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ユーザー調査に学ぶ!サイボウズ Officeを利用した効果的な社内コミュニケーション方法

コロナ禍において、テレワークや時差出勤など、ニューノーマルな働き方が広がり、社内のコミュニケーションが希薄になった...と感じている方も多いのではないでしょうか?

そこで、「社内コミュニケーション」に関するお悩みやその解決方法、工夫ポイントについて、サイボウズ Officeのお客様を対象にアンケート調査を行いました。

なぜ、「社内コミュニケーション」に課題が生じているのか、「社内コミュニケーションの活性化」において、サイボウズ Officeはどのように役立っているのか、調査結果を踏まえながら解説いたします。

調査概要

対象:サイボウズ Office 利用ユーザー

回答者数:5090名

調査期間:2021年6月1日(火) ~ 2021年6月14日(月)

社内コミュニケーション事情

1もっともよく利用する手段は、企業ごとにばらつきあり

もっともよく利用するツールは「サイボウズ Office」と回答したユーザーが38%と一番多い結果になりました。一方で、「対面」や「Eメール」「チャット」「電話」をもっともよく利用するツールと回答した人も一定数いることが確認でき、ばらつきがあることがわかりました。

 もっともよく利用するツール_イラスト付き.png

2情報共有やコミュニケーションは十分にできている?

「社内のコミュニケーションが十分にできていると思うか」の設問への回答を、社内コミュニケーションにもっともよく利用しているツール別に見てみます。「サイボウズ Office」をもっともよく利用している人は約73%が「非常にそう思う」「そう思う」と回答しました。もっともよく利用するツールとして次いでよく利用されている「対面」は約52%、「Eメール」は約45%がコミュニケーションが十分にできていると回答しました。

この結果から、サイボウズ Officeをよく利用している企業のほうが、社内コミュニケーションが十分にできていることがわかりました。

もっともよく利用するツール別コミュニケーション状況_イラスト付き.png

メッセージと掲示板の利用で
社内コミュニケーションが改善

次に、サイボウズ Officeの中でも特に情報共有やコミュニケーションを円滑にできる2つの機能「メッセージ」と「掲示板」について詳しく見ていきます。「メッセージ」は主に個別のやりとりができる機能で、「掲示板」は全社に対して情報を発信できる機能です。

1メッセージと掲示板の利用で
社内コミュニケーションがさらにスムーズに

「社内のコミュニケーションが十分にできていると思うか」の設問への回答を、「メッセージ」と「掲示板」それぞれの利用状況別に見てみます。

「メッセージ」や「掲示板」を利用している人は、利用していない企業に比べて、「非常にそう思う」「そう思う」と回答した割合が高く、社内コミュニケーションが十分にできていることがわかりました。

メッセージ利用有無×コミュニケーション_イラスト付き.png
掲示板利用有無×コミュニケーション_イラスト付き.png

2特定の相手との連絡に役立つ「メッセージ」

続いて、「メッセージ」と「掲示板」の特徴や、ユーザーの利用用途についてご紹介いたします。

「メッセージ」は、サイボウズ Office内のユーザーとメールの代わりに連絡のやり取りができる機能です。宛先に含まれたユーザーだけがメッセージの内容の確認や、送られてきたメッセージに対して返信できるので、慣れ親しんだEメールに似た感覚で利用することができます。

実際にメッセージを利用している人たちは、メールや紙などのツールと比較してどのような良さを感じているのか、ランキング形式でメッセージのおすすめポイントをご紹介します。

メッセージのいいところランキング.png

第1位:宛先指定ができる

メッセージでは、メール同様に連絡を取りたい相手を宛先に追加できます。メッセージの内容は宛先に入っているユーザーのみ閲覧ができます。

宛先指定ができる.png

第2位:閲覧状況の確認ができる

メッセージには「閲覧状況」を確認できる機能がついているので、いつだれがメッセージの内容を確認したかを把握できます。確認していないユーザーに確認の催促がしやすくなります。

閲覧確認.png
コメント機能.png

第3位:コメントの返信を複数人で確認できる

メッセージには標題ごとにコメント機能がついています。コメント機能を使うことで、メッセージの宛先に入っている全員が見える場所でやりとりができるので、複数人でのコミュニケーションに便利です。

