脱ハンコアンケートレポート

1脱ハンコに賛成？反対？

脱ハンコにとても共感する・共感するという方が全体の約87％でした。 サイボウズ Office利用ユーザーのみなさまには、脱ハンコに賛成！という方が多いことがわかりました。

2脱ハンコへの取り組み状況

次に、脱ハンコへの取組状況についてお聞きしました。こちらの回答からも、企業における脱ハンコに向けた取り組みに、多くの方が関心を持っていることがわかりました。

取り組みを検討していると回答した企業にうかがったところ、業務ごとにどんなシステムを利用すべきかの選定を行っているというフェーズが多いようです。

一方で、検討していないという方の取り組まない理由や取り組みが進まない理由としては、自社だけでは解決できない以下のような回答が多く寄せられました。

脱ハンコを進める上での社内の課題にも、さまざまな回答がありました。

また、取り組まない理由の中には、すでに脱ハンコが完了しているというものやテレワークを行っていないため脱ハンコの必要がないなど、押印業務の負担を感じていないという回答もありました。

3紙への押印業務の課題やストレス

紙で行っている押印業務への課題・ストレスについては、「時間がかかること」が多くあげられました。

4紙の押印が必要な業務

現在、紙への押印が必要な業務については、取引先とのやりとりで必要なケースが多いことがわかりました。

1ワークフロー利用率は32％

サイボウズ Officeの機能の中で、ワークフローは申請や決裁を電子化できる機能です。今回のアンケート回答者のうち32％が、月に１回以上ワークフローを利用していていることがわかりました。

2ワークフローは利用ユーザーからの評価が高い

サイボウズ Officeのワークフローを利用中の方に、ワークフローについてのお気持ちをうかがいました。94％のお客様が非常に役立っている・役立っていると回答してくださいました。

3ワークフローの活用効果

ワークフローが非常に役立っている・役立っていると回答した方に、その理由についてお聞きしました。 「進捗状況が分かりやすくなった」、「申請から決裁までのスピードが早くなった」、「外出先からも申請や決裁ができるようになった」の３つの効果は、特に多くの方が実感しているようです。

その他と回答した方からは、紛失がなくなることや紙が減らせたなど、ペーパーレスになったことへのメリットが多くあがりました。

4ワークフローの利用用途

次に、サイボウズ Officeユーザーのみなさまがどんな用途でワークフローを利用しているのか見てみましょう。

最も多かったのが、「有給休暇およびその他休暇申請・欠勤届」です。申請フォームの設計が比較的シンプルにできるので、申請の電子化が進めやすいと考えられます。ついで多かったのが、「備品・消耗品購入届」、「交通費精算書」でした。

その他を選んだ方に具体的な内容をお聞きしたところ、以下のような回答がありました。ワークフローは、さまざまな用途で利用されていることがわかりました。

5ワークフローで利用している申請フォームの数

利用している申請フォームの数は10フォーム以下、というお客様が全体の74％で多数派でした。

6申請フォームの作り方

サイボウズ Officeに用意してあるサンプルフォームをアレンジして利用しているという方が最も多く、全体の45％でした。

サイボウズ Officeでは、11種類のテンプレートをご用意しています。

7ワークフローを使わない理由

ここまでは、サイボウズ Officeのワークフローを利用している方に、ワークフローの導入効果や利用方法を聞いてきましたが、紙への押印の業務に、サイボウズ Officeのワークフローを利用しない理由もうかがいました。 ワークフローをまだ利用していない方は「使い方がよくわからない」の回答が最も多く、サイボウズ Officeのワークフローを利用している方は「機能が十分ではない」の回答が多くなりました。

1他のツールを利用していますか？

押印業務に利用しているツールについての設問からは、サイボウズ Office以外のツールは、それほど使われていないことがわかりました。

サイボウズ Office以外のサービスでよく利用されていたのは、富士ゼロックス株式会社のDocuWorks、シヤチハタ株式会社のパソコン決裁、弁護士ドットコム株式会社のクラウドサインでした。

2脱ハンコに役立つワークフロー以外の機能

掲示板やカスタムアプリなど、ワークフロー以外の機能も紙の押印業務の代わりに利用されています。 ワークフローで行っている業務の中には、カスタムアプリが向いている業務も多いと考えられます。