ユーザー会レポートサイボウズ Office活用研究会
〜シェアしよう！みんなのカスタムアプリ活用術〜

1発表会の省力運用と情報共有が同時にできる「読書アウトプット」アプリ

株式会社ワークアカデミー　與田卓也様

株式会社ワークアカデミーでは、コロナ禍でのリモートワーク増加をきっかけに読書が推奨され、そのアウトプットを「オンライン読書発表会」で共有することになりました。同会は週1回の定期開催で、発表者は持ち回り、業務時間内に行うので仕事の都合で参加できない社員もいます。與田氏は、運営をできるだけ省力で行いながらも、発表内容を蓄積し、参加できなかった社員にも共有できるようにしたいと考えて「読書アウトプット」アプリを考案しました。

このような社内イベントを開催する際、スケジュール調整に時間がかかってしまうのはよくあるお悩みではないでしょうか？與田氏が運営の効率化のために工夫した点は、発表者のスケジュール調整を運営者が行わないことでした。與田氏（運営者）は「読書アウトプット」アプリにイベント日時のみを登録し、発表したい人が先着順でアプリ内に自分の名前を登録できるようにアプリを設計したのです。

発表後には、発表者が「読書アウトプット」アプリに書籍名・発表資料・Zoomのイベント録画映像を登録します。登録内容をシンプルにすることで、レコードを開かなくても一覧画面を見るだけで、参加できなかった人も発表会の内容をチェックできます。「後々多くの人が見返したくなるような、貯まるほどに役立つものにしたい。」そんな思いで與田氏は1画面で発表内容を俯瞰できる見た目にアプリを仕上げました。アプリに触れた社員からは「このアプリが書棚を見ているよう。読書感想がまるで１冊の本のようでした。」という感想が寄せられているそうです。

「読書アウトプット」アプリは、ただ社内イベントを運営して情報共有を行うだけのアプリではなく、リモートワークで社員同士が顔を合わせる機会も減っている状況で、仕事の話から少し離れて同僚がどんなことを考えているのか知ることができるアプリです。業務や情報共有を効率化するだけではなく、社員間のコミュニケーションをより豊かにする。まさにグループウェアらしさを活かした活用事例でした。

2"選ぶだけ"のアプリでパソコンが苦手な社員にも無理なく浸透「毎日見てねのコーナー」

一般社団法人日本福祉支援協会　すまいるライフ南仙台
サービス管理責任者　遠藤芳七雄様

障がい者福祉施設の「すまいるライフ南仙台」の日々の業務には多数のカスタムアプリが利用されています。しかし、カスタムアプリやその他の機能の活用が進むにつれ、ある問題が起こるようになったそうです。それは、機能を理解し柔軟に活用できる人がいる一方で、アプリの使い方や場所が分からず、業務に必要な操作に時間がかかってしまう人もいるという問題です。

グループウェアに不慣れな方にとって「サービス管理」「申し送り」「日報」など業務ごとに存在するアプリの所在を把握し、その使い方を覚えることは大変です。これを解決するために、日頃使用するアプリケーションを"ひとまとめ"に表示させる「毎日見てねのコーナー」というカスタムアプリを作りました。このアプリを見るだけでパソコンが苦手な方や新入社員であっても各業務に必要なアプリに即時アクセスすることができ、その重要度を把握できます。

下図が「毎日みてねのコーナー」です。例えば、図の最上部にある「サビ管（サービス管理）掲示板」の文字には同名のアプリへのリンクが貼られています。「サビ管掲示板」の文字の下に置かれた赤いボックスにはアプリの概要やそのアプリで実施すべき内容が簡潔に書かれています。また、重要度や使用頻度によって赤・黄・緑の色分けをしており、見る人にとって必要なアプリが探しやすくなっています。

このアプリを使っているスタッフからは「相変わらずカスタムアプリのことは分からないが、とりあえずここからアプリを選べばいいから何とかなっている」「常勤じゃないので細かな操作を覚える時間がない。これが無いとどこに何があるかわからなくなるので助かる。」という声が寄せられています。自分に必要なアプリを"選ぶだけ"のこのカスタムアプリが、ユーザー間での活用度や利用頻度の壁を無くし、「サイボウズ Office」をチーム全体に浸透させるのに役立っています。

