ユーザー会レポートサイボウズ Office 10年仲間のつどい

1サイボウズ Officeがないと、もう仕事はできない！
ワークフローとカスタムアプリで業務効率化

株式会社CIC

土田 裕子様

株式会社CICは、コンピューターシステム受託開発、ITインフラ設計・運用支援などを行う、独立系IT企業です。

今回は、10年契約ユーザーならではの使い方をご紹介いただきました。

「使ってない機能はない！」と自信を持ってコメントをいただくとともに、特に使っている機能として、ワークフローをご紹介されました。

住所変更、慶弔見舞金、名刺申請など、業務上申請が必要なものがたくさん出てきます。元々は紙で担当部署にそれぞれ提出していましたが、働く場所や時間もバラバラなこともあり、ワークフローを充実させていきました。

意識したことは、利用者にわかりやすく説明を書き添えることです。誰に申請するのか、どのような内容なのかを明確にし、説明書きとして加えることで、利用者からの問い合わせを減らせるよう工夫しました。ワークフローのフォーマットの中にもリンクを設け、該当のカスタムアプリに飛べるようにしています。また、掲示板での新情報公開や、今までExcelで管理していた貸出備品をカスタムアプリで管理する方向に切り替えたことで、業務効率向上の一つになりました。

あわせて、カスタムアプリではいいねの部分に絵文字を入れるとこんなにかわいい仕掛けになるという裏技もご紹介いただきました。
※カスタムアプリではリアクション（いいね）」の文言を編集することが可能

2001年頃からパッケージ版 サイボウズ Officeをご利用されていたCIC様が、クラウド版への切り替えを考え始めたきっかけは2011年の東日本大震災でした。電力不足による計画停電がニュースになる中、BCP対策の一環としてクラウド化にいち早く踏み切られました。

ずっと長く、高いモチベーションを維持していますが、2021年にモチベーションが下がっています。その理由は、2021年に社内利用ツールの見直しの背景があったそうです。

サイボウズ Officeを辞めてしまうとデータ移行の手間だけでなく、今までの仕事効率も変わってしまう問題を危惧しました。もっと便利に使って、やっぱりサイボウズ Officeはなくてはならない存在なのだと全社員に再認識してもらおう！という気持ちに切り替えられたので、2022年にモチベーションが上がっています。

2スケジュール機能で社内のタスク共有

株式会社アクタ

徳山 里美様

株式会社アクタは、福岡県を拠点とした、プラスチック製の食品容器用の製造販売を行う会社です。

今回は、サイボウズ Office導入時から現在に至るまでの苦悩や浸透ノウハウなどをご紹介いただきました。

株式会社アクタ

吉良 美和子様

今回は、先輩ユーザーの声を聞きたいと、ご参加いただきました。

株式会社アクタ様では、タイムカード以外のほとんどの機能を使用しています。 特に「スケジュール」「ToDoリスト」「個人フォルダ」「報告書」を活用し、 「スケジュール」でメンバーの空き状況を確認したり、苦情やクレーム対応の際は「報告書」を使って集約したりしているとご紹介いただきました。 イチ押しの機能は「設備予約」で、応接室の空きがあるかなどを社内で共有しているようです。

ToDoリストに締め切りの日時を登録してスケジュールに表示する連携機能を活用することで、タスク管理をしています。

カスタムアプリで業務アプリケーションを新たに作成するときは、各部門からIT管理部門にアプリ作成を依頼するフローとなっていて、今まで作成したアプリは、新商品開発の際に使用する商品登録アプリ、返品依頼アプリなどなど...です。

導入当初からモチベーショングラフが右肩上がりのアクタ様。 アクタ様は、これまでITツールやシステムに不慣れのメンバーが多かったそうです。

導入当初は、現場から何も要望が出てこない状況でしたが、議事録の共有などの簡単なことから新たな使い方を示す取り組みを地道に続けてきました。
すると、徐々に現場から要望が出てくるようになったので、年々モチベーションが上がっていきました。

汎用的なアプリを作り、こんなこともできるんだ！と気づいてもらう地道な努力を重ねていき、少しずつカスタムアプリ以外の機能も使うようになっていったとのことです。

3色々なツールを使っているからこそ、サイボウズ Officeの良さを知りたい！

株式会社水上商会

瓜生 七海様

株式会社水上商会は、石川県を拠点とし、エネルギー事業と建設不動産事業を展開しています。また、白山市にある本社ではレンタルスペースの運営も行っています。

サイボウズ Officeを使うTipsを知りたいとご参加いただきました。

株式会社水上商会

野崎 美紀様

他の企業でどのように活用し、どんな悩みがあるのか聞きたいと思いご参加いただきました。

株式会社水上商会様は、複数のクラウドサービスを併用し、サイボウズ Officeでは主にスケジュールを利用しています。 瓜生さんは、「スケジュール以外で何の機能が便利なのかどうか知りたい」と参加者へ質問してくださいました！

ToDoリストは期限も設定できるし、情報共有だけではなくて、個人の情報も集約できるのが良いポイント。 ToDoリストにパスワードを集約して便利に利用しているメンバーもいました。

使い方の工夫が幅広いのも、10年以上使っていただいているユーザー様だからこそですね。

様々なツールを使っている水上商会様は、コロナ禍でガクンとモチベーションが下がったと思いきや、うなぎのぼりのグラフを書いてくださいました。

コロナのときに新しいツールを導入検討したのが、2021年頃。使っていく中で、やっぱりサイボウズ Officeで出来ることあったなと再発見したので、グイッと上がってきました。

再発見の裏には何が？とお尋ねしたところ、1年ほどkintoneを導入していたが、サイボウズ Officeのカスタムアプリで出来ることがわかった！と再発見されたようです。