イベントレポートサイボウズ Office 見学ツアー
スタートアップ企業の成長を支える
グループウェア
- 株式会社ベストワン -

1ネットショップで住宅用建材を販売

株式会社ベストワンの設立は2014年。影山氏の父が経営する関連会社のスキャンインターから独立する形で創業した。スキャンインターでは法人向けの卸売業が中心だったのに対し、ベストワンでは売上のほとんどがネットショップ。現在はヤフオク、Amazon等も含め、5つのネットショップを運営し、インターネットを活用した新たな販路を開拓しているという。

取り扱う商品はロフト用はしごなどの輸入住宅建材を中心に、太陽光パネルや雑貨など多岐に渡る。オフィスに併設されたショールームには、主力商品のはしごがずらりと並ぶ。近年は二段ベッドやロフト付きアパートなどで利用されるおしゃれなはしごの需要が増えているという。一方ではしごを専門に取り扱うネットショップは珍しく、ベストワンのネットショップには多くの人が訪れる。
事業の拡大を受けて、この春から社員が５名に増えた。現在は社内オンラインショップのWebページを作成するチームと、主に顧客対応を行うチームに分かれて仕事をしている。

2創業直後の成長を支える複数のクラウドサービス

ベストワンではグループウェアだけではなく、会計、プロジェクト管理、ネットショップの管理など、様々な業務システムをクラウドサービスで利用している。変化の目まぐるしい創業直後の時期だけに、業務システムには柔軟さが要求される。そこで、手軽に導入できるクラウドサービスを選択し、１つのサービスにこだわることなく、そのときどきの状況に合わせて最適なシステムを組み合わせて利用しているという。そのため情報収集には積極的だ。影山氏は「インターネットでの情報収集はもちろん、外部のセミナーに足を運ぶことや、口コミで情報収集をしている」と話す。

3サイボウズ Officeは手厚いサポートが魅力

グループウェアはスケジュール共有に課題を感じたことがきっかけで導入を決めた。導入時にはカスタマイズ性、リーズナブルな価格、手厚いサポートが決め手となったが、3年たった現在もその評価は変わらないという。
「『カスタムアプリ』を活用することで、ちょっとした業務でも気軽にシステム化でき、効率化を実現できているので、コストパフォーマンスには満足しています。活用の幅を広げるため、サポートセンターもよく利用します。非常に親身になって相談に乗っていただけるので、みなさんもぜひ機会があれば利用してみてください。」（影山氏）

1第１位：スケジュール
「社員全員のスケジュールが確認できる」

「スケジュール」は、全社員のスケジュールを確認するため毎日利用されている。外出予定やその日の作業予定を登録するほか、設備予約も利用している。会議室や、ネットショップで販売する商品の撮影ブース等を「施設」に登録し、利用時には設備予約を必須としている。こうすることでバッティングを防いでいるという。予定メニューはグループごとに色を分けている。また、予定によっては非公開設定にするなど、スケジュール機能がフル活用されていた。

2第２位：メッセージ「社内の連絡にEメールはやめた」

サイボウズ Office導入以前、社内のコミュニケーション手段はEメールだった。しかし、外出の多い影山氏は、社外でEメールを確認することに不便を感じていたそうだ。
「Eメールの不便さを運用相談Cafeで相談すると、『メッセージ』の利用を提案されました。それ以来、社内のやり取りはEメールをやめて『メッセージ』を使うようになりました。コメント欄を使うと１つの用件に対してスレッド形式で表示されるので、経緯が追いやすくなりました。また、『サイボウズ Office 新着通知(※)』では外出中もプッシュ通知を受け取ることができます。以前はパソコンを開いてメールを確認していたので、スマホだけで確認・返信ができるようになって便利になりました。」（影山氏）
　(※)2023年3月にモバイル版アプリ「サイボウズ Office」に名称を変更しています。

また、「メッセージ」にはいいね！ボタンを押せるリアクション機能があるため、メールを使っていたときと比べて、手軽に確認したことを伝えられるようになったのも利点だという。影山氏は「確認したことを伝えたいだけなのに、毎回返信するのは大変だった」と話す。
「メッセージ」は検索機能も活用されている。過去のお客様名や商品名などを検索すれば、関連する情報が出てくる。

3第３位：タイムカード
「毎日の勤務時間を打刻し、書き出したデータを会計ソフトに登録」

「タイムカード」は、社員の勤務時間を確認するために利用している。出社したらサイボウズ Officeを立ち上げて、帰るときにはログアウトすると、「タイムカード」の自動打刻機能で勤務時間が記録される。電車遅延やパソコンの不調などでログインが遅くなってしまったときなどは、備考欄にその理由を記載する。毎月15日の給与締め日には、前月16日から当月の15日までの日にちを指定して、タイムカードのデータをCSVで書き出す。そのデータを毎月会計ソフトに入れている。休暇や遅刻、早退などは、別途勤怠管理の「カスタムアプリ」を利用している。有給はその「勤怠管理アプリ」を見ながら、会計ソフトに直接入力しているそうだ。

「以前は別の勤怠管理システムを利用していましたが、打刻忘れなどがありました。サイボウズ Officeは出勤時と退勤時は必ずチェックするので、運用がシンプルになって良いと思います。その半面、決まった機能しか無いのでこれ以上のことはできませんが、今の会社の規模なら十分です。また、現状は私以外に社外からアクセスする社員はいないため、タイムカードの自動打刻機能でずれが生じることもありません。」（影山氏）

4第４位：日報アプリ
「ビューの切り替え機能で部署ごとに必要な項目だけ登録」

ベストワンでは、カスタムアプリで作った「日報アプリ」を使っている。カスタマーサポートのチームとそれ以外のチームで報告する内容が異なるため、最初に表示するビューを分け、チームごとに必要な項目のみ登録するようにしている。登録された日報は社長が毎日チェックをして、確認済みのチェックボックスにチェックを入れている。「箇条書きでわかりやすくすることで、日報作成や確認に時間をとられないようにしています。」（影山氏）

日報の他にも社員名簿、お弁当注文、目安箱など、様々なカスタムアプリが活用されている。「テンプレートが充実してきたので、まずはやりたいことに近い配布アプリをダウンロードしてみて、物足りなければサポートセンターに電話しながら作っています。」（影山氏）

5第５位：ToDoリスト
「スケジュール上でタスク管理ができる」

サイボウズ Officeの「ToDoリスト」は、個人のタスクを登録し、トップページやスケジュール上に表示できる機能。すぐに取り掛かれないタスクを「ToDoリスト」に登録して忘れないようにしているという。
「締切を過ぎると強調表示されるのがいいです。他にも個人用のToDo管理ツールはいろいろありますが、いつも見ているスケジュールと連動しているところが便利です。」（影山氏）

6ワンポイント：トップに出す

「トップページで通知を見て、すぐに対応できないものは、トップに出す機能を活用しています。以前は付箋などを併用して忘れないようにしていましたが、この機能を知ってからは便利になりました。これもサイボウズの方に教えていただきました」（影山氏）