イベントレポートサイボウズ Office 見学ツアー
医療・介護の現場で広がる活用と
楽しく使える環境づくり
- 医療法人豊資会グループ -

1デイサービスの掲示板

豊資会では「掲示板」に53のカテゴリーがある。楽しく使うをモットーにしており、ブログ風の投稿も多い。数ある掲示の中から今回紹介されたのは、デイサービスでの活用法だ。

デイサービスとは、介護認定を受けた人が日帰りで通い、食事や入浴、レクリエーション、機能訓練等を受けられる介護サービスだ。中でもレクリエーションは利用者の身体機能の維持向上だけでなく、脳の活性化やコミュニケーションの促進によって生きがいを創出するきっかけにもなると言われている。
豊資会のデイサービス施設では、お昼ごはんを利用者につくってもらうというレクリエーションを実施していた。もっと楽しくやりがいを持ってレクリエーションに取り組んでいただくにはどうしたらいいかを職員で話し合っていたところ、「つくった料理を食べにきてくれるお客さんがいれば、もっと作る意欲が高まるのでは」というアイデアが生まれた。そこでサイボウズ Officeの「掲示板」でグループ内の職員に告知して、食べにくるお客さんを募集することになった。

最初は、「お母さんのカレーあります」というタイトルで「掲示板」に投稿した。すると、病院の職員やケアマネージャーなど他の施設からもたくさんのお客さんが集まった。おかげで利用者は料理づくりのレクリエーションをワクワクした表情で、非常に楽しんでいたという。

この取り組みは成功し、その後も焼き芋、のど自慢、そうめん流しなど恒例行事になっている。今では、リアクションボタンをそうめん流しの時には「ちゅるんっ！」にするなど、「掲示板」上で多くの職員に関心を持ってもらうための工夫も行われているそうだ。

「デイサービスは複数の事業所があるので、『掲示板』を通じてお互いの事業所の活動内容を知って参考にしたり、いい刺激になっています。」（デイサービスどんぐり　広渡氏）
「自分の働いている施設に以前通われていて、現在別の事業所を利用されている方が、楽しそうにレクリエーションに参加されている様子を『掲示板』を通じて知ることができるのが嬉しいです。」（デイサービス新宮中央　吉田氏）

2カスタムアプリ「呟いて日報ツイート報」

続いて、中島氏よりシステム管理課の業務日報について紹介された。従来、システム管理課では毎週月曜日に前週の活動報告書を作成していた。報告書はExcelで2～3時間かけて作成し、印刷して会議で共有するスタイルだったため、月曜の朝は早めに出勤して準備していた。それを毎日の活動ごとにその都度カスタムアプリ「呟いて日報ツイート報」に登録し、それを共有する運用に変更した。

「呟いて日報ツイート報」を導入した結果、まずは月曜日に早く出勤する必要がなくなった。会議では、カスタムアプリをiPadの画面で共有するので、ペーパーレス化も実現。会議の場だけでなく、活動をリアルタイムで共有できるのでお互いの活動に対して、質問やアドバイスができ、システム管理課のスタッフ間での連携もスムーズになった。さらに、活動ごとに所要時間を入れることで工数の集計が簡単にできるようになったことも大きな効果だ。

「この日報アプリで工数を集計してみたところ、1年間に約5,870分を移動に費やしていることが分かりました。私は普段クリニックで勤務していますが、打ち合わせのためにグループ内の各施設に行くための移動が多かったのです。そこから無駄な移動は削減しようと、極力リモート会議にするといった改善につながりました。」（中島氏）

3APIカスタマイズ事例
～電子カルテ＆介護システムとスケジュールの連携～

APIを使った豊資会グループ独自のカスタマイズによる活用も紹介された。
※パッケージ版に限定して配布していたサイボウズ Office連携APIドキュメントによるカスタマイズです。新規お申し込みは2018年9月28日（金）をもって終了しております。

電子カルテとサイボウズ Officeのスケジュールの連携

豊資会グループでは、医師が電子カルテ上に登録されている診療スケジュールとサイボウズ Officeに登録されている診療以外のスケジュールを見比べながら、手術のスケジュールを決め、電子カルテにオーダーを入れていた。そのオーダーを元に、紙の手術予定表に転記、手術室の設備予約システムと医師のスケジュールに入力するという作業を看護師が行っていた。この一連の業務を電子カルテとサイボウズ OfficeをAPI連携させることで、効率化したのだ。

「以前は、この手術予約を電子カルテから転記・入力するのに1件あたり10～15分の時間がかかっていました。今では、電子カルテにある『転送』の『予約』にチェックを入れるだけで設備予約システムに登録され、先生の『スケジュール』にも反映されるようになりました。2～3分あれば終わります。さらに手入力による入力ミスもなくなりました。時間の短縮と情報の精度が上がり、非常に助かっています。」（外来看護師　原田氏）

