ユーザー会レポートサイボウズ Office活用勉強会
〜社内浸透の道のり〜
発表編

1「実務を想定した問題集」や「業務に直接関係のないカスタムアプリ」で社内浸透

株式会社 西条環境分析センター

村尾 一寿様

同社は、水質・大気など環境に関する測定と分析を行う機関です。
村尾様が行った社内浸透の工夫により、サイボウズ Officeの使い方に困るユーザーは社内にいないといいます。今回は、２つの取り組みを紹介いただきました。

実務を想定した練習問題とその理解度を管理するカスタムアプリ

同社では、業務で利用するカスタムアプリの理解度を測るため、オリジナルの問題集を作成して入社３〜６ヶ月目の社員に配付しています。

○問題集の例（以下の操作方法を尋ねる形式）
・　自分が以前発注した試薬を一覧表示する
・　ＩＳＯ年間計画が期限内に終了しているか確認する
・　自分が担当している測定機器の点検記録を表示する

この問題集の回答結果は、カスタムアプリ「アプリ練習問題」で管理されています。問題集を解いたら、まず社員ごとに正解・不正解を「◯・✕」形式で登録します。そして不正解だった問題については解説を行い、解説が完了すると✕を✓に変更します。
このカスタムアプリによって、各社員が業務に必要なアプリの使い方をどれだけ理解しているのか、かんたんに把握できるようになっています。

練習問題と同アプリについて、一般社員からは「知らなかった操作方法を覚えられた」「知っている操作と知らない操作がはっきりした」というコメントが寄せられました。また、管理職からは「新入社員にも操作を教えやすい」「わからない部分だけを教えれば良いので効率が良い」などのコメントが寄せられ、指導にも役立つことがわかりました。

実務に直接関係のないカスタムアプリの活用

同社では、業務以外のことにもカスタムアプリを利用することで、楽しみながら社内浸透できたといいます。今回の発表では、調査・分析の会社ならではの2つのカスタムアプリをご紹介いただきました。

カスタムアプリ「分の読み方アンケート」「８の読み方アンケート」は、「1分・2分・3分...」や「8km・８組・８件...」など、人によって読み方が違う言葉の読み方を調査するアプリです。これらのアプリはとてもかんたんな作りになっているので、アンケートへの回答を通じて、入力・確認といったカスタムアプリの基本操作を楽しみながら覚えることができます。

社内での評判も上々で、一般社員からは「仕事に直接関係のないことに使うのも面白い」、そして管理職からは「意見を聞くツールとして便利」などの感想が寄せられました。
調査・分析の会社らしい使い方によって楽しみながらサイボウズ Officeを利用し、社内浸透に成功した素敵な事例でした。

2「業務がどう良くなるかを伝えるマニュアル」で社内浸透

株式会社栄住産業

林田 良子様

同社は、木造住宅の屋上やバルコニーの防水施工を行う会社です。
社内にはITスキルが高くない社員も多く、サイボウズ Office導入にはハードルがあったといいます。そんな中で、サイボウズ Office活用を浸透させるために行った工夫についてご紹介いただきました。

社内マニュアル

林田様は、利用の目的と操作方法を社内マニュアルで伝えました。マニュアル作成にあたって、ITに苦手意識のある現場社員にも読んでもらえるように、以下のことを意識しました。

さらに、林田様がマニュアル作りで特にこだわったのは「サイボウズ Officeを使うと、どのような課題を解決できるのか」を具体的に伝えることでした。例えば、「メールを送っても見たかどうかわからない」、「過去の対応が埋もれてしまう」というお悩みがサイボウズ Officeで解決できる、というように業務に役立つシーンがイメージしやすいように工夫しました。

また、社員からサイボウズ Officeへの良いコメントが寄せられた際には、会話の中でも「どんな機能が良い効果に繋がったのか」を具体的に伝えるなど、サイボウズ Officeを使うメリットを理解してもらえるように工夫しています。

影響力のある人から社員を巻き込む

林田様は最近、新しく着任した常務取締役から「改めてサイボウズ Officeについて説明してほしい」という依頼を受けました。
この経営層に向けた勉強会をさらなる社内浸透のきっかけにするため、サイボウズ Officeのかんたんさ・ハードルの低さを伝えるとともに、"これから浸透させたい機能"を紹介しました。社内で影響力のある経営層がスピーカー役となって、「この機能が便利だよ」と社内で広めてくれれば社員を巻き込むことができると考えたからです。
具体的には、チーム戦での営業を可能にする「報告書」の活用方法や、カスタムアプリで管理している「売上実績表」の見方などを紹介しました。

