ハドルパートナー交流会レポート日々の業務をよりかんたんに！カスタムアプリ活用術

カスタムアプリで特許や商標の一括管理に挑戦

同社の問題は、特許や商標などの権利を自社で管理できていないことでした。もともと同社では、権利の管理や更新手続きは全て契約している特許事務所に任せていました。しかし、以前に更新の期限が迫っている中で、契約している特許事務所と連絡がとれなくなるという事態が発生しました。その出来事をきっかけに、権利の管理や更新の手続きを自社でも行える仕組みを整えていくことにしました。

そこで活用を始めたのが、「特許実新商標意匠管理」アプリです。このアプリでは、同社が保有している特許や商標などの権利が管理されています。
このアプリの特徴はリマインダー機能を使うことで、更新期日の６ヶ月前になると担当である総務課のメンバーの「トップページ」に通知がいくように設定していることです。このようにすることで、それぞれの特許や商標などの更新日の確認漏れを防ぐことができます。

また、万が一「トップページ」での通知を見落としたときに備え、月に一度おこなわれる総務部の定例会で全ての権利の状況を洗い出すようにしています。その際に、確認したい項目を一つ一つ絞り込むと時間がかかるため、あらかじめ項目の条件を絞り込み、その表示画面のURLをメモ欄へ貼り付けることですぐに確認できるようになりました。

カスタムアプリで休暇管理をかんたんに

同社の問題はこれまでエクセルで行っていた、休暇の管理業務でした。
同社には有給休暇に加えて、FS（ファミリーサポート）休暇という制度があり、家族行事などを理由に休暇を取得することができます。これまでは、これらの休暇の申請をサイボウズ Officeの「ワークフロー」、取得日数などの管理をエクセルで行っていました。
しかし、通常の有給休暇に加えて、FS休暇では、「配偶者の出産」や「子どもの学校行事」など、休暇に該当する項目が7項目もあったため、エクセルでの取得日数集計が休暇管理者にとって大きな負担になっており、集計自体も正確にできているのか不安があるという状況でした。

そこで、この管理方法をエクセルから「カスタムアプリ」に変更したところ、かんたんに休暇日数の管理を行うことができたそうです。

例えば、FS休暇では７つの休暇取得理由の中から「どの取得理由を」「誰が」「何日取得したのか」を管理しなければなりません。同社では、「ワークフロー」で従業員が申請した休暇情報を「カスタムアプリ」に登録し、集計機能を使うことで各従業員の休暇取得日数を把握しています。
エクセルでも取得日数の集計作業は可能ですが、「カスタムアプリ」ではより直感的に集計表を作成できるのでかんたんに作業できるようになったといいます。

書類管理の手間を大幅に削減した、
カスタムアプリの運用術

同社の問題は毎月の給与計算の際に各部署から提出される勤怠ファイルの管理でした。
同社では、毎月提出されるファイルの管理を以前から「カスタムアプリ」で行っていました。しかし、「各部署が提出する1ファイルにつき1レコードを登録する」というルールで運用をしていたために、以下のような問題を抱えていました。

そこでこれらの問題を解決するために、同社では運用ルールを「各部署が提出する1ファイルにつき1レコードを登録する」というルールから「部署全体で1ヶ月に1レコードを登録する」というルールに変更しました。そして、1レコードの中に全て部署がファイルを添付できるように、25部署分のファイル項目を作成しました。

まず全てのファイルが１レコードに登録されているため、ファイル名がバラバラでも探す手間を省けました。
また、各部署の提出状況は、フィールドが埋まっているかどうかだけを確認すればよいため、一目で把握できるようになりました。

そして、バラバラの方法で再提出が行われるという問題は、「全部署が提出を行うレコードを一つにまとめる」という運用ルールに加えて、コメント機能を無効に設定することで解決しました。コメント機能を無効にすることで、コメントにファイルを添付しての再提出という誤った方法を防ぎ、再提出の方法を統一できました。

