クラウド版への移行がうまく進まないときの対処方法
パッケージ版からクラウド版へデータ移行する際に、よく寄せられるお悩みと解決策をご紹介いたします。
「データ量が大きくて移行できない」「業務を止める時間が確保できない」といったお困りごとがある方は、該当する項目をご覧ください。
INDEX
データ移行ツールを使えるかどうか、
判断がつかない
データ移行ツールには、動作環境やデータ量、ユーザー数など、いくつかの利用条件があります。条件を満たしていない場合、データ移行ツールをご利用いただけません。
まずは、ご利用環境が条件を満たしているかをご確認ください。
利用条件を確認する
データ移行ツールの利用条件は、マニュアルの「作業の前に確認すること」にまとめられています。
特にサーバーOSが動作環境を満たしていない場合は、データ移行ツールを実行する前にサーバーの移行が必要になり、準備期間が長くなります。現在ご利用のサーバーOSもあわせてご確認ください。
データ容量を確認する
500GBを超える場合はデータ移行ツールをご利用いただけません。ご利用環境のデータ容量は、下記のFAQの手順で確認できます。
500GBを超えていた場合の対処方法は、次のセクションでご紹介します。
データ量が大きく、
データ移行ツールが使えない
移行するデータ量が500GBを超える場合、データ移行ツールをご利用いただけません。この場合、次の2つの方法があります。
方法1 不要なデータを削除して、移行するデータ量を500GB以下にする
方法2 「メール」や「ファイル管理」のデータを後から個別に移行する
方法1は、移行前にデータそのものを減らす方法です。ファイルが添付されていることの多い「ファイル管理」「メッセージ」「掲示板」「報告書」のデータを一括削除すると効果的です。
方法2は、「メール」「ファイル管理」を除いたデータを先に移行し、この2つはあとから個別に登録し直す方法です。
それぞれの手順は、下記のFAQでご確認いただけます。
データ量を減らす例：メールデータを削除する進め方
データ量の多くをメールが占めているケースが多く、ご相談も多い内容のため、ここではメールデータの削減を例にご紹介します。
Step1：ユーザーごとのメール容量を確認する（システム管理者）
システム管理者は、ユーザーごとに保存されているメールの総サイズを一覧で確認できます。まずはどのユーザーの容量が大きいのかを把握しましょう。
- ヘッダー右側の歯車アイコンをクリックし、［システム設定］をクリックします
- ［＋］詳細設定を開く をクリックします
- 「運用管理」セクションの ［利用状況］ をクリックします
- ［メール］ をクリックします
- 組織のドロップダウンリストから対象の組織を選択します
「現在の総メールサイズ」の欄で、ユーザーごとの容量を確認できます。
Step2：容量の多いユーザーに削減を依頼する
システム管理者が他のユーザーのメールを直接削除することはできないため、ユーザーご本人に削除を依頼する必要があります。
Step1で容量の多いユーザーが分かりましたら、そのユーザーに不要なメールの削除を依頼します。全ユーザーに一律でお願いするよりも、容量の大きいユーザーに絞ってご依頼いただく方が、少ない手間で効果が出やすくなります。
社内へのご依頼にあたっては、下記のような文面をご活用ください。
＜社内依頼文の例＞（クリックで開きます）
各位
サイボウズ Office のクラウド版への移行準備にあたり、メールデータの削減にご協力をお願いいたします。
現在、移行に必要なデータ容量の上限を超えているため、不要なメールの削除が必要な状況です。つきましては、○月○日（○）までに、下記の手順で不要なメールの削除をお願いいたします。
【手順】
1. メール画面を開きます
2. 一覧を「サイズ」で並べ替え、上向きの矢印をクリックして、サイズの大きい順に表示します
3. 不要なメールを選択し、まとめて削除します
4. ごみ箱をご利用の場合は、ごみ箱からも完全に削除します
※ごみ箱に移動しただけでは容量は減りません。完全に削除するまでお願いいたします。
※削除したメールは元に戻せません。必要なメールが含まれていないか、ご確認のうえ削除してください。
ご不明な点がありましたら、○○までお問い合わせください。
Step3：ユーザーが不要なメールをまとめて削除する
メールの一覧は、更新日時・作成日時・メールサイズで並べ替えができます。「サイズ」で並べ替えたうえで上向きの矢印をクリックすると、サイズの大きいメールから順に表示されます。不要なものを抽出し、まとめて削除することが可能です。