サイボウズ Officeの導入担当者として、ITに苦手意識のある社員・浸透の旗振り役となってくれる経営層、双方向とのコミュニケーションを工夫している林田様。「社内をどのように巻き込むか」を考えている管理者の方々にぜひ参考にしていただきたい事例でした。

3「業務上必ず使わなければいけないカスタムアプリ」で社内浸透

アイデアル株式会社

青木 将士様

同社は、客先常駐型のSEサービスを提供する会社です。
自らカスタムアプリにデータを入力することが少なかった社員に、自分でレコードを作成するところから使い方に慣れてもらえるように行われたさまざまな工夫が語られました。

今回の発表では、年に5日以上の有給休暇取得が義務化されたことをきっかけに、社員全員がカスタムアプリで自分の有給取得を計画・管理できるように工夫した取り組みが語られました。

同社では、「有給取得実績表」（画像左側）と「有給休暇付与日管理マスタ」（画像右側）、2つのカスタムアプリを使って有給を管理しています。

中途入社の社員が多い同社では、社員ごとに入社月が違うため、有給が付与されるタイミングも違います。有給の付与タイミング・取得期限を一人ひとりが自分で管理するのは難しいので、そういった情報は「有給休暇付与日管理マスタ」で人事部が管理しています。

社員は、「有給取得実績表」からマスタアプリの情報を呼び出すことで有給取得期限などを把握し、有給取得計画を自分で立てることができます。

社員が確実に有給取得できるような工夫

青木様は、社員が有給を取り損ねることなく順調に取得できるように、さまざまな工夫をしています。

青木様は、社員全員が業務上必ず管理しなければいけない有給休暇を、カスタムアプリを使って自分で管理してもらうことで活用浸透を狙ったといいます。
発表の最後に、「これからは、他の社員の有給取得に対して、どんな風に有給を過ごしたのかをコメントでやりとりするなど、カスタムアプリを使って社員同士の交流ができればいいなと思っています」と今後の展望を語りました。

4「アプリ名の変更」や「トップページの有効活用」で社内浸透

株式会社こくぶや

谷口 三香様

同社は、業務スーパーやディスカウントショップを経営する会社です。
社内にはITツールを使い慣れない社員が多く、今も社内浸透に奮闘中だといいます。今回は、現在取り組まれている工夫をご紹介いただきました。

利用する機能を絞る

デスクワークも少なく、ITツールを使い慣れていない社員が多い同社では、サイボウズ Officeを必要な機能だけに絞って利用しています。
導入前に課題意識のあったメールでのやりとりに代わる「メッセージ」と、もともとメールでやりとりしていた資料を保管できる「ファイル管理」を利用しています。

社員が親しみやすい機能名に

利用者に何の機能かをわかりやすくするために、機能名を以下のように変更しています。

「トップページでの連絡」を有効活用

谷口様は、サイボウズ Officeにログインしたら必ず目に入る「トップページでの連絡」を有効活用し、それぞれの機能の使い方を案内しています。
例えば、メッセージで送ってほしい書類の提出ルールや、ファイル管理で共有してほしいファイルの置き場所などです。

発表の終盤、上記の取り組みに加えて自社独自のマニュアルで各機能の詳しい使い方を解説するなど、浸透のための工夫をしているものの、なかなか社内浸透が進まないというお悩みを共有していただきました。具体的には、パソコン操作に苦手意識のある社員が多くマニュアル通りの使い方をしてくれないことや、不備差し戻しなどでメッセージを送ってもなかなか気づかれないことなどです。
特に、「なかなかサイボウズ Officeの通知を見てもらえない」というお悩みについて、本勉強会の後半パート「お悩み相談会」でさらに話し合うことになりました。

「お悩み相談会」では、谷口様から寄せられたお悩みのほかに、「脱メールして、メッセージをもっと使いたい」という相談について参加者で話し合いました。後半パートのレポートは、座談会編として以下で公開しております。ぜひご一読ください。