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使ってみたい!便利な裏技申請フォームをもっと使いやすくするポイント

ーーこの記事は、ワークフローの運用管理者の方向けです。ーー

この記事では、ワークフローのフォームをもっと使いやすくするポイントをご紹介します。

基本的な作り方やアレンジ方法については、以下の記事をご覧ください。

申請フォームの見た目を整える

1ラベルで項目を分類する

ワークフローのフォームでは、ラベルで申請フォームの項目を分類できます。

例えば、押印申請のフォームに「申請情報」「申請書類の情報」「押印種類」などの内容にあわせたラベルを追加すると、フォームがわかりやすくなります。

ラベルで項目を分類する
 
 

ラベルの他に、項目の間隔を調整できる「空行」や、項目を分ける「区切り線」を使って、見栄えを整えることもできます。

設定方法

  • ワークフローの運用管理から申請フォームの設定を開く
  • ラベルを追加したい申請フォームの「変更する」をクリック
  • 項目一覧の「追加する」をクリック
  • 項目の追加で入力タイプから「ラベル」を選択
  • ラベルの項目に、表示したい内容を入力
  • 「追加する」をクリック
  • 項目一覧の「順番変更する」をクリック
  • ラベルを表示したい位置に順番を変更し、「変更する」をクリック

2項目を横に並べて表示する

申請フォームの項目は、横並びに表示することができます。

項目を横に並べて表示する
 
 

横並びで表示するときは、1番左に配置する項目の項目名だけが表示されて、左から2番目以降に並べた項目の項目名は表示されません。前の項目と横に並べた項目との間に文字を表示したいときは、右隣に配置した項目の「セパレータ」に入力します。

設定方法

  • ワークフローの運用管理から申請フォームの設定を開く
  • 横に並べたい項目のある申請フォームの「変更する」をクリック
  • 右側に並べたい項目で「変更する」をクリック
  • 右隣への配置の「続けて表示する」をチェックし、「変更する」をクリック
項目を横に並べて表示する設定

3項目を表形式で表示する

項目を「右隣への配置」したものを繰り返し追加すると、表のように表示することができます。交通費の申請など、同じ項目が複数必要なときにご利用ください。

表
「訪問先」「経路、備考」「金額」の項目で、「右隣への配置」で「続けて表示する」にチェックを入れると、このように表示できます
 
 

通常、項目を横に並べて表示すると、左から2番目以降の項目では項目名が表示されません。そこで、ラベルの「コメント」にそれぞれの項目名を追加しておくと、判別しやすくなります。

ラベルのコメント
 
 

4項目に単位をつける

数値や自動計算、路線ナビ連携の運賃には、任意の単位をつけられます。 前後どちらに単位をつけるかも選択できます。

前に単位をつける

前に単位をつける

後に単位をつける

後に単位をつける

設定方法

  • ワークフローの運用管理から申請フォームの設定を開く
  • 変更したい申請フォームの「変更する」をクリック
  • 単位を追加したい項目の「変更する」をクリック
  • 追加したい単位を入力し、位置を選択
  • 「変更する」をクリック

申請フォームを入力しやすくする

1文字列をメニューやラジオボタンに変更する

入力値が固定化されている内容はメニューやラジオボタン、チェックボックスを使用しましょう。手入力の項目が多いと、入力者は煩わしく感じてしまいます。できるだけ手軽に入力できるフォームを目指しましょう。

メニューに変更する方法
 
 

設定方法

  • ワークフローの運用管理から申請フォームの設定を開く
  • 変更したい申請フォームの「変更する」をクリック
  • 入力タイプを変更したい項目の「変更する」をクリック
  • 入力タイプを変更し、選択肢を追加
  • 「変更する」をクリック

2コメントで入力方法を解説する

申請フォームの項目には、コメントを表示できます。入力ルールや注意事項を記載しておけば、はじめてでも迷わずに申請できます。

コメントで入力ルールを解説する方法
 
 

サイボウズ Officeのファイル管理やカスタムアプリなどに、社内規定を記載しているときは、コメントにURLを記載しておくと詳細を確認することができて便利です。

コメントにURLを記載する方法
 
 

3初期値の設定で入力をかんたんに

項目の初期値を設定すると、申請フォームを入力しやすくなります。入力内容を示しておくと、申請者が戸惑わずに入力できます。

初期値の利用例1
 
 
初期値の利用例2
 
 

「日付」の場合は、入力日の日付を初期値に設定できます。申請日前後の日付を登録することが多い項目には初期値として項目値を入力する時点での日付を設定しておくと、入力しやすくなります。

初期値の設定方法
 
 

4必須項目で入力もれを防ぐ

必ず入力しなくてはいけない項目は、必須項目にしましょう。 記入もれが原因の差し戻しをなくせます。必須項目では、申請フォームで *がつき、入力がない場合は警告が出ます。

必須項目の設定
※チェックボックスは必須にできません
※ラジオボタンは設定によらず常に必須項目になります(必須にしたくない場合は「メニュー」に変更してください)
 
 

入力欄の大きさを変更する

「文字列(1行)」や「文字列(複数行)」の項目では、入力欄のサイズを変更できます。内容に合わせた大きさに設定しておきましょう。

入力欄の大きさ
 
 

設定方法

  • ワークフローの運用管理から申請フォームの設定を開く
  • 変更したい申請フォームの「変更する」をクリック
  • 入力欄のサイズを変更したい項目の「変更する」をクリック
  • 任意のサイズを入力して、「変更する」をクリック

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