複数のメールを選択して、まとめて削除できます。ごみ箱を使用しているかどうかで手順が異なります。
ご注意：ごみ箱に移動しただけでは、データ量は減りません
ごみ箱を使用している場合、削除したメールはごみ箱に移動し、一定期間保存されます。データ量を減らすには、ごみ箱から完全に削除する操作までを行っていただく必要があります。
ただし、ごみ箱から削除したメールは元に戻せません。運用に支障がないかどうかを十分にご確認のうえ、削除を実施してください。また、削除の前に重要なデータのバックアップを取得しておくことをおすすめします。
Step4：データベースの最適化を実施する（システム管理者）
データを削除したあとは、データベースの最適化を実施する必要があります。最適化を実施することで、肥大化したデータベースが整理され、空き容量を増やすことができます。
削除作業だけで終わらせず、最後に必ず実施してください。
最適化処理は、サイボウズ Office をインストールしているサーバー上で、コマンドを実行して行います。実行の前に、スケジューリングサービスの停止とデータのバックアップが必要です。手順の詳細は下記のマニュアルをご覧ください。
ご注意：最適化処理中はサイボウズ Office にアクセスできません
最適化処理の実行中はメンテナンス時間が設定されるため、サイボウズ Office をご利用いただけません。業務への影響を考慮し、実施する時間帯をあらかじめご検討ください。
最適化が完了したら、あらためてデータ容量を確認し、500GBを下回っているかをご確認ください。
どのくらい停止すれば良いか、
見積もりがつかない
データ移行中は、移行元のパッケージ版と移行先のクラウド版のどちらもご利用いただけません。そのため、あらかじめ停止時間の見通しを立てておく必要があります。
Step1：所要時間の目安を確認する
移行にかかる時間は、データ量やサーバーの性能などによって変わります。過去の実績にもとづくおおよその目安を公開していますので、まずは下記のFAQでご確認ください。
Step2：リハーサルを実施する
FAQでご案内しているのはあくまで目安のため、お客様の環境での実際の所要時間とは異なる場合があります。より正確に把握したい場合は、本番の移行前にリハーサル（試験的な移行）を実施いただくことが可能です。
リハーサルでは、クラウド版 サイボウズ Office の試用環境に対してデータ移行ツールを実行し、次のような点を事前に確認できます。
- 移行にかかる実際の所要時間
- 移行作業の手順
- エラーが発生した場合の原因の切り分けと、その解消方法
リハーサルの結果をもとに本番移行のスケジュールを立てていただくことで、「どのくらいの停止時間が必要か分からないまま本番作業を始める」という状況を避けられます。とくに、データ量が多い場合や、停止できる時間帯が限られている場合には、リハーサルの実施をおすすめします。
リハーサルには、移行先となるクラウド版の試用環境が必要です。試用環境は、下記から試用申込を行うことでご用意いただけます。
リハーサルの進め方は、現行環境を停止できるかどうかで異なります。
- 現行環境を停止できる場合：現行環境から試用環境に対して、データ移行ツールを実行します。手順は本番移行と同じです。
- 現行環境を停止せずに行いたい場合：現行環境とは別に移行用の環境を構築し、そこからデータ移行ツールを実行します。環境の構築手順は「業務を止められず、停止時間を確保できない」でご紹介します。
ご注意：リハーサルの所要時間は参考値です
リハーサル時と本番時では、データ量やサーバーの負荷などの状況が異なるため、所要時間が必ずしも一致するとは限りません。リハーサルで確認できる所要時間は、あくまで参考値としてご活用ください。
ご注意：リハーサル後にクラウド版へ登録したデータは、本番移行で削除されます
データ移行を行うと、移行先のクラウド版のデータは移行元のパッケージ版のデータで上書きされます。このため、リハーサル後から本番移行までの間にクラウド版へ登録したデータは削除されます。
ご注意：リハーサル後の組織情報の変更は、本番移行で反映されない場合があります
リハーサルを実施したあとにパッケージ版で組織名や組織の所属ユーザーを変更した場合、本番移行では反映されないことがあります。移行後に手動での設定が必要になる場合があります。
