update

利用シーンで見てみる!見てもらいたい人にしっかり届く!
社内で情報発信する方法

社内の人に見てもらいたい重要なお知らせや事務連絡、みなさまはどのように情報発信していますか?
「サイボウズ Office」を活用すれば、紙の資料を掲示したり回覧したりする手間がなくなります!

この記事では、社内でお知らせを発信するおすすめの方法を3つご紹介します。
使用するシーンに合わせたアプリケーションを利用して、見てもらいたい人にしっかり届く情報発信を実践しましょう!

社内での情報発信に使える
3つのアプリケーション

今回は「掲示板」「メッセージ」「トップページ」を利用した情報発信の方法をご紹介していきます。
それぞれの機能の特徴をまとめてみました。こちらを参考にみなさまの利用シーンに合った機能を選んでみてくださいね。

機能 利用シーン
掲示板
  • 全員や組織/グループ単位で情報を発信したい
  • 閲覧できる範囲を制限したい
  • お知らせの配信期間を指定したい
メッセージ
  • 全員や組織/グループ単位で情報を発信したい
  • 閲覧できる範囲を制限したい
  • 閲覧状況を把握したい
トップページ
  • 全ユーザーに情報を発信したい
  • トップページに表示し、ユーザーに必ず見てほしい情報を発信したい

1カテゴリごとに整理できる「掲示板」

info_1.png

「掲示板」ではカテゴリごとに掲示を作成することができます。
カテゴリには、組織に連動して自動で作成される「組織カテゴリ」とシステム管理者がシステム設定で任意に作成できる「カテゴリ」があります。

カテゴリには必要に応じてアクセス権を設定することができ、閲覧できる範囲を制限することも可能です。

自分が所属している組織の組織カテゴリや「(全体)」カテゴリについては、掲示が追加されたり、コメントが書き込まれたりすると、通知されるように初期設定されています。
その他のカテゴリについても、各ユーザーの個人設定、あるいはシステム管理者のシステム設定から通知設定が可能です。

また、「掲示板」では掲示を作成する際に掲示期間を設定することができます。事前に設定しておけば、古い情報の取り下げを忘れてしまう心配もありません。
※掲示期間が終了しても、掲示データは消えません。掲示期間が終了した掲示は、システム設定から内容をご確認いただけます。必要に応じて、掲示期間を延長することも可能です。

info_2.png

2閲覧状況が確認できる「メッセージ」

「メッセージ」では、ユーザー単位でメッセージの送信先を決めることができます。
送信したメッセージは、差出人と宛先に含まれるユーザーのみ閲覧できます。システム管理者であっても、差出人・宛先に含まれていなければ閲覧することはできません。

「メッセージ」の便利な機能として、「閲覧状況確認機能」があります。
この機能を使えば、いつ、誰がメッセージを閲覧したのか確認することができます。

info_3.png
info_4.png

情報発信したものの、見てほしい人にちゃんと届いているのかが心配...という方はぜひ「閲覧状況確認機能」を活用してみてください。

3ログインするとすぐ目に入る「トップページ」

最後に、「トップページ」の上部に全ユーザー向けの情報を掲示する「トップページでの連絡」をご紹介します。

「トップページでの連絡」はシステム管理者がシステム設定から設定することで、全ユーザーのトップページに表示されます。
※一部のユーザーだけに表示することはできません。

info_5.png

ユーザーがログインした後に必ず見るであろうトップページで情報発信できるので、社内の全メンバー向けにお知らせを発信したい場合に便利な機能です。

サイボウズ Officeで
みんなに見てもらえる情報発信を

「サイボウズ Office」を利用して社内で情報発信する方法をご紹介しました。

発信する情報の内容や目的に合ったアプリケーションを使うことで、情報発信する人の手間も減ると同時に、情報を受け取る人にとっても必要な情報が整理され、わかりやすくなります。大切な情報の見逃しや失念がなくなれば、業務の効率も向上するかもしれません。

まだ紙で情報発信していた、どのアプリケーションを使えばいいのかわからなかったというみなさま、基本機能ですぐ実践できるのでぜひやってみてください!

バックナンバー

この特集をすべてみる
  1. ホーム
  2. 活用マガジン
  3. 見てもらいたい人にしっかり届く!社内で情報発信する方法

もっと知りたい
サイボウズ Office

  • もっと詳しく製品を知りたい

    セミナー情報
  • 他の企業の活用状況を知りたい

    「サイボウズ Office」導入事例
  • ユーザー同士で情報共有したい

    cybozu community
  • 活用方法を動画で学びたい

    YouTubeチャンネル
  • 情報をイチ早く知りたい

    公式FaceBook
  • Office関連の情報を収集したい

    公式Twitter