ユーザー会レポートサイボウズ Office活用研究会
〜サイボウズ Officeの活用で業務を円滑に〜

1「保育に力を注ぐため」に事務仕事を徹底的に効率化

社会福祉法人みやび 理事長 中畑剛史様

社会福祉法人みやびは、保育園事業を大阪市と生駒市で10年営んでいます。サイボウズ Officeの利用歴は約5年で、主任クラスや事務スタッフなど約20人が利用しています。中畑氏からは3つの活用例が紹介されました。

プロジェクト資料や会話を集約できる「メッセージ」のチャット的活用法

同社は、「採用関係」「給食会議」など、同じトピックの情報があちこちに散らばらないように「メッセージ」をグループチャット的に利用しています。テーマAのやり取りを「テーマA専用のメッセージ」内で行い、関連資料もここに添付しておくのです。これにより、あるテーマについて振り返りたいときに「メッセージ」を見るだけで、全ての履歴を時系列で振り返ることができます。「メッセージ」は「固定リンク」を生成できます。同社では「給食会議についてのやりとり」など、重要なメッセージのURLをサイボウズ Officeのトップ画面に貼り付けており、給食会議について見たいときに瞬時にアクセスできるようにしています。このやり方を始めて6ヶ月程度ですが、過去のやりとりや関連資料を時系列で確認できるようになりとても便利になりました。

複雑な業務が明瞭に。「プロジェクト」機能の美しい活用法

同社は1年に1~2箇所保育園を新設します。これにあたり手配事が大量に発生します。これをうまく進めるために開園業務を一連のプロジェクトとしてとらえサイボウズ Officeの「プロジェクト」機能で管理しています。「プロジェクト」の中では手配ごとの詳細・担当者・進捗が一覧で確認できます。「誰がどの書類を用意する」などの詳細が一覧表になっており、ヌケモレのない美しいプロジェクト進行ができるようになりました。

ワークフローを活用し、わずか1日で全ての申請を決裁

同社は物品購入・職員採用・押印申請などでワークフロー機能を活用しています。例えば行政に提出する資料に押印が必要な場合、職員は作成した書類をPDFでワークフローに添付し押印申請を上げます。理事長である中畑氏は外出先でもiPadで申請を処理します。同業他社の多くは押印申請から決裁まで1週間かかることも多いといいますが、同社では1日もあれば決裁が下ります。ワークフローをうまく機能させるコツは「ワークフローの申請フォーム」作りにあると中畑氏は教えてくれました。必要な情報を把握してから決裁できるように、同社のワークフローは申請ごとに専用フォームが作成されており、その一つ一つに申告すべきことが細かく決められています。行政の監査が入った場合もサイボウズ Office内から該当資料を取り出して見せるだけでほぼ監査は終わります。何事もスピードが命。そんな中畑氏の考えが反映されているワークフローでした。

23年でペーパーレス化が実現

株式会社不二家商事 取締役営業部長 服部好彦様

株式会社不二家商事は、昭和20年代に創業し、昭和41年に法人化した歴史のある学生食堂の運営会社です。営業所は150箇所あります。正社員は約30名です。同社がサイボウズ Officeを導入した3年前までは、机の上には書類、情報共有はホワイトボードでといった昔ながらの形式で仕事を進めていました。そこからペーパーレス化が進み、今では卓上にはラップトップのみが置かれている状態と言います。

服部氏は、同社が実施している活用法を3つ紹介してくれました。
その1つ目は、最優先のプロジェクトの意識強化です。ある学生食堂の新規開設事業に意識を集中させるため、トップページには「◯◯大学学食オープンまで◯日！」と赤字で表示させています。
2つ目は重要情報にトップページからすばやくアクセスできる工夫です。同社の閑散期は大学の長期休暇期間です。そこで、大学の長期休暇を一覧表でまとめ、トップページからクリック一つで一覧表に飛べるようにしました。
3つ目はワークフロー機能の活用です。出金伝票・押印申請などに利用しています。これらの活用を通じて卓上から書類がなくなっていきました。

