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利用シーンで見てみる!「スケジュール」機能で会議の運営をもっとかんたんに

仕事を進める上では欠かせない「会議」。たった30分の会議でも、スケジュール調整や資料配布、議事録の共有など、実は会議運営に必要な作業量は少なくないですよね。

この記事では、そんな会議運営を「サイボウズ Office」で少しでも楽にする活用術をご紹介します。

会議運営のよくあるお悩み

例えば30分の会議をするとき、その会議に必要な時間は本当に30分でしょうか?
きっと、会議のセッティングや参加者との調整、会議後の情報共有にもっと時間と労力をかけているはずです。会議運営について、以下のようなお悩みをよく耳にします。

  • 参加者のスケジュールを調整して、さらに会議室や備品も予約しないといけないのが面倒
  • 会議の資料を印刷して配布しないといけないので紙と準備時間がもったいない
  • 参加予定の担当者がまだ来ない...みんな集まっているのに会議を始められない
  • 議事録はメールで展開しているが、結局あの会議の議事録がどこにあるのか分からない

会議に伴う業務の手間を減らして、会議そのものに集中したい!「サイボウズ Office」はそんな方々のお役に立てるかもしれません。
会議運営に関するTipsをご紹介していきます。

会議運営のお悩みをサイボウズ Officeで解決

1スケジュール機能で会議室も備品も一緒に予約

「サイボウズ Office」のスケジュール機能を使えば、参加者の予定調整と同時に会議室や備品の予約が可能です。

予定の登録画面で会議の参加者と使いたい会議室、備品を選択します。(候補が複数ある場合は複数選択してください。)
「空き時間を確認する」ボタンを押すと、参加者のスケジュールと会議室、備品の予約状況が一覧表示されます。

この画面で空き時間を確認し、スケジュール登録を行えば会議の設定は終了です。

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定期的な会議にしたい場合は、予定登録画面上部の「繰り返し予定」を使うと便利です。

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2スケジュールに資料を添付できるので配布の手間なし

「サイボウズ Office」を使えば、会議のスケジュールに資料を添付することができます。

スケジュールにファイルを添付するだけで、会議の参加者に資料を共有できます。参加者が個人で資料を開いて閲覧できるのでペーパーレス化につながります。

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会議の資料は印刷して準備しておくのが当たり前、という職場もあるかもしれませんが、この機能を使って思い切って印刷をやめてみませんか?
紙も時間も節約できるので一石二鳥です!

3コメント機能で突然の欠席連絡や議題共有もかんたん

スケジュールにコメントをつけることができるので、会議のアジェンダや欠席の連絡など、会議に関するやりとりをスケジュール画面で行うことができます。

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コメントを見ながら会議を進行すれば、参加者を待ちぼうけたり、大切な議題を失念してしまうこともありません。

4議事録をスケジュールと連携させれば後からの確認もかんたん

予定の詳細画面の「その他の操作」から「報告書(議事録)を書く」を選択すると、予定に紐づいた議事録を作成することができます。

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時間が経ってから報告書を確認したいときは、そのスケジュールの詳細画面から報告書を閲覧することもできますし、アプリケーションメニューから報告書に入って検索機能を使って探すこともできます。議事録を共有したものの、時間が経つと結局どこにあるかわからなくなるという問題を解決できます。

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スケジュール機能を使ってストレスフリーの会議を

スケジュール機能を使った会議運営のTipsをご紹介してきました。
予定調整や資料共有などにはできるだけ時間を取られずに、会議の本題に集中したいですよね!ぜひ職場で実践してみてくださいね。

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