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使ってみたい!便利な裏技ファイル管理を便利に使おう

ファイル管理は、チームで最新の書類やデータをかんたんに共有できる機能です。
この記事ではファイル管理の裏技として、登録したファイルをわかりやすく整理する方法や、より安全に管理する方法などをご紹介します。

フォルダを作成する

ファイル管理では、目的に応じて2つの方法でファイルを作成できます。

  • 「組織フォルダ」の配下に作成する
  • 「任意のフォルダ」として作成する

「組織フォルダ」は、システム管理者が設定した組織の情報を元に自動で作成されます。登録するファイルが多いときは、「組織フォルダ」の配下にサブフォルダを作成して整理できます。
課やチームなどの小さな組織、目的や用途、年度等のフォルダ作成がおすすめです。


「複数の組織が利用するファイルを管理したい」という場合は、「任意のフォルダ」として、組織に紐付かないフォルダを作成できます。

ファイル管理_1.png

設定方法

  • 「任意のフォルダ」を作成する場合は、「ルートフォルダ」を選択
    「組織フォルダ」の配下に作成する場合は、フォルダを作成する「組織フォルダ」を選択
  • [フォルダを追加する]をクリック
  • フォルダ名やメモを入力
  • [追加する]をクリック

フォルダにアクセス権を設定する

ファイル管理にアクセス権の設定すると、フォルダごとに閲覧や変更、追加、削除を行える組織やユーザーを限定できます。
決算報告書や個人情報を含むファイルなど、扱いに注意が必要なファイルも安心して登録できます。

ファイル管理_2.png
人事部のフォルダへのアクセス権を、人事部に所属するユーザーに限定した場合

設定方法

  • 歯車マークから[サイボウズ Office システム設定]をひらく
  • 各アプリケーションから[ファイル管理]を選択
  • [フォルダの設定]を選択
  • アクセス権を設定したいフォルダの[アクセス権を変更する]をクリック
  • ユーザーや組織を選択し、アクセス権を設定
  • 設定が完了したら、[設定する]をクリック

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