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はじめてのサイボウズ Office「ファイル管理」を使ってみよう

「ファイル管理」は文書やデータを共有できる機能です。本ページでは、「ファイル管理」の見方から基本的な使い方をご紹介します。

「ファイル管理」とは?

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「ファイル管理」は、文書やデータを複数のユーザーで共有できる機能です。複数のメンバー間でファイルを編集する場合でも、常に最新のファイルが表示されるため、古いファイルを編集するトラブルを防げます。
また、ファイルのバージョン管理もできるため誰がどのように更新したのかも記録できます。

「ファイル管理」の基本操作方法

1ファイル管理の画面の見方

「ファイル管理」のトップ画面では、ファイルを追加することやこれまでに共有されたファイルを確認することができます。
追加されたファイルは管理者側で設定された組織の情報を元に、自動的に作成されるフォルダ、または各ユーザーが任意で作成するフォルダに分けて管理することができます。
また、フォルダごとにアクセス権をつけて、部署単位やチーム単位で閲覧できるファイルを制限することも可能です。

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  • ワンポイント:「ファイル名」をクリックすることでファイルをダウンロードできます。

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  • ワンポイント:ファイル形式がPNGやJPG、GIFに該当するファイルは、「ビュー」を「アイコンビュー」に設定することで、サムネイルを表示することができます。

2ファイルの追加方法

ファイルは目的に応じたフォルダに追加できます。

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  • 画面左のフォルダのツリーからファイルを登録したいフォルダを選択します。
  • 画面左上の「ファイルを追加する」をクリックします。
  • ファイルの登録者と登録するフォルダを確認します。
  • 追加するファイルをアップロードします。
  • 必要に応じてタイトルとメモを入力します。
  • バージョン管理(※)する世代数を選択します。
  • 「追加する」をクリックします。

※バージョン管理とは、現在から指定する時点までの更新ファイルを保持する機能です。保持するファイルは世代単位(現在からいくつ前のデータであるか)で設定が可能で、最大10世代前まで設定できます。

3ファイルの情報を確認する

ファイルの一覧でファイル名をクリックすると、詳細を確認できます。ファイル詳細画面では、内容の更新や削除などが行えます。

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4ファイルの更新方法

ファイルの詳細画面では、ファイルを編集して、更新することができます。
編集中は、他のユーザーがファイルを更新できないようにロックできます。ロックすることで、複数のユーザーが同時に編集して最新のファイルがどれかわからなくなるのを防げます。
また、コメントで変更点を記載しておけば、どこを変更したのかも分かりやすくなります。

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  • 画面左上の「編集を開始する」をクリックします。
  • ファイルをダウンロードします。
  • 編集が終了したら「アップロード」をクリックします。
  • 編集したファイルを選択します。
  • 必要に応じてコメントに変更点などを記載します。
  • 「更新する」をクリックします。
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  • ワンポイント:バージョン管理機能の設定を行っていれば、更新の際にファイルが壊れていた場合や、誤ったファイルに更新してしまった場合でも、指定する過去のバージョンのファイルに戻すことができます。

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