イベントレポートサイボウズ Office 見学ツアー
「全社員が使えるシステムに」
カスタムアプリで取り組んだ業務効率化
- 株式会社西条環境分析センター -

1確かな技術で豊かな環境づくりを

愛媛県の東部、西日本最高峰石鎚山の麓に位置する西条市。古くより石鎚山の湧水の恩恵を受け、水の都として名高い。
そんな西条市で株式会社西条環境分析センターは1979年に創業し、「確かな技術で豊かな環境づくりに貢献する」というモットーの元、長年に渡り、水質や大気、騒音、振動、土壌などの環境分析の他、作業環境測定や製品分析など各種の測定や調査を行っている。

「暑かったり寒かったり、時には24時間の対応（交代制）になることもありますが頑張っています！」と笑顔で会社説明を行ってくださったのは社長の金子氏だ。
道路、土壌、河川、海など様々な場所を対象とする業務内容をご紹介いただいた。

2オフィス見学 - 環境分析を行う分析室

オフィス見学ではフラスコ、ビーカーなどの器具や分析装置が並ぶ分析室を見学した。白衣をまとった職員の方、至る所に記載された化学記号、劇薬管理のための鍵付きの保管庫、どれも普段は目にしない光景に、参加者は緊張感とワクワク感を持って見入っていた。
この日も建設業者からサンプルの土が持ち込まれ、受付の方の気さくな対応と、談笑する光景が印象的だった。「分析センター」と聞くとどこか堅苦しさを感じるが、同社は地域に根付き、信頼される存在になっている。

3サイボウズとの出会い

環境分析という業務の性質上、外出する社員も多く、ポストイットなどの紙媒体での情報共有ではどうしてもミスが発生していたという。そんなとき、村尾氏が偶然雑誌で目にしたのがサイボウズ Officeだった。
「他のシステムでは数十万という費用を要する上に構築も難しかった。それと比べてサイボウズは安価かつ、コンピューターが得意な人も苦手な人も、全社員が使えるシステム。これだ！とすぐに導入を決めた」と村尾氏は導入の経緯を説明する。

1サイボウズ Officeで始まる業務改革

同社では「サイボウズ Officeが全社員で使えるシステム」 になっている。単にサイボウズ Officeに搭載された機能を利用するのではなく、皆がより使いやすいように細かい工夫がされていた。

もう一つが「電話メモ」の活用だ。同社ではVPN環境を構築し、社外からもサイボウズ Officeにアクセスできるようにしており、外出時の入電状況、社内からの業務依頼などを「電話メモ」で担当者のスマートフォンで確認できるようにしていた。
通知をすぐに確認し、そのまま対応ができるというメリットは非常に大きいという。

2エクセルからの脱却、カスタムアプリの活用

同社で扱う情報は、専門的で、非常に多岐にわたる。また分析に利用する試薬、機器の種類も多いため、これまで行っていたマクロを使ったエクセルでの管理は非常に煩雑だったという。そこで、従来エクセルで管理していた内容を「カスタムアプリ」に移行し、より効率的な作業を目指している。
西条環境分析センターでは30個ものカスタムアプリを作成し利用しているが、その中でも最も利用されている「試薬発注」アプリについて、齋藤氏よりデモを交えてご紹介いただいた。

環境分析を行うための試薬の発注管理を行う「試薬発注」アプリは、利用者のミスを防ぐ工夫がされていた。
例えば、絞込機能やビュー機能（一覧画面に表示する項目や色付け）、ソート機能（並び替え）を駆使し、誰が、何を、いつ、という情報が一目で分かる。劇物や毒物を色付けする工夫には、同じような工夫が自社でも活かせそうと参加者もうなずいていた。
また、ダイレクト表示も駆使していた。同社では様々なデータが飛び交う中、欲しいデータをすぐに確認できるようにしておく必要がある。ダイレクト表示ではあらかじめ指定した、絞込やビュー、ソートを適用したデータをワンクリックで表示できるようになっていた。
この「試薬発注」アプリがあることにより、誤発注や発注漏れを防ぐことにつながっているという。

この他にも、分析管理システムのデータをCSVファイルで書き出し、カスタムアプリで読み込むことで管理できるようにした「データシート」アプリや機器の点検記録を行う「測定機器点検計画表」アプリなどをご紹介いただいた。いずれも利用者目線で作られており、利用者からのフィードバックを元により使い勝手の良いアプリとなるよう改善を繰り返しているそうだ。

3カスタムアプリでミスを責めない風土づくり

同社では年間を通して、業務上のミスを登録し、一番業務改善に役立ったミスを表彰する "ミステイクオブザイヤー" という取り組みを行っている。
「ミスを責めないことが大切。ミスの背景にはシステムや業務手順に問題がある。起きてしまったミスを業務改善につなげるため、社員にはミスを自慢するくらいに思って発表して欲しい。」と村尾氏は述べる。
このミステイクオブザイヤーの取り組みに使われているのがカスタムアプリで作成した「ミスコン・ヒヤリ進行チェック表」アプリである。アプリではミスの内容をランク付けし、社内で共有している。

4楽しみながら身に付けるカスタムアプリ活用法

サイボウズ Officeをはじめ、システムを導入する際には利用者が慣れるまでに時間がかかってしまうことが障壁となる。その結果、いつの間にか使われないシステムとなってしまい、せっかく導入しても無駄になってしまうことがある。
それを防ぐため、同社では業務の流れを問題集にし、カスタムアプリで回答する「アプリ練習問題」というアプリがある。例えば、どの薬品をどの手順で利用するのか、どのアプリに登録すればいいのか、業務フローを問題化している。間違えた問題は管理者チーム（村尾氏、齋藤氏）が口頭で解説するなど、フォロー体制もしっかりしている。

その他にも村尾氏の発案で実施した「分の読み方アンケート」といったアプリも作成している。どちらのアプリもあえて簡単な作りにし、回答する（編集）、確認する（閲覧）といった基本的な操作を楽しみながら利用者に覚えてもらう取り組みを行っていた。

5サイボウズサポートのすすめ

「カスタムアプリを作る上で行き詰ることもあった。そんなときにメールでサイボウズのサポートセンターに問い合わせると非常に早く的確な回答をくれた。最近は遠隔支援というサポートも利用した。ありがたいサポートだ。」と村尾氏から嬉しい言葉もいただいた。