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脱ハンコアンケートレポート

昨今、ニュースなどで「脱ハンコ」というワードを目にする機会が増えています。

サイボウズ Officeでは、お客様と一緒に脱ハンコに取り組みたいと考えています。そこで、脱ハンコに対する意識や、申請や決裁を電子化できるサイボウズ Officeの機能「ワークフロー」をどのように活用しているのかについて、クラウド版 サイボウズ Officeのお客様を対象にしたアンケート調査を行いました。

調査概要

対象:クラウド版 サイボウズ Office 利用ユーザー

回答者数:1524名

調査期間:2020年12月1日(火) ~ 2020年12月10日(木)

サイボウズ Office ユーザーに聞く、
脱ハンコ事情

1脱ハンコに賛成?反対?

脱ハンコにとても共感する・共感するという方が全体の約87%でした。 サイボウズ Office利用ユーザーのみなさまには、脱ハンコに賛成!という方が多いことがわかりました。

とても共感する・共感するという方が全体の約87%

2脱ハンコへの取り組み状況

次に、脱ハンコへの取組状況についてお聞きしました。こちらの回答からも、企業における脱ハンコに向けた取り組みに、多くの方が関心を持っていることがわかりました。

脱ハンコへの取り組み状況

取り組みを検討していると回答した企業にうかがったところ、業務ごとにどんなシステムを利用すべきかの選定を行っているというフェーズが多いようです。

一方で、検討していないという方の取り組まない理由や取り組みが進まない理由としては、自社だけでは解決できない以下のような回答が多く寄せられました。

  • 行政への提出書類に必要なため
  • 取引先が対応してくれない

脱ハンコを進める上での社内の課題にも、さまざまな回答がありました。

  • 社内の理解が得られない(とりわけ経営層や年配の社員の理解を得ることが難しい)
  • 業務フローを変更することが難しい
  • 他に優先すべき業務があって脱ハンコに取り組む時間を捻出できない

また、取り組まない理由の中には、すでに脱ハンコが完了しているというものやテレワークを行っていないため脱ハンコの必要がないなど、押印業務の負担を感じていないという回答もありました。

3紙への押印業務の課題やストレス

紙で行っている押印業務への課題・ストレスについては、「時間がかかること」が多くあげられました。

紙への押印業務の課題やストレスのグラフ

4紙の押印が必要な業務

現在、紙への押印が必要な業務については、取引先とのやりとりで必要なケースが多いことがわかりました。

紙の押印が必要な業務のグラフ

サイボウズ Officeのワークフロー利用実態

1ワークフロー利用率は32%

サイボウズ Officeの機能の中で、ワークフローは申請や決裁を電子化できる機能です。今回のアンケート回答者のうち32%が、月に1回以上ワークフローを利用していていることがわかりました。

ワークフロー利用率は32%のグラフ

2ワークフローは利用ユーザーからの評価が高い

サイボウズ Officeのワークフローを利用中の方に、ワークフローについてのお気持ちをうかがいました。94%のお客様が非常に役立っている・役立っていると回答してくださいました。

利用ユーザーからの評価が高いワークフローのグラフ

3ワークフローの活用効果

ワークフローが非常に役立っている・役立っていると回答した方に、その理由についてお聞きしました。 「進捗状況が分かりやすくなった」、「申請から決裁までのスピードが早くなった」、「外出先からも申請や決裁ができるようになった」の3つの効果は、特に多くの方が実感しているようです。

ワークフローの活用効果のグラフ

その他と回答した方からは、紛失がなくなることや紙が減らせたなど、ペーパーレスになったことへのメリットが多くあがりました。

4ワークフローの利用用途

次に、サイボウズ Officeユーザーのみなさまがどんな用途でワークフローを利用しているのか見てみましょう。

最も多かったのが、「有給休暇およびその他休暇申請・欠勤届」です。申請フォームの設計が比較的シンプルにできるので、申請の電子化が進めやすいと考えられます。ついで多かったのが、「備品・消耗品購入届」、「交通費精算書」でした。

ワークフローの利用用途のグラフ

その他を選んだ方に具体的な内容をお聞きしたところ、以下のような回答がありました。ワークフローは、さまざまな用途で利用されていることがわかりました。

  • 出張申請
  • 残業申請
  • 稟議書
  • 会社備品使用申請書
  • 会議議事録
  • システム利用申請
  • HP掲載依頼
  • 慶弔金支給
  • 仮払い申請
  • 名刺作成申請
  • 信用調査依頼

5ワークフローで利用している申請フォームの数

利用している申請フォームの数は10フォーム以下、というお客様が全体の74%で多数派でした。

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6申請フォームの作り方

サイボウズ Officeに用意してあるサンプルフォームをアレンジして利用しているという方が最も多く、全体の45%でした。

サイボウズ Officeでは、11種類のテンプレートをご用意しています。

申請フォームの作り方のグラフ

7ワークフローを使わない理由

ここまでは、サイボウズ Officeのワークフローを利用している方に、ワークフローの導入効果や利用方法を聞いてきましたが、紙への押印の業務に、サイボウズ Officeのワークフローを利用しない理由もうかがいました。 ワークフローをまだ利用していない方は「使い方がよくわからない」の回答が最も多く、サイボウズ Officeのワークフローを利用している方は「機能が十分ではない」の回答が多くなりました。

ワークフローを使わない理由のグラフ

ワークフロー以外の脱ハンコ方法

1他のツールを利用していますか?

押印業務に利用しているツールについての設問からは、サイボウズ Office以外のツールは、それほど使われていないことがわかりました。

ワークフロー以外の脱ハンコ方法のグラフ

サイボウズ Office以外のサービスでよく利用されていたのは、富士ゼロックス株式会社のDocuWorks、シヤチハタ株式会社のパソコン決裁、弁護士ドットコム株式会社のクラウドサインでした。

2脱ハンコに役立つワークフロー以外の機能

掲示板やカスタムアプリなど、ワークフロー以外の機能も紙の押印業務の代わりに利用されています。 ワークフローで行っている業務の中には、カスタムアプリが向いている業務も多いと考えられます。

脱ハンコに役立つワークフロー以外の機能のグラフ

サイボウズ Office の脱ハンコプロジェクト

今回の脱ハンコアンケートの結果から、サイボウズ Officeをご利用中の方は、脱ハンコに高い関心を持たれていることがわかりました。さらにサイボウズ Officeのワークフローの活用に役立つ記事を、活用マガジンに掲載しています。ぜひご利用ください。

脱ハンコプロジェクトについてのご意見やご感想、リクエストなどがございましたら、お気軽にご連絡ください。

アンケートにご回答いただいたサイボウズ Officeユーザーのみなさま、誠にありがとうございました。

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