はじめてのサイボウズ Office「ワークフロー」を使ってみよう
「ワークフロー」は、業務に必要な申請と、その決裁や承認を電子化できる機能です。
本ページでは、ワークフローの見方から基本的な使い方をご紹介します。
INDEX「ワークフロー」とは？
「ワークフロー」は、「稟議書」「交通費申請」「休暇申請」などの申請・決裁をかんたんに電子化できる機能です。紙の「帳票」を利用して、押印のために出社している・・など、「脱ハンコ」を実現したい方にオススメの機能です。 承認や差し戻しの状況が通知されるので、外出先でもスムーズに申請・処理業務が進みます。
「ワークフロー」の基本操作方法
「ワークフロー」の使い方は動画でも解説しています。こちらも合わせてご覧ください。
1ワークフローの画面の見方
ワークフローのトップ画面には、新しい申請を作成する「申請する」ボタンや、自分が処理（承認・確認）を行う必要がある申請の「未処理一覧」、自分が作成した申請の結果の一覧「結果一覧」が表示されます。この画面からワークフローの基本的な操作を行えます。
2申請を提出する
今回は、「交通費申請」を提出する方法を例に、新しい申請の提出手順をご紹介いたします。
- 申請フォームを選択する
ワークフローのトップ画面の左上にある「＋申請する」をクリックし、表示された申請フォームの中から、申請したい内容に合わせた申請フォームを選択します。今回は、「交通費申請書」を選択します。
- 申請内容を入力する
あらかじめ作成された申請フォームの項目に合わせて、申請に必要な情報を入力します。⼊⼒が完了したら、 「次に、経路を設定する>>」 をクリックします。
- 承認経路を指定する
作成した「交通費申請書」の申請経路に、承認→決裁→確認してほしいユーザーを指定します。
- ワンポイント：申請経路は申請を作成するユーザーが都度選択する方法と、あらかじめ運用管理者側で申請経路を設定した状態で、申請するユーザーには選択させない方法を選ぶことができます。
- 申請内容を確認し、申請を提出する
申請を提出する前に、自分が作成した申請内容を最終チェックすることができます。内容に間違いがないかを確認し、「申請する」ボタンをクリックすることで、申請の提出が完了します。
自分が提出した申請の一覧は「送信一覧」から確認することができます。
3申請を承認する
- 最新情報から通知を確認する
処理（承認・決裁・確認）をする必要がある申請がある場合、トップページの最新情報に通知が届きます。処理をする申請の通知をクリックします。
- 申請内容の確認
申請内容を確認し、承認または確認ボタンをクリックします。また、その際に、「①コメント機能」を利用して申請者に伝達事項を残すこともできます。
4申請を検索
過去に自分が提出した申請を検索することができます。ワークフローのトップ画面右上の検索ボックスにキーワードを入れるか、詳細検索から検索条件を指定することで、必要な申請を探すことができます。
以下の記事では、ワークフローをもっと便利に使いこなす方法をご紹介しています。合わせてご覧ください。
