利用シーンで見てみる！見てもらいたい人にしっかり届く！
社内で情報発信する方法

社内での情報発信に使える
3つのアプリケーション

今回は「掲示板」「メッセージ」「トップページ」を利用した情報発信の方法をご紹介していきます。
それぞれの機能の特徴をまとめてみました。こちらを参考にみなさまの利用シーンに合った機能を選んでみてくださいね。

1カテゴリごとに整理できる「掲示板」

「掲示板」ではカテゴリごとに掲示を作成することができます。
カテゴリには、組織に連動して自動で作成される「組織カテゴリ」とシステム管理者がシステム設定で任意に作成できる「カテゴリ」があります。

カテゴリには必要に応じてアクセス権を設定することができ、閲覧できる範囲を制限することも可能です。

マニュアル：掲示板のアクセス権設定方法

自分が所属している組織の組織カテゴリや「（全体）」カテゴリについては、掲示が追加されたり、コメントが書き込まれたりすると、通知されるように初期設定されています。
その他のカテゴリについても、各ユーザーの個人設定、あるいはシステム管理者のシステム設定から通知設定が可能です。

マニュアル：掲示の更新通知の設定方法

また、「掲示板」では掲示を作成する際に掲示期間を設定することができます。事前に設定しておけば、古い情報の取り下げを忘れてしまう心配もありません。
※掲示期間が終了しても、掲示データは消えません。掲示期間が終了した掲示は、システム設定から内容をご確認いただけます。必要に応じて、掲示期間を延長することも可能です。

2閲覧状況が確認できる「メッセージ」

「メッセージ」では、ユーザー単位でメッセージの送信先を決めることができます。
送信したメッセージは、差出人と宛先に含まれるユーザーのみ閲覧できます。システム管理者であっても、差出人・宛先に含まれていなければ閲覧することはできません。

「メッセージ」の便利な機能として、「閲覧状況確認機能」があります。
この機能を使えば、いつ、誰がメッセージを閲覧したのか確認することができます。

情報発信したものの、見てほしい人にちゃんと届いているのかが心配...という方はぜひ「閲覧状況確認機能」を活用してみてください。

マニュアル：閲覧確認の利用方法

3ログインするとすぐ目に入る「トップページ」

最後に、「トップページ」の上部に全ユーザー向けの情報を掲示する「トップページでの連絡」をご紹介します。

「トップページでの連絡」はシステム管理者がシステム設定から設定することで、全ユーザーのトップページに表示されます。
※一部のユーザーだけに表示することはできません。

ユーザーがログインした後に必ず見るであろうトップページで情報発信できるので、社内の全メンバー向けにお知らせを発信したい場合に便利な機能です。

マニュアル：トップページでの連絡内容の設定方法

サイボウズ Officeで
みんなに見てもらえる情報発信を

「サイボウズ Office」を利用して社内で情報発信する方法をご紹介しました。

発信する情報の内容や目的に合ったアプリケーションを使うことで、情報発信する人の手間も減ると同時に、情報を受け取る人にとっても必要な情報が整理され、わかりやすくなります。大切な情報の見逃しや失念がなくなれば、業務の効率も向上するかもしれません。

まだ紙で情報発信していた、どのアプリケーションを使えばいいのかわからなかったというみなさま、基本機能ですぐ実践できるのでぜひやってみてください！