イベントレポートサイボウズ Office 見学ツアー
営業現場のグループウェア活用法
- 東北コピー販売株式会社 -

1福島でOAが機器を販売。
お客様や取扱商品が増え、IT化を進める

東北コピー販売は、福島県を中心に企業向けにコピー機やIT関連サービスの販売を行っている。以前はコピー機だけを販売していたが、IT関連の取り扱いが徐々に増え、現在は全体の売上の半分がIT関連製品だ。 今回話を聞いた高橋社長は、東北コピー販売に入社する前は、テコンドーの日本代表だった。オリンピック出場を目指し海外遠征など努力を続けたが、残念ながら目標は叶わず、引退を決意した。2006年に福島に戻って、高橋社長の父（現会長）の経営する東北コピー販売に入社し、2015年に社長に就任した。

「私が入社した2005年頃は、ITを売っている会社にもかかわらずパソコンは1人1台もなかったり、社員のパソコンのスキルが上がらなかったりという状況でした。しかし、これからシステムの販売を増やしていくためには、私たち自身がしっかりとITに取り組まなくてはいけないと考えました。もう一つの理由が、お客様の数が増えたことと取扱商品の種類が増えたことです。口座数は約2,700～2,800になり、取扱商品もコピー・プリンター・パソコンなど、どんどん増えています。このままアナログな業務を行っていては、お客様の管理が到底追い付かなくなる。そこで、IT化を進めていこうと考え始めました。」

その頃から、試用版を利用するなどグループウェア製品の比較検討を始め、最終的にパッケージ版のサイボウズ Officeを導入した。「カスタムアプリ」を営業の仕事に活用できそうだと感じたことが、導入の決め手だ。

2クラウドシフトを決断した理由

パッケージ版のサイボウズ Officeを約2年使った頃、徐々に営業から「営業に外に出たときに、グループウェアの情報が外で見られたら便利」という声が上がるようになった。さらに、高橋社長自身も社長に就任することが決まり、忙しくなる中でどこからでも仕事ができる環境を構築するため、2014年にサイボウズ Officeをクラウド版に移行することを決断した。

「2015年に社長になったときに、これから自社のシステムは全てクラウドに移行するという方針を決めました。現在、社内のシステムはほぼクラウドになっています。」

電気代の削減や、社員が使うパソコンの入れ替え時に、データ移行の時間がほとんどかからなくなったこと、高橋社長がサーバーマシン５台の管理から解放されたことなどクラウドシフトの効果が上がっている。

3ペーパーレス化でクリーンデスクを徹底

オフィス見学の時間は、クリアデスクの徹底ぶりに参加者から驚きの声があがった。見せていただいた営業部の執務スペースの机の上には、ほとんど何もない。
これだけ整理整頓を徹底できる秘訣は、ペーパーレスにある。不要な書類は処分し、保存が必要な書類はデータ化して保存している。クリアデスクの取り組みの効果として、大事な書類を紛失するリスクや、書類を探すための時間を減らすことができた。また、東日本大震災のときも、ものが壊れたりする被害はほとんどなかったそうだ。

1スケジュールで営業活動を可視化する

東北コピー販売では、グループウェアで営業部門の社員のスケジュールを共有することで、マネジメントやコミュニケーションが円滑になったという。活用のポイントは、予定メニューの色分け設定。会社にいる時間や勉強会、お客様先に販売した製品を届ける納品の時間など、営業活動以外の時間は他のカラフルな予定と差別化するため灰色が設定されている。

これによって、営業をしていない時間が1日にどのぐらいあるのか、月にどのぐらいあるのかが一目でわかる。マネージャーが部下の「スケジュール」をひと目見るだけでどのくらい商談に時間を掛けているのかを把握できるため、活動内容についてアドバイスがしやすくなった。

また、営業活動はお客様の取り巻く環境を把握した上で商談に臨むことが望ましい。そこで、商談のアポやタスク以外にも営業として覚えておくべきことをサイボウズ Officeの「スケジュール」に登録しているそうだ。

「例えば、お客様が社長に就任されたときは、就任１年後、２年後のスケジュールを登録しておきます。これによって、営業活動の中で『はじめての決算はどうでしたか？』『２回目はどうでしたか』というコミュニケーションがとれるようになります。」

2各種申請の電子化で、決裁スピードが上がった

「ワークフロー」では、休暇や休日出勤、残業申請、交通費申請、お祝い、香典、交通費精算、住所変更などの申請を行っている。経路の設定で工夫しているのは、決裁は高橋社長一人しか入れないことだ。

「申請を上げたらダイレクトに私のところにメールが飛んできて承認をします。20名しかいない会社なので、中途半端にリーダーの承認を入れて決裁までの時間が長くなるのはなしにしました。基本的に外にいてもすぐ承認をしているので、滞りなく決裁できていると思います。」

3「導入機器管理」アプリで販売後のフォローを行う

東北コピー販売ではサイボウズ Officeの導入後、お客様管理・機器管理・決定報告書など40個ほどの「カスタムアプリ」を作って様々な業務を行ってきた。導入から3年ほどたったときに、「カスタムアプリ」の機能だけでは実現できないことが出てきて、サイボウズ Officeに加えてkintoneも導入した。

「カスタムアプリやkintoneで作って良かったアプリの一つに、『導入機器管理』のアプリがあります。」と話す高橋社長。「導入機器管理」のアプリでは、お客様先で稼働中の機器が導入から一定期間がたつと、担当営業に自動的にリマインドの通知が届くようになっている。これによって、導入してから経過した時期に合わせた適切なフォローができるようになった。

「これまで、コピー機などをお客様先に導入してからどのくらい経過したかを知るためには、いちいち台帳をひっくり返さなくてはいけませんでした。今は毎朝、自動的にリマインド通知が来るので、導入して3カ月が経ちましたが使い方にお困りではないでしょうか。この3年間はどうでしたか、５年経ちましたがこれからどうされますか、というように時期に応じた営業のアクションを起こしやすくなりました。」

その他にも、サイボウズ Officeのカスタムアプリからkintoneに移行したことで、例えば「見積書」のアプリでは、連携ソリューションを活用して作成した見積りをExcelに書き出してそのまま印刷できるようになった。また、ゲストとして招待した社外のユーザーとプロジェクトスペースを持てるゲストスペースの機能を使い、社内だけではなく取引先とのコミュニケーションが取りやすくなった。