update

利用シーンで見てみる!有給休暇や会社の創立記念日など
休日/祝日の共有方法

定期的なお休みに加えて、有給休暇など不定期でお休みを取ることがあると思います。また、一般的な祝日だけでなく、会社の創立記念日など、独自の休日が設けられているという職場もありますよね。

みなさま、そのようなお休みの予定はどのように共有されていますか?
有給休暇はホワイトボードで…会社独自の休日はカレンダーを作成して配布…せっかくのお休みでも、同僚への周知に手間がかかったり、共有するのをすっかり忘れていたなんてことがあるのではないでしょうか?

「サイボウズ Office」ならかんたんにお休みの予定を共有できて、「あの人、どうして今日出社していないの?」なんて事態を避けられます!

有給休暇など個人の休日を共有する

有給休暇など個人のお休みを取る場合には、

  • 自分の業務時間を抑える予定
  • チームメンバーに共有する期間予定

この2つの予定登録を行うことをおすすめします!

1まずは自分の予定を抑えておく

有給休暇など個人のお休みを取る場合、他の人があなたの予定を確認したときに不在であることがわかるように業務時間に休日の予定を登録しておきましょう。

1日のみの休日であれば、業務時間(例:9:00〜18:00)に休日の予定を登録しておきます。連日の休暇を取る場合は、「翌日以降まで続く予定」の登録で複数日に休日の予定を登録します。

dayoff_1.png
dayoff_2.png

自分のスケジュールを休日の予定で抑えておくことで、「不在なのに重要な会議の予定を入れられてしまった!」というスケジュール調整ミスを回避できます。また、スケジュールに登録された予定は「電話メモ」にも表示されるので、同僚も「電話メモ」を見ればあなたが不在であることをかんたんに知ることができます。

dayoff_3.png

2チームメンバーに休日を共有する

同じチームのメンバーには、事前に自分の休日予定をお知らせしておきたいですよね。休日予定の共有は、スケジュールの参加者にチームメンバーを追加すればできます。
しかし、上記で説明した自分の業務時間を抑える予定にチームメンバーを追加してしまうと、メンバーの予定も9:00〜18:00で埋まってしまいます。

このような場合は、「期間予定」を使って予定を共有します。
「期間予定」を使うと、チームメンバーのスケジュールに帯状にあなたの休日予定が表示されます。

dayoff_4.png
dayoff_5.png

祝日/創立記念日など全社的な休日を周知する

全員にお知らせしたい全社的な休日も「サイボウズ Office」でかんたんに共有することができます。

※ここでご紹介する設定は、システム管理者が行うシステム設定です。

1一般的な祝日をスケジュールに取り込む

システム管理者がシステム設定で祝日データを取り込むことで、スケジュールに祝日が表示されるようになります。
この祝日データは3月頃を目安に翌年度分が作成されます。毎年3月頃を目安に「祝日データを取り込む」をクリックしてください。

dayoff_6.png

※クラウド版は、祝日が自動的に取り込まれるように初期値設定されています。祝日の表示をやめる、あるいは祝日データの取り込みをやめる設定についてはマニュアルをご確認ください。

※パッケージ版をご利用の方は、上記の手順に従って手動での取り込みをお願いします。

2会社独自の休日をスケジュールに反映する

会社によっては、創立記念日など独自の休日を設けたり、祝日通りに休日を設定していなかったりする場合もあると思います。
そのようなお休みも、「祝日の設定」画面で追加、または削除することで、全ユーザーのスケジュールに反映させることができます。

dayoff_7.png
dayoff_8.png

※「祝日の設定」では手動で設定したデータが優先されるようになっています。例えば、一般的な祝日と創立記念日が重なっている場合、「祝日データを取り込む」をクリックしても創立記念日が上書きされて消えることはありません。

システム管理者がシステム設定に入力するだけで、全ユーザーのスケジュールに反映されるので、休日カレンダーを作成して、配布する、といった手間がなくなります!

休日をスケジュールに反映することで見通しも立てやすい

休日予定の共有という切り口でTipsをご紹介してきました。

「サイボウズ Office」を利用することで、予定共有の手間がなくなるだけではなく、「スケジュール」に全ての情報が集約されるので業務の見通しを立てやすくなるという効果もあります。
仕事を進めるとき、休日の予定を考慮していなかったり、相談したい上司・同僚がお休みだったりすると、事前に立てたスケジュール通りに進まなかったなんてことがあると思います。「スケジュール」に個人のお休み、全社的なお休みを入れておけば、それを見るだけで今後の見通しを把握できるようになります。

ひとつの場所に情報を集めて、みんなが把握しやすいようにできるのがグループウェアのメリットです。チームで仕事を進める上では、仕事の予定だけでなく、お休みの予定を把握することも案外重要です。
ぜひ、ご紹介したTipsを活用してみてくださいね!

バックナンバー

この特集をすべてみる
  1. ホーム
  2. 活用マガジン
  3. 有給休暇や会社の創立記念日など休日/祝日の共有方法

もっと知りたい
サイボウズ Office

  • もっと詳しく製品を知りたい

    セミナー情報
  • 他の企業の活用状況を知りたい

    「サイボウズ Office」導入事例
  • ユーザー同士で情報共有したい

    cybozu community
  • 活用方法を動画で学びたい

    YouTubeチャンネル
  • 情報をイチ早く知りたい

    公式FaceBook
  • Office関連の情報を収集したい

    公式Twitter