録されたユーザーは、スマートフォンアプリやメールで、折り返し先や伝言をすぐに確認できます。

「電話メモ」の基本操作方法

「電話メモ」の使い方は、動画でも解説しています。こちらも合わせてご覧ください。

1電話メモの画面の見方

電話メモのトップ画面には、自分が所属する組織のメンバーが一覧で表示されます。メンバーに電話がかかってきたとき、この画面をみると、そのメンバーの現在の在席状況や予定を確認することができます。予定や在席状況に合わせて電話の取り次ぎまたは伝言を送ることができます。

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2電話メモを送る

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電話メモのトップ画面から、電話がかかってきたユーザーを確認します。 そのユーザーが現在打合せ中・外出中など、何かしら予定が入っていることが確認できた場合、「登録」ボタンから、伝言を送ります。 あらかじめ用意された登録フォームに必要情報を入力し、「登録する」をクリックして、電話メモの送付を完了します。

3電話メモを確認する

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受け取った電話メモは、トップページの「最新情報」一覧に通知されます。電話メモの内容を確認し、対応完了後、「確認」ボタンをクリックします。

  • ワンポイント:受け取った電話メモは、スマホやメールでも通知を受け取れるので、外出先でもすぐに確認できます。

4スケジュールから電話メモを確認・登録する

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スケジュールのユーザーの名前の下に表示されている「電話メモ履歴」or「電話メモ登録」から、電話メモの確認・登録をすることができます。

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