第4位:言った言わないの問題が起こらない

口頭でのやりとりではいつ誰がなんと言ったか記録されず、言った言わないの問題が起きがちです。しかし、メッセージでやりとりした内容はサイボウズ Office上に記録されるため、過去のやりとりを振り返って確認できます。

第5位:メールに比べて社外に誤送信のリスクがない

メッセージは、サイボウズ Officeを利用しているユーザー間でのみ利用できます。

そのため、社内の人のやりとりは「メッセージ」、社外の人とのやりとりは「Eメール」と利用するツールを使い分けることで、社内向けのメールを誤って社外に送ってしまうというメール送信ミスのリスクも防ぐことができます。

誤送信.png

メッセージの詳しい使い方はこちらをご覧ください

3「メッセージ」の利用シーン

メッセージの利用用途についてもお聞きしたところ、「部署向けのお知らせ」や「プロジェクトなど特定のメンバーに対する連絡」と回答が多くありました。 では具体的にはどのようなメッセージのやりとりをしているのでしょうか?

メッセージの利用用途_イラスト付き.png

今回はアンケートに回答いただいた方が実際に利用しているメッセージの標題を一部ご紹介いたします。

部署向けのお知らせ

  • 2021年賞与考課について
  • 部内ミーティングの議事録と資料共有
  • 工事申請、進捗管理
  • 営業部懇親会のお知らせ
  • 月次実績報告

特定のメンバーに対する連絡

  • ●●さん交通費申請内容の確認
  • ログインIDとパスワードの案内
  • 人事→●●さん給与明細
  • 入社手続き書類の連絡

部署や拠点間の連絡

  • 営業部⇆マーケティング部連絡帳
  • 本社と関西支部の連絡用
  • 全拠点人事部向けメッセージ

業務とは直接関係のないやりとり

  • ●●さん結婚お祝いについて
  • <業務外>ハンバーグのお取り寄せ
  • 体調不良の連絡

4全社への情報発信に役立つ「掲示板」

掲示板を利用しているユーザーに、紙やメールなど他のツールと比較したときの「掲示板」のメリットをお聞きしました。回答が多かった便利なポイントを、ランキング順で紹介します。

掲示板のメリット.png

第1位:最新の情報がわかりやすい

掲示板が更新されると、関係のあるメンバー全員にすぐに通知が届きます。掲示内容に変更があった場合は、コメント機能を利用してお知らせすることもできます。 また、カテゴリごとに分類された過去の掲示を、いつでも見返すことができます。

掲示板1位.png

第2位:紙と比べてどこにいても確認できる

掲示板の情報が更新されると、トップページの最新情報で通知を受け取れます。サイボウズ Office にアクセスできるところなら、自宅や外出先などどこからでもお知らせを確認することができます。

どこでも確認できる.png

第3位:言った言わない問題が起こらない

掲示板を利用すると サイボウズ Office 上に記録が残ります。そのため、対面のコミュニケーションや電話だけでのコミュニケーションと比較すると、「言った言わない」のトラブルを防ぐことができます。

また、リアクションを使用すれば、コメントを書き込まなくても、共感や確認しました、という意思を表現できます。

リアクション.png

第4位:コメントの返信を複数人で確認しやすい

コメント機能を使うと、ひとつの議題に対して同じ場所でやりとりすることができます。

コメント.png
健康診断のお知らせの例です。他の人の質問やその回答も確認できるので、同じようなお問い合わせ対応を何度も繰り返す必要がなくなります。

掲示板機能の詳しい使い方はこちらをご覧ください

5「掲示板」の利用シーン

掲示板の利用用途についてもお聞きしたところ、総務部から全社に向けた「健康診断のお知らせ」や「リモート勤務の注意事項」など、広く周知したい情報を一斉にお知らせしたいときに利用しているとの回答が多くありました。 では実際にどのような標題の掲示板を立てているのか、アンケートを回答いただいた方の利用例を一部ご紹介いたします。

掲示板の利用用途_イラストつき.png

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社内コミュニケーションに課題を感じられているみなさん、ぜひサイボウズ Officeの「メッセージ」と「掲示板」機能を活用してみてください!

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