さらに加藤氏が「この運用によって得られた副産物」と表現したのが、ファイルの一括書き出しによって、ファイル名の文頭が[レコード番号］［フィールド名］で統一されることでした。
同社では「カスタムアプリ」からダウンロード後、別のシステムを使って給与の計算を行いますが、そのためにはファイル名に規則性を持たせる必要がありました。今までは年月を手動で揃えるなどしてファイル名に規則性を持たせていましたが、一括書き出しによってファイル名の文頭が[レコード番号］［フィールド名］で統一されることで、より効率的に給与の計算ができるようになりました。

同社ではこのように運用のひと工夫で、大きな業務改善を実現しました。
「カスタムアプリを使ってもなかなか業務が効率化しない...」という方は、ツールを変える前にぜひ自社にあった形で運用のひと工夫を試してみてはいかがでしょうか？

「みんなで使える」にこだわったカスタムアプリ

一つ目は、毎月定例で行われる職員研修の資料を保管する「勉強会資料保管庫」というアプリです。
このアプリに、これまでの勉強会の資料を登録しておくことで、過去の勉強会をいつでも振り返ることができるようになりました。また、過去の勉強会の資料がアプリに蓄積していくため、新しく入ってきた職員向けの学習資料としても有効活用できるようになりました。

実は、このアプリは管理者の神田氏ではなく、職員の方が作成したアプリだそうです。 「職員自らこのアプリを作り、使いやすいと言っているので、それを尊重しています」と神田氏は語ります。 このような職員に寄り添う運用によって、同社では職員が積極的に「カスタムアプリ」を作成する文化が根付いています。
実際に、この「勉強会資料保管庫」アプリ以外にも多くのアプリが職員によって作成されているそうです。

二つ目は、同社でサイボウズ Officeを使うための必要な情報が網羅されている「毎日見てねのコーナー」というアプリです。
このアプリには業務で使用するカスタムアプリや掲示板、スケジュールなどのリンクがまとまっています。それぞれのリンクの下には「毎回、見ないとダメ！」「厨房対応の際に確認！」「必要な時」など、重要度や試用頻度によって色分けをされたボックスが配置されており、そのボックスの中にはリンク先の概要などを表す説明が入っています。
このようにすることで、このアプリを見れば「どんな時にどの機能を使えば良いのか」が一目でわかるようになっています。

このアプリの活用効果について神田氏は、「このアプリによって新しく入ってきたメンバーがサイボウズ Officeの使い方をおそわらなくとも、迷わずに使うことができています。」と語りました。

コミュニケーションの第一歩に！
情報共有の起点となるカスタムアプリ

同社では、新しく入社した社員がすぐに他の社員のことを知れるように、また自身のことを知ってもらうために「社員紹介」アプリを活用しています。
このアプリでは、自身を表す写真に加え、趣味や経歴などを記載することで「どんな人なのか？」「どんな経歴なのか？」ということがアプリを見れば、一目で把握できるようになっています。

このアプリに大きく二つの役割があります。
一つ目は新入社員にサイボウズ Officeの使い方を慣れさせることです。同社では、新しく社員が入るとまず、このアプリに自己紹介を書いてもらいます。そうすることで、入社直後でも自然とサイボウズ Officeを使ってもらうことができます。

二つ目は、社員同士の情報交換の促進です。以前は社内で「どんな人か分からないため、情報交換が行いづらい」という声があがっていました。しかし、このアプリを見れば、初めて一緒に仕事をする相手でも「何がわかって、何ができるのか？」などを事前に知ることができるため、情報交換が活発になったそうです。

このアプリの運用について、高橋氏は「書くことは強制だが、どこまで自分の情報を詳細に書くのは各人に任せている」と語ります。しかし多くの社員が、自身を知ってもらうことのメリットを感じ、自身の情報を事細かく書いています。 最後に高橋氏は「リモートワーク下になり、このアプリがコミュニケーションの第一歩となった」と語りました。社内の情報共有の起点となる素晴らしい「カスタムアプリ」の活用術でした。