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利用シーンで見てみる!そのハンコ、本当に必要?
サイボウズ Officeで脱ハンコ

日々の業務の中で紙の書類にハンコを押すシーン、たくさんありますよね。
法的に押印が必須の書類もまだまだありますが、ふと「この業務って本当にハンコじゃないとダメなの?」と思うことありませんか?

その業務、サイボウズ Officeを使えば”脱ハンコ”できるかもしれません!
今回の記事では、仕事でよくあるハンコ業務をサイボウズ Officeでどのように置き換えられるのかご紹介していきます。

よくある申請業務をワークフローで置き換え

経費申請や休暇申請など、申請・承認業務にはハンコがつきものですよね。
紙の申請書を作成してハンコを押していく方法だと、紙を印刷する手間がもったいないですし、処理を進めるうちに申請書がどこかに行ってしまったなんてトラブルも。また、紙とハンコが揃わないと承認が進まないので、承認者が外出・休暇中だと処理が滞ってしまいます。

その申請業務、本当にハンコで行わないとダメでしょうか。いえ、サイボウズ Officeの「ワークフロー」で置き換えて、申請者・承認者両者にとってかんたんらくらくな業務にできるはずです!

紙も印刷の手間も不要!項目を埋めるだけで申請が完了
「ワークフロー」ではあらかじめ設定された申請フォームの項目を埋めるだけで申請が完了します。申請フォームは運用管理者が業務に合わせて作成・変更することができます。

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上司に声かけしなくても、通知がお知らせしてくれる
申請業務のなかで意外とストレスに感じるのが、上司にハンコを押してもらうときではないでしょうか。上司が忙しそうにしていると声をかけづらいですし、上司が不在のとき、デスクに申請書を置いておくのもなんだか心配です。
「ワークフロー」で申請を行えば、承認・決裁者の「トップページ」に通知が届きます。いつもは自分でハンコをお願いしないといけないところを、サイボウズ Officeの通知がお知らせしてくれるのです。

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また、処理状況を確認することもできるので、処理がどこで止まっているのかわからなくて心配になることもありません。

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モバイル端末からアクセスすれば、社外からの承認も可能

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「ワークフロー」はスマートフォン・タブレットから利用することが可能です。社外にいるときでも、モバイル端末から承認・決裁を行うことができるので、ハンコのために会社に行く必要はありません。

回覧のハンコは閲覧状況確認機能で置き換え

職場でハンコが登場するシーンとしてよくあるのが、資料の回覧ではないでしょうか。
全社、あるいは自部署向けのお知らせなどが記載された紙が、名簿と一緒に回ってきて、自分の名前の欄にハンコを押して次の人へ...。

サイボウズ Officeなら、ハンコも名簿も要りません。チームメンバーに資料を共有し、誰が閲覧したのかまで把握しておきたい場合は、「メッセージ」の閲覧状況確認機能がおすすめです。 閲覧状況確認機能を使えば、[確認しました]をクリックすることでハンコの役割だった「自分はこの資料を確認済です」という意思表示を行うことができます。

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PDF/テキスト形式の資料を回覧したい場合でも、メッセージ本文に文章を打ち直す必要はありません。回覧したいファイルをそのまま添付すれば、受信したユーザーはプレビュー機能でかんたんにファイルの中身を確認することができます。

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議事録確認のハンコは報告書で置き換え

取引先との商談や経営会議など重要な会議の議事録は、参加者や上司のハンコが必要な場合があるかもしれません。
紙の議事録を作成して、参加者・上司チェックを行うと、全員が目を通すのに時間がかかってしまいます。さらに、訂正の指示を受けた場合には作成し直し、または訂正印で資料がハンコだらけなんてことも。

会議の議事録を共有・確認したいときは、「報告書」を使うのがおすすめです。

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あらかじめ設定されたフォーマットに沿って会議の内容を記入するだけで、議事録を作成できます。参加者とは別に通知先ユーザーを設定できるので、会議に参加していない上司や同僚への共有もかんたんです。

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議事録を展開した後の確認や訂正依頼は、コメント機能とリアクション機能を使って行います。
リアクションは報告書作成時に自由に設定ができるので、「確認しました」など適切な言葉に変更しておきます。議事録を確認したらリアクションボタンをクリックすることで、ハンコの役割だった「自分はこの議事録を確認済です」という意思表示を行うことができます。

議事録の内容について、訂正したい部分がある場合はコメントで作成者に知らせることができます。「報告書」は作成者だけではなく誰でも内容を変更することができるので、自分で内容変更して、コメントで変更箇所を記録しておくという運用もできます。

シーンにあったアプリで情報共有して"脱ハンコ"

ご紹介してきたシーン以外にも、日々の業務でハンコを利用するシーンはまだまだたくさんあると思います。

1備品貸し出しにハンコ

会社備品の使用状況把握や無断使用を防ぐために、貸し出しの際に上司のハンコが必要というルールがあるかもしれません。
その場合は、「施設予約」を活用してみるのはいかがでしょうか。スケジュール登録の際に備品を登録しておけば、備品ごとにいつ誰が使うのか一覧で確認することができます。

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社用車などトラブルが起こったときに影響が大きいものについては、スケジュールのコメントで事前に上司報告するというルールを作るのもいいかもしれません。

2消耗品使用にハンコ

文房具や印刷用紙などの消耗品使用について、残数把握や無駄使い防止のためにハンコが必要な職場があるかもしれません。
「カスタムアプリ」を使えばかんたんに使用数を集計することができるので、残数把握もかんたんです。「担当者確認」の項目を設けて、備品管理の担当者に通知が届くように設定しておけばハンコで行っていたような情報共有ができます。

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※「カスタムアプリ」はプレミアムコース限定の機能です。

ハンコの役割を見つめ直そう

"脱ハンコ" を達成するためには、それぞれのシーンで「本当にハンコじゃないとダメなの?」「ここでハンコが果たしている役割って何?」を考えていくことが重要です。

いきなりサイボウズ Officeですべてを置き換えるのは難しいかもしれませんが、置き換え可能な部分から取り組むことで、ハンコのための出社が減ったり、上司・部下間のコミュニケーションストレスが軽減したりと、"脱ハンコ"のメリットが見えてきます!
ぜひ今後も、サイボウズ Officeと"脱ハンコ"に取り組んで行きましょう。

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