管理者向け:オススメ運用初期設定ガイド

「サイボウズ Office」には、スケジュール・掲示板・ワークフローなどさまざまなアプリケーション(機能)が搭載されています。最初から全てのアプリケーションを使いこなす事は大変です。少しずつ慣れていくことで自然と使いこなせるようになります。

ここでは、ユーザーが利用しやすいように「サイボウズ Office」を初期設定していきます。

使用するアプリケーションを決める

インストール直後は、画面上部に全アプリケーションのアイコンメニューが表示されています。利用するアプリケーションを設定することで、「まずはスケジュールから使わせたい」など、希望の運用が可能です。

menu_1

設定手順

1.システム設定>「詳細設定」タブ>カスタマイズ>使用するアプリケーション をクリックします。
2.使わないアプリケーションからチェックを外し「設定する」ボタンをクリックします。

※初期状態では、使わないアプリケーションを設定しても「cybozu.net」「サイボウズLive」「Cybozu Tools」の3つのアイコンは表示されたままです。これらを非表示にするには、アプリケーションメニューの設定を行う必要があります。

【POINT】
まず、全員が使うアプリケーションから少しずつ慣らしていきましょう。便利さや効果が実感できれば自然とユーザー側の利用は積極的になります。その後、活用の幅も広がり、たくさんの機能を利用することでたくさんの効果が期待できます。
個人ごとに使うアプリケーションを設定することもできます。詳しくはマニュアルでご確認ください。

トップページにお知らせを出す

ユーザーに必ず目に留めてほしい告知事項や注意事項などはトップページに表示できます。
「サイボウズ Office」へアクセスすると、全社向けの公開情報が手軽に確認できるので、情報を確認するための習慣付けが可能です。また、普段届きづらい社長からのメッセージなど、特に共有したい情報を強調することができます。

menu_2

設定手順

1.システム設定>「詳細設定」タブ>カスタマイズ>トップページでの連絡 をクリックします。
2.連絡内容を入力し「書き込む」ボタンをクリックします。

【POINT】
書式編集機能を使いましょう。文字の大きさや色を変えたり、ハイパーリンクを設定したりすることで、より伝わりやすい表現ができます。

予定メニューとは、スケジュールを登録するときに利用する"予定の種類"のことです。インストール直後には「会議」「来訪」「往訪」「出張」「休み」の5つの予定メニューが登録されています。これらの予定メニューを自社用にカスタマイズすることができます。普段社内でよく使っている用語に変更することで、予定登録がスムーズになります。

menu_3

設定手順

1.システム設定>「詳細設定」タブ>各アプリケーション>スケジュールと施設予約>予定メニュー をクリックします。
2.追加する をクリックします。
3.必要な項目を入力し、背景色を選びます。
4.「追加する」ボタンをクリックします。
5.必要な分だけ「2.」~「4.」の手順を繰り返します。

【POINT】
よく使うメニューは上の方に表示するなど「順番変更する」設定から変更することができます。
予定メニューを増やしすぎると、却って見づらい場合があります。必要なものだけを登録される事をお勧めします。
ページトップへ