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イベントレポートCybozu Days 2018「危機を乗り越えた中小企業が語るサイボウズ Office活用事例」

Cybozu Days は、年に1度のサイボウズ総合イベント。 サイボウズ製品やパートナー製品の展示から、働き方・経営などをテーマにした幅広いセッションまで、サイボウズの全てをご体感いただけます。今年は、福岡・愛媛・東京・大阪の4ヵ所で開催いたしました。 Cybozu Days 2018 Tokyo / Osaka にて、「危機を乗り越えた中小企業が語るサイボウズ Office活用事例」と題したセッションを開催しました。

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ビジネスを取り巻く環境が年々厳しくなるなか、中小企業は大小さまざまな危機に直面します。このセッションでは「サイボウズ Office」導入企業にご登壇いただき、それぞれの「危機」をどう乗り越えたのか、「サイボウズ Office」の活用法をまじえてご紹介いただきました。

工場と営業拠点が離れているため業務が渋滞

東海バネ工業株式会社
営業グループ 鈴木 歩維 様

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東海バネ工業株式会社は、大阪を拠点とする多品種微量オーダーメイドのばね製造の企業です。

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大阪本社と豊岡工場が車で2時間半離れているため、コミュニケーションに時間がかかるといった課題を抱えていました。

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特に、会社で積極的に受け入れている工場見学の受け入れは、双方で連携が取れないことが深刻でした。

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こういった課題を乗り越え、同社らしいおもてなしをしたいという想いから、社内に「おもてなし委員会」が発足しました。

課題への解決方法として活用したのが、サイボウズ Officeのワークフロー。工場見学を依頼する営業グループの担当者が、お客様ごとに日時・見学ルート・お弁当などの希望する対応についてワークフローで申請します。承認されれば、スケジュールに登録され、手間暇がかかっていたコーディネートが短時間で完了するようになりました。

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さらに、来客対応をスムーズにするため、「大阪 来客」「豊岡 来客」という来客予定を登録する専用のアカウントを作成。大阪・豊岡それぞれの拠点の所属メンバーのトップページに「来客」が表示されるように設定しています。

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こういった取り組みにより、同社では、

  • 会社の風通しが飛躍的によくなり、拠点間の温度差が大幅に改善。
  • 工場見学の対応がスムーズになり、より一層 "東海らしいおもてなし"が実現。
  • いつどこに誰がどんな用事で来社するか全員で共有でき、応対レスポンスが向上。

といった変化が生まれています。

日本一賃貸経営が難しいと言われる市場環境

株式会社日本エイジェント
システム開発課 戸田 昭仁 様

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株式会社日本エイジェントは、愛媛県松山市に拠点をおき、不動産賃貸・管理を中心とした不動産会社です。

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実は松山市は、日本で最も家賃相場が低く、賃貸経営が難しいと言われています。

厳しい市場環境の中で、同社では、カスタムアプリを使って生産性を向上させるための取り組みと、社員のモチベーションを高める取り組みを進めました。

1契約業務の見直しによる生産性向上

同社の店舗で賃貸仲介を行う際、物件登録から契約まで様々な業務が発生し、それぞれに工数がかかