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利用シーンで見てみる!どの機能がおすすめ?サイボウズ Officeでできるタスク管理術

日々の業務のなかで生まれるたくさんのタスク、みなさまはどのように管理していますか?
自分だけ把握していればいいタスク、チームで共有しておきたいタスクなど、タスクの種類もいろいろあると管理するのも大変です。

「サイボウズ Office」には、「ToDoリスト」や「プロジェクト」などタスク管理のためのアプリケーションが搭載されています。それぞれのアプリケーションの違いや、どういうシーンでどの機能を使えばいいのか解説していきます。

タスク管理におすすめの4つの機能と使い分け

「サイボウズ Office」でタスクを管理する際におすすめのアプリケーションは以下の4つです。

  • スケジュール
  • ToDoリスト
  • プロジェクト
  • カスタムアプリ

それぞれの違いを簡単にまとめてみました。こちらを参考に自分に合ったタスク管理術をチェックしてください!

機能 共有の範囲 スケジュールとの連携 ガントチャート 集計・グラフ
スケジュール 個人/チーム ×
※CSVファイルに書き出し可
ToDoリスト 個人 × ×
プロジェクト チーム × ×
カスタムアプリ チーム
※ステータス管理の場合
×

それぞれの機能をどう使う?

1スケジュール

「スケジュール」を使ったタスク管理では、予定メニューを活用します。

予定メニューに「タスク」という項目を登録して利用することで、タスクと通常の予定を色分けすることができます。

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より詳細にタスクを把握したい場合は、タスクの内容ごとに予定メニューを設定すると便利です。

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完了したタスクにはタイトルに「【済】」などを付けると、完了/未完了のタスクが一目で分かります。

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予定の参加者に他のユーザーを追加すれば、タスクの進捗状況を複数名で共有したり、予定のコメントを使ってコミュニケーションを取ったりできます。

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「スケジュール」を使ったタスク管理のポイント

  • 予定メニューを活用してタスクを登録
    →タスクを色分けできるので視覚的に把握しやすい
  • タスクの共有範囲は個人/チームどちらも選べる

2ToDoリスト

「ToDoリスト」は、個人のタスク管理に特化したアプリケーションです。
登録したToDoは他のユーザーに閲覧されることはないので、個人でタスクを整理・把握したいときに使うのがおすすめです。
※ ToDoを他のユーザーと共有することはできません。

また、「〆切日」を設定すると、その日のスケジュールにToDoを表示できるのも便利なポイントです。

task_5.png

「ToDoリスト」を使ったタスク管理のポイント

  • 「スケジュール」と連携して〆切日を予定に表示できる
  • タスクの共有範囲は個人のみ

3プロジェクト

「プロジェクト」は比較的長期に渡って、複数人で進める業務の管理におすすめです。

「サイボウズ Office」の機能のなかで唯一ガントチャートに対応しており、使いこなせれば便利な機能です。
「プロジェクト」を使いこなすには、「マイルストーン」や「テーマ」などアプリケーションのなかで使われる用語を理解するのが重要です!

用語 意味
テーマ プロジェクトを達成するための仕事(作業)の集まり
タスク テーマを達成するための具体的な仕事(作業)
マイルストーン プロジェクトを進捗管理するための節目
プロジェクトの節目となるようなイベント
task_6.png

上記をもとに「プロジェクト」にタスクを登録すると、このような画面になります。

task_7.png

ガントチャートで見るとこのようになります。

task_8.png

「プロジェクト」を使ったタスク管理のポイント

  • 比較的長期に渡って、複数人で進める業務の管理におすすめ
  • ガントチャートを使えば、進捗目標に対する現状を把握しやすい
  • タスクの共有範囲はチーム

4カスタムアプリ

※カスタムアプリはプレミアムコース限定の機能です。

「カスタムアプリ」のステータス管理機能を利用すると、担当者ごとにどれくらいのタスクを抱えているかを可視化できます。
チームメンバーが抱えているタスクを把握し、負担に偏りがないように振り分けたいという場合におすすめです。

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また、タスクの処理に「資料作成」→「資料チェック」というようにステップを設けて、ステップごとに担当者を分けるというようなステータス管理の設定も可能です。

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タスク管理のためのサンプルアプリ「共有タスク管理」をご用意しています。製品内ですぐ使い始められます!

「カスタムアプリ」を使ったタスク管理のポイント

  • ステータス管理を利用すれば、各メンバーが抱えているタスクの状況を可視化でき、タスクの処理にステップを設けることができる
  • タスクの共有範囲はチーム

サイボウズ Officeなら利用シーンに合ったタスク管理ができる!

一口にタスク管理と言っても、個人だけで整理したいのか、チームメンバーの状況も把握したいのかなど、達成したい目的によってニーズは様々です。
便利なアプリケーションがひとつにまとまっているサイボウズ Officeなら、自分の要望にあったタスク管理術を見つけることができます!

この記事を参考に、どんなタスクを管理したいのか、必要な機能は何なのかを整理して、ご自身にぴったりのタスク管理を実践してみてくださいね。

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