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使ってみたい!便利な裏技メッセージを便利に使おう

社内の連絡に便利なメッセージ。やり取りするメッセージの数が多くなってきたときの整理の仕方や、効率よくメッセージを送信する方法についてご紹介します。

メッセージを受け取る

1フォルダ分けする

送受信したメッセージは、個人フォルダに保存されています。個人フォルダ内にフォルダを作成して分類しておくこと、メッセージが増えても見つけやすくなります。

メッセージのフォルダ分け

設定方法

  • 個人フォルダで「フォルダを追加する」をクリック
  • フォルダ名の入力やフォルダを追加する位置を選択
  • 「追加する」をクリック

2振り分け保存

メッセージを受信したときに、自動的に指定したフォルダに振り分けることができます。標題、差出人、宛先を条件として設定できます。

本文は振り分けの条件として設定できません。

メッセージの振り分け保存

設定方法

  • 個人設定から「個人フォルダ」の画面を開く
  • 「振り分け保存」をクリック
  • 「追加する」をクリック
  • 振り分け保存名や振り分け条件を設定
  • 「追加する」をクリック

メッセージを送る

1読んでもらえたか確認する

閲覧確認は、メッセージを受信したユーザーが内容を閲覧したかどうかを確認できる機能です。閲覧確認が設定されている場合、誰がいつメッセージを確認済みにしたかを確認できます。メッセージを削除したユーザーは、グレーで表示されます。

ユーザーがメッセージを閲覧したかどうかを確認できると、重要な連絡をするときも安心です。

設定方法

  • 個人フォルダで「メッセージを送る」をクリック
  • 「閲覧状況を確認する」を選択
  • そのほかの必要な項目を設定し、「送信する」をクリック

2よくメッセージを送るメンバーを登録する

よくメッセージを送るメンバーを、「Myグループ」としてまとめて保存しておくことができます。所属組織をまたぐプロジェクトメンバーなどを登録しておくと便利です。

設定方法

  • 個人設定から「Myグループ」の画面を開く
  • 「追加する」をクリック
  • Myグループの情報を入力して「追加する」をクリック

3定型文を登録しておく

同じようなメッセージをよく送っている、という方には「メモ」に定型文を保存しておくことがおすすめです。メモに保存していた「標題」と「本文」をテンプレートとして利用できます。

メモを定型文として利用する
メモに保存した内容は、掲示板やメールの書き込みにも利用できます。

設定方法

  • 個人フォルダで、「メモを書く」で定型文として利用したい内容を保存しておく
  • 個人フォルダで、保存されているメモを開く
  • その他の操作の「メッセージで送る」をクリック

メッセージ全般

1宛先にメンバーを追加する

メッセージの宛先は、送信後にあとから追加することができます。宛先に追加されたユーザーは、その「メッセージ」内のコメントをすべて閲覧できます。

メッセージの宛先

設定方法

  • 個人フォルダで、宛先を変更するメッセージを開く
  • メッセージの詳細画面で、「宛先の変更」をクリック
  • 宛先に設定するユーザーを選択し、「変更する」をクリック

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