手順や進め方について不明な点がある場合は、カスタマーサポート、またはパッケージ版 サイボウズ Office をご購入いただいた販売店へお問い合わせください。
業務を止められず、停止時間を確保できない
サイボウズ Office を毎日ご利用いただいており、移行のための停止時間を確保できない場合、別途サーバーをご用意して複製環境を作成し、そちらから移行する方法があります。この方法では、移行ツールの実行中も現行環境をご利用いただけます。
移行の流れ
- 現在ご利用中と同じバージョンのパッケージ版 サイボウズ Office を移行用に構築し、現行環境から取得したバックアップデータをリストアして複製環境を作成します
※現行環境からリストアのためのバックアップデータを取得する際は、メンテナンス時間を設定してユーザーがアクセスできない状態で取得する必要があります。ご留意ください。 - 複製環境で、データ移行ツールを実行します
※複製環境に対してデータ移行ツールを実施した場合、現行環境を停止せずに移行ができます。 - 移行後に必要な設定を行い、クラウド版 サイボウズ Office のご利用を開始します
ご注意：現行環境との差分が発生します
クラウド版に移行されるのは、複製環境を作成した時点のデータです。その後、現行環境で追加・編集・削除したデータはクラウド版に反映されないため、現行環境とクラウド版の間に差分が発生します。
複製後に現行環境で更新されたデータについては、次のような対応をご検討ください。
- 現行環境を参照用として一定期間残し、必要に応じて確認する
- 移行後に必要なデータを、クラウド版にあらためて登録する
なお、サーバーのご用意と複製環境の構築は、お客様またはパートナー企業にて実施いただきます。
上記の手順や差分データの扱いについて不明な点がある場合は、カスタマーサポート、またはパッケージ版 サイボウズ Office をご購入いただいた販売店へお問い合わせください。
移行スケジュールの立て方
移行にはいくつかの期限があり、作業内容によっては準備にお時間をいただくこともあります。次の順序でご確認ください。
Step1：サポート終了時期を確認する
パッケージ版 サイボウズ Office のサポート終了時期は、ご利用中のライセンスの有効期限によって異なります。まずは、ご自身の環境のサポート終了時期をご確認ください。
Step2：データ移行ツールの提供期限を確認する
サポート終了とは別に、データ移行ツールにも提供期限があります。Windows版は2027年12月31日（金）で提供を終了いたします。なお、Linux版は2024年6月30日（日）をもって提供を終了しております。
Step3：移行の流れを確認する
リハーサルを挟む場合、移行はおおむね次の流れになります。
- ① 現状の確認：データ量、サーバーOS、製品バージョンなど、利用条件を満たしているかを確認する
※サーバーOSが動作環境を満たしていない場合、データ移行ツールの実行前にサーバーの移行が必要になり、準備期間が長くなります - ② リハーサルの計画・実施：所要時間と手順を確認し、エラーがあれば解消する
- ③ 本番移行日の決定：リハーサルの結果をもとに、停止時間を確保できる日程を決める
- ④ 本番移行の実施
- ⑤ 社内への案内：クラウド版のログイン方法を社内のユーザーに周知する
- ⑥ 運用開始：パッケージ版の利用を停止し、クラウド版での運用を開始する
移行の流れやスケジュールの考え方、先行して移行されたお客様の事例は、下記の手引書にまとめています。スケジュールを検討される際にご活用ください。
データ量が大きい場合や、停止時間の確保が難しい場合は、事前のデータ削減や複製環境の準備といった作業が加わるため、着手から本番移行までにお時間をいただくことがあります。サポート終了時期から逆算し、お早めのご検討をおすすめいたします。
なお、データの移行が完了したあとも、クラウド版での設定や確認が必要です。移行後に必要な作業は、下記のマニュアルをご覧ください。
解決しない場合のご相談先
ご紹介した方法でも解決が難しい場合や、ご自身の環境でどの方法が適しているか判断がつかない場合は、下記よりお問い合わせください。
データ移行作業は、パートナー企業へ委託することも可能です。
まずは、パッケージ版 サイボウズ Office をご購入いただいた販売店（パートナー企業）へご相談ください。
ご購入元が不明な場合やご相談先が見つからない場合は、下記のページより対応可能なパートナーをお探しいただけます。
