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はじめてのサイボウズ Office業務に合わせて申請フォームをつくってみよう

ーーこの記事は、ワークフローの運用管理者の方向けです。ーー
ワークフローでは、サイボウズが用意しているテンプレートを変更したり、一から作成したりすることで業務に合わせた申請フォームを作れます。
今回の記事では申請フォームを作成するための基本的なポイントをご紹介します。

申請フォームの作り方をマスターして、社内の申請業務をスムーズに電子化してみませんか?

INDEX

項目と申請経路とは?

はじめに、申請フォームを構成する項目と申請経路についてご紹介します。
項目と申請経路についてイメージしやすいように、紙の申請書と実際の申請フォームの設定画面を対応させると、下記のようになります。
項目は紙の申請書の必要事項を記入する欄に、申請経路は承認者・決裁者が押印をする欄にあたります。

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業務に合わせた申請フォームを作ってみよう

ではここから、申請フォームの作成方法をご紹介します。
申請フォームの作り方は大きく分けて2つあります。 1つは「申請フォームのテンプレートを変更する方法」、もう1つは「一から申請フォームを作成する方法」です。

自分が作りたい申請フォームと近い形のテンプレートがある場合は、テンプレートを変更することで時間をかけずに、申請フォームを作成できます。
近い形のテンプレートがない場合は、一から申請フォームを作成しましょう。ただ一から作成する場合でも、難しい作業はないのでご安心ください。

1テンプレートを変更する

まずは、「申請フォームのテンプレートを変更する方法」をご紹介します。

サイボウズ Officeのワークフローでは、13種類のテンプレートをご用意しています。
実はワークフローを活用するユーザー様の多くは、このテンプレートをアレンジした申請フォームを利用しています。

datsuhanko4.png

テンプレートを変更するためには、運用管理画面から[申請フォームの設定] を選択し、 自分が変更したい申請フォームの右側の[変更する]をクリックします。

ここまでできたら項目と申請経路を設定していきましょう。

ご利用中のサイボウズ Officeにテンプレートが入っていない場合は、下記の手順でサイボウズ Officeにテンプレートのデータを取り込みましょう。

設定方法

  • 下記のページよりテンプレートをダウンロードします
  • ダウンロードしたらzipファイルを解凍します
  • 申請フォームの設定画面の下にある[CSVファイルから読み込む]をクリックします
  • ダウンロードしたファイルの中から必要なテンプレートを選択します
  • [読み込む]をクリックします

2一から申請フォームを作成する

続いて「一から申請フォームを作成する方法」をご紹介します。

一から作成するには、まずテンプレートを変更するときと同じように、運用管理画面から[申請フォームの設定] を選択します。その後、フォームの一覧画面で[追加する]をクリックし、フォーム名や説明といった基本情報を入力します。

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項目と申請経路を設定してみよう

申請フォームの変更・作成の準備ができたら、項目と申請経路の設定をしていきましょう。
項目と申請経路の設定は、申請フォームの変更画面から行います。

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1項目を設定する

新しい項目の追加や今ある項目の変更・削除は、項目一覧から行います。

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項目を追加する際のポイントは入力タイプの選択です。 記入内容にあった入力タイプを選ぶことで、申請時のフォーム入力がスムーズになります。

入力タイプ名 説明
文字列
(1行)
氏名など短い文章の入力に適した項目です。

chara1.png
文字列(複数行) 連絡事項や備考など長い文章の入力に適した項目です。

chara2.png
数値 値段や個数など数値の入力に適した項目です。前後に単位を設定できます。

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日付 購入日や利用日などの日付入力に適した項目です。

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チェックボックス 申請条件の確認などフォーム内でチェック項目を設定するときに適した項目です。

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ラジオボタン 複数の項目から1つだけ選択させたいときに適した項目です。

radio.png
メニュー 選択肢をドロップダウンリスト形式で表示できます。
選択肢が多いときに適した項目です。

menu.png
ファイル添付 領収書などのファイルを添付することができます。

file.png
自動計算 単価×数量など「数値」項目を自動で計算し入力します。

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路線連携ナビ 経路や運賃を取り込むことができます。交通費の申請をするときに適した項目です。

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ラベル 配置することで、関連性がある複数の項目を整理できます。

label.png
区切り線 項目と項目の間に線を入れます。申請内容を入力・確認するときに見やすくなります。

line.png
空行 項目と項目の間に空白を入れます。申請内容を入力・確認するときに見やすくなります。

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必要な項目の設定がすべて完了したら、[順番変更する]を活用して申請フォームを調整しましょう。項目の入力順序を紙の申請書のときと同じにすれば、ワークフローに移行してもユーザーは迷わず申請を行えます。

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また、[プレビューを見る]をクリックすれば、実際の入力時の画面を確認できます。調整と確認を繰り返しながら、使いやすい申請フォームに近づけていきましょう。

wf_10.png

実は、この他にも使いやすい申請フォームを作るためのポイントがまだまだあります。
「使いやすい申請フォームの作り方をさらに詳しく知りたい!」という方は、ぜひこちらの記事もご覧ください。

2申請経路を設定する

項目の設定が完了したら、続いて申請経路の設定をしていきましょう。 申請経路は承認経路と決裁経路、確認経路の3つに分かれています。

たとえば、紙の申請書の経路が下記のような場合は、紙の申請書で承認をしていた「リーダー」と「課長」を承認経路に、最終的な決裁をしていた「部長」を決裁経路に設定します。 また、申請者自身や決裁後に申請の確認を行なっていた「給与担当」などを確認経路に設定をしておくことで、決裁後に通知が届きスムーズに確認できます。

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経路を追加する場合は、左上の[追加する]をクリックします。 経路の変更や削除を行う場合は、右の[変更する]・[削除]するをクリックします。

※承認経路と確認経路は省略することが可能です。決裁経路は必ず設定をする必要があり、設定できる経路は1つのみです。

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申請経路を設定では、どの役職の人が承認や決裁を行うのかといった役割や申請を処理する人の初期値などを設定します。

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役割を選択する際に設定したい役職がない場合は、運用管理画面の[役割]から必要な役職を追加できます。

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項目と申請経路の設定が完了したら、最後に作成者や申請経路に入っているユーザーで試してみましょう。運用を始める前に試用して申請フォームを確認することで、変更や作成の際には気づかなかった使いづらい点などを修正できます。

いかがでしたでしょうか。
「申請フォームの作成って意外にかんたんだな!」と思われた方も多いのではないでしょうか。
ぜひ使いやすいフォーム作成して、日々の申請業務をさらにスムーズにしてみてください。

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