3昔ながらの仕事の進め方を効率化

株式会社城戸産業 分譲事業部 広報・販促課 主任 藤田尊士様

株式会社城戸産業は新築一戸建ての分譲を東大阪で営んでいます。社員は13名です。 サイボウズ Officeの導入は2018年1月でした。同社では2つの大きな課題が改善できました。

1)広告からの反響データをサイボウズ Officeで管理

同社の大きな課題に「顧客データがあちこちに散らばっていること」がありました。広告からの反響は紙のファイル・契約者リストはExcel・取引業者は筆まめといった具合です。この課題を解決するために藤田氏はまず「広告からの反響データ」の共有をサイボウズ Officeで行いました。カスタムアプリの顧客管理をカスタマイズして不動産業に必要な顧客情報を登録し、顧客との業務進行も記入できるようにしました。これを見れば、どの広告からの問い合わせか、ほしい物件の種類は何か？などが一覧で見える優れものです。

2)日報が不要になり、朝礼が毎日10分短縮されたスケジュール活用術

同社ではこれまで行動管理をGoogle Calendarで行っていましたが使い勝手が悪いと感じていました。例えば、Google Calendarでは一見何の予定なのか同僚に分かりにくかったのです。一方サイボウズ Officeでは予定を自社仕様にカスタマイズできます。同社では、「現場来客」「会議 / ミーティング」「住設打合せ」「金消（金銭消費賃借契約）」などを設定したことで、予定の中身が誰にも分かりやすくなりました。
また、予定には打合せで得た情報や実績を書き込めます。同社ではこれを日報とみなすことに決めました。これにより、日報を書く手間はなくなり、翌日の朝礼で行われていた10分の実績報告も不要となりました。おまけと言っては何ですが、社長に「今月の取引（物件引渡し）は何件ありますか？」と質問されるケースなどで正確な数字を即答できるようにもなって一石二鳥です。

4基本機能だけで情報共有が劇的に改善

東海バネ工業株式会社 営業Gr 鈴木歩維様

東海バネ工業株式会社は、バネをオーダーメイドで1個から設計・製造する会社です。本社は大阪、工場は兵庫県豊岡市にあります。サイボウズ Officeの利用歴は15年以上。スケジュール管理やワークフローなど基本的な機能だけで情報共有の問題を大幅に改善した実績があります。

1)拠点間の情報共有の課題を解決

同社の本社は大阪に、工場は兵庫県豊岡市にあります。そのため2拠点間の情報共有が困難という悩みがありました。この解決に向けてまず行ったのは大小様々なトピックスを「掲示板」で共有する取り組みでした。例えば、地元の高校生が豊岡工場に見学に来た際「手書きのレポート」を送ってくれました。このレポートは写真付きで掲示板で共有され、大阪本社にも高校生の感想が伝わりました。また、他拠点に必要な資料があるという問題もありましたが「ファイル管理機能」で解決しました。現在は部署・委員会・プロジェクトごとにフォルダを設けて運用しており、どの拠点からも必要な情報にアクセスできます。

2)顧客情報が営業部のものから会社のものへ

以前は「顧客情報」は営業グループのみで管理されていましたが、サイボウズ Office導入により全社で活用できるようになりました。今では工場からも必要な顧客情報にアクセスできます。

3)豊岡工場の見学受け入れ準備が効率化

同社では豊岡工場の見学を年間500名以上受け入れています。以前はこの対応が大変でした。見学の段取りが営業部から工場にうまく伝わらず、当日に必要な準備ができていないなどの問題が起こっていたのです。この問題は準備事項が正確に伝わる「豊岡来客対応依頼表」を「ワークフロー」で作成し解決しました。これさえあれば工場側は決められたとおりに準備をすればよく、工場見学がスムーズに進むようになりました。