日々の業務を効率的にするカスタムアプリや掲示板を作っても、ユーザーみんなで使えなければグループウェアの意味がありません。そんな問題を「毎日見てねのコーナー」が解決し、得意な人も苦手な人も同じように「サイボウズ Office」を使えるようになりました。

3「サイボウズ Office」が指示を出せばストレスが減少！？「タスク進捗」アプリ

野原興産株式会社　野原和憲様

複数のレジャー施設を運営している野原興産株式会社では、複数の事業を管理する上司が複数の部下に指示を出す必要があります。管理するタスクは膨大で、タスクの依頼先も多岐に渡ります。これまでは上司からの指示、部下からの報告・連絡・相談は朝礼・会議・電話などアナログな方法で行ってきましたが、この方法ではタスクの"後まわし"や"失念"が生じてしまい、上司と部下の間にコミュニケーションストレスも起こっていました。そんな問題を解決したのが「タスク進捗」アプリです。

タスクの管理を行うカスタムアプリを作るにあたり、登録フォームは５W１Hの情報が明確に分かるように設定しました。

この情報をベースに、野原氏は同アプリに大きく4つの役割を持たせています。

役割①　タスクコミュニケーション

カスタムアプリでは、登録された各タスクについてレコード内でコメントを入力することができます。そして新しいコメントが入った時、トップページ・メールに通知を飛ばすことでスムーズなコミュニケーションを取ることができます。
また、「サイボウズ Office」はモバイル端末でも利用が可能なので、上司と部下が離れた場所にいてもタスクに関するやり取りが可能です。

役割②　タスクカレンダー

次の画像は、「タスク進捗」アプリをカレンダービュー形式にして「サイボウズ Office」のトップページに表示させたものです。自身が担当になっているタスクだけが表示されており、各タスクの締切日を一目で確認することができます。
新しいタスクを登録したい場合は、このカレンダーから締切日を選ぶとタスクの入力画面に飛ぶことができます。また、過去のタスクもカレンダー形式で確認することができるので、毎年繰り返すタスクはレコードを再利用することで簡単に登録することができます。

役割③　タスクアラーム

新しいタスクが追加された時、タスクのステータスが変更された時、締切日を超過してしまった時にメールとトップページに通知が飛ぶように設定されています。「なかなか進まないタスクに関するコミュニケーションを口頭で行うと、どうしても口うるさく言ってしまい、上司と部下の関係にストレスが生じてしまうこともあります。そういった催促をシステムに任せてしまえば、ストレスなしでタスク進捗を管理できます。」と野原氏は語ります。

役割④　タスクモニタリング

「タスク進捗」アプリの一覧ビュー画面では、各タスクのステータスによって表示/非表示を設定しています。「完了」「中止」などのタスクは除いて、「準備中」「対応中」などのタスクだけが表示されるので、一覧を見れば今進めなければいけないタスクを把握することができます。
進捗が遅いタスクについては、この一覧画面でステータスを変更すればタスク担当者にリマインドを送ることができます。

緻密に設計されたこのアプリのお陰で、タスク管理の課題であった"後まわし"と"失念"、そして上司・部下のコミュニケーションストレスは解消されていったそうです。このように、カスタムアプリを作る場合、事前に解決したい課題を洗い出し、それを意識した設計にすることが重要です。

世の中には色々なタスク管理ツールがありますが、ただタスクをまとめるだけではなく、そのタスクに伴う上司と部下のコミュニケーションまでも円滑にできる「タスク進捗」アプリは真似したくなるアプリの１つではないでしょうか。

