ユーザー会レポートサイボウズ Office活用勉強会
〜社内浸透の道のり〜
座談会編

サイボウズ Officeのトップページから全ての業務アプリやシステムにリンクを貼ると良いと思います。当社でも勤怠管理システムへのリンクをサイボウズ Officeのトップページに置いてあります。使うものすべてがトップページに集約されているので、当社ではサイボウズ Officeから１日が始まる感覚です。

当社ではパソコンを立ち上げた時にサイボウズ Officeが自動で起動するようにしています。そのため、当社の社員にはサイボウズ Officeを起動するという感覚は無いと思いますね。社員は終日サイボウズ Officeを立ち上げています。

当社も以前はメールを利用していました。20以上ある拠点に一斉メールで質問すると、返答が山のようにメールで届くので、隣の営業所のことを気にかける余裕はありませんでした。一方、サイボウズ Officeのメッセージで書かれていると、他の営業所の回答も把握しやすくなり、横のつながりが見えるようになったと思います。追加で資料を送れたり、閲覧履歴もわかったりするので、総務からの連絡や複数人でのやり取りにはメッセージがよく活用されています。「いいね！」を押してもらえると、発信する側としては見てもらえていることがわかるので嬉しいですね。

ただ、上司に１対１でチャットライクなメッセージを送ることにまだ少し抵抗があるため、当社でも完全な脱メールはまだできていません。ですが、少しずつメッセージを使う割合は増えていっていますね。

当社では、社内でのコミュニケーションは全てメッセージで、社外とのやりとりはEメールという風に使い分けています。 メッセージは、相手に対して気を遣ったり、形式を重んじる気持ちがあると少し使いにくいのかもしれませんね。社内浸透のためには、気楽に使いなさいという指導をしたほうが良いかもしれません。