訪問介護システムとサイボウズ Officeのスケジュール連携

豊資会の訪問看護ステーションでは、訪問予定を介護システムで管理してきた。訪問については、急なキャンセルや伝達事項の追加など、日々職員間で連絡・調整が必要となる場面が非常に多い。介護システムには外出中はアクセスできないため、以前は訪問介護ステーションのマネージャーが介護システムから１カ月分の全員のスケジュールを印刷して持ち歩いていた。利用者様100名、職員20名分のスケジュール用紙は４０枚超。キャンセルや連絡事項が発生する度に外出先でその紙を広げて担当者を確認し、連絡するのは非常に負担が多く、伝達ミスも発生しやすい状況だった。

そこでAPI連携により、介護システムに登録された訪問予定をサイボウズ Officeの「スケジュール」に同期するようにカスタマイズを行なった。これによってマネージャーは、ipadでスケジュールの確認・調整ができるようになった。

「とにかく荷物が軽くなりました。常に最新の情報を確認できるようになりましたし、情報を探すのも楽になり、伝達ミスがなくなりました。とても重宝して使っています。」（訪問看護ステーション　藤谷氏）

4現場による活用促進の試み

豊資会グループの「カスタムアプリ」は、もともと各部署からの要望を受けてシステム管理課で作成していた。しかし中島氏は、現場の業務を最も理解しているスタッフ自らが「カスタムアプリ」を作れるようになれば、さらなる業務改善が期待できるのではと考え、社内でカスタムアプリ養成所「カスタムアプリ虎の穴」を始めた。

養成所といっても、実際に集まるのではなく、サイボウズ Office内の「メッセージ」を使って、情報共有するという取り組みだ。メンバーは約27名。メンバーが「カスタムアプリ」の作成で相談したいことを書き込むと、システム管理課がアドバイスのコメント返す、といったやり取りを行っている。また、システム管理課からは社内で作成された新しい「カスタムアプリ」や、サイボウズが発信する活用事例や「カスタムアプリ」を紹介している。

このカスタムアプリ養成所「カスタムアプリ虎の穴」から生まれたアプリの一つが「つたえるぞーさん【訪問看護版】」。作成したのは、訪問看護ステーションで勤務する訪問看護ステーションやまびこの関屋氏だ。
訪問看護ステーションで、もともとノートに書いて行なっていた申し送りや引き継ぎを「カスタムアプリ」で行うことにした。

カスタムアプリ化したことで、訪問看護のメンバー全員にリアルタイムで申し送りや引き継ぎの内容を共有することができるようになった。さらに、訪問時に患者様の症状（褥瘡など）によって画像を撮影し、メール読み込み機能を使って「カスタムアプリ」に登録できるようになった。これによって、さらに具体的な報告が可能となり、症状に応じた適切な処置が可能になった。

「伝達事項がある患者さんや緊急電話の対応が必要な患者さんなどを絞り込み設定して、ダイレクト表示しています。該当する患者さんのデータがワンクリックで表示できて、探す手間がなくなり、スムーズに対応できるようになりました。その他にも訪問看護の指示書の期限についても切れそうなもの、切れているものを色分けするなど自分たちの業務に合わせて設定できるので、便利です。」（訪問看護ステーションやまびこ 関屋氏）

5社内浸透の取り組みの歴史

現場での活用が進む豊資会グループで、17年に渡って管理者を担ってきた中島氏。社内浸透のための取り組みには歴史がある。

さらに2年に一度、現場のスタッフが使い慣れている「ワークフロー」で利用状況についてのアンケートを実施し、「カスタムアプリ」で集計している。それによると、サイボウズ Officeを毎日利用する人が82％、11％の人が2～3日に1回ぐらい利用という状況だった。

「アンケートでは、日ごろは直接会話をしない人からの情報を得ることができます。またいろいろな活用のアイデアが含まれたコメントも寄せられます。それらを元に社内の運用改善につなげています。具体的には、サイボウズ Officeをパソコンで見る頻度が少ない人向けに、必ず確認すべき情報（例：介護現場での申し送り事項など）は、壁掛けの大きなモニターにサイボウズOfficeを全画面表示で映すことを検討しています。」（中島氏）

中島氏は、人の命と接する医療と介護という仕事の中で「サイボウズ Officeを職員がホッと一息つけるような場にしたい」と考え、前述のデイサービスの掲示板のような情報の掲載に積極的に取り組んでいるという。そしてこのような運用について職員のアンケートで「賛同する」77％、「大いに賛同する」14％と90％以上が支持するという結果が得られている。