4新規取引先登録・開拓情報アプリで全てが"Less"に

株式会社成田デンタル　吉原大騎様

株式会社成田デンタルは歯科医院と歯科技工所をつなぐ仕事をする会社で、主な新規開拓先は歯科医院です。以前は新規取引先と新規開拓情報の登録は紙の書類で行っていました。上長の承認をとった上で書類は本社にFAX送信され、そこからさらに各拠点へFAX送信、各拠点では紙の資料で回覧されていました。これを「サイボウズ Office」のカスタムアプリに置き換えたところ、様々な効果があったそうです。

「サイボウズ Office」でこの書類を置き換える際、当初は基本機能である「ワークフロー」を利用しようと考えましたが、「ワークフロー」は承認経路が一方通行で、分岐のないシンプルな設計になっています。そこで、吉原氏はカスタムアプリを使って承認経路の分岐が設定できる「新規取引先登録・開拓情報」アプリを作りました。

「新規取引先登録・開拓情報」アプリを営業部門の社員が使う時に、データを「新規取引先登録」にのみ書き込みたい場合と「開拓情報」にも書き込みたい場合があります。この書き込み先は、「内容」のラジオボタンの選択で明示できるように設定しました。

また、承認経路の分岐は、各承認ステップをステータス管理の「状況名」に登録しておき、分岐させたいところは「次の状況の初期値」を空欄にしておくという設定で実現しました。状況の設定で「次の状況の初期値」が空欄にしておくことで、現在の処理者が次の処理を選択することができます。申請内容によって、次の承認ステップを選択できるので、承認経路を分岐させることができます。
各承認ステップの承認者/担当者は、「次の処理者の初期値」で設定します。
このような分岐のある設定ができるのはカスタムアプリならではです。

また同社の社員はスマートフォンアプリの「KUNAI」で新規開拓情報を登録することが多いので、スマートフォン上での入力画面を考えて縦長に項目を並べるような工夫もされています。

「新規取引先登録・開拓情報アプリ」で色々な業務が効率化され、様々な"Less"が達成されたと吉原氏は語ります。

ペーパーレス化を実現したことで、その紙の資料に使っていた作業量・作業時間まで"Less"なり、誰でも場所を問わず情報にアクセス可能となったことで業務改善が実現しました。

5交通費・勤怠・報酬・立替精算を一元管理できるカスタムアプリ

株式会社 un.　湯浅一也様

株式会社 un.は訪問美容の会社です。関東全域で約180以上の介護施設や病院を訪問し、疾病・怪我などで外出が困難な方に美容サービスを提供しています。

そんな同社では20名のパートスタッフが勤務しており、タイムカード・交通費・立替経費の管理をしなくてはいけません。それぞれの管理のために一つずつアプリを作ると、開かないといけないアプリが増え、手間や申請漏れが発生してしまうと考えた湯浅氏は「1つ起動するだけで必要な作業が全部できる」一石二鳥なアプリを作りました。

こうしてできたのが、交通費申請・タイムカード・報酬額・立替申請が全部できるアプリです。アプリでは、その人の報酬額や勤務時間を集計することもできます。

また同社ではスタッフ32名が集うことはほぼありません。湯浅氏は社員同士が日々の所感を共有する「つぶやき部屋」というアプリも設けており、カスタムアプリを業務管理だけではなく社員の交流のきっかけを作る場としても活用しています。

このような気軽に書き込みできる"ゆるい"アプリと、業務管理の役割を担う"堅い"アプリを使い分けることも社内に楽しく「サイボウズ Office」を浸透させるコツだと湯浅氏は教えてくれました。

「サイボウズ Office」は湯浅氏にとっては「会社経営の先生」のような存在だと言います。1人の美容師としてスタートを切り、会社を運営する上で必要な機能がひとつになっている「サイボウズ Office」を利用することで、自然と必要な管理業務を学んでいったといいます。

また、湯浅氏は他の社員に対しても、業務改善のアイデアがあれば「とりあえずやってみる」という姿勢を大切にしており、美容師さんが自分からカスタムアプリを作ったり、設定を変えたりすることを推奨しているそうです。このようなユーザーを巻き込んだ「サイボウズ Office」運用への姿勢が生産性、チーム力を向上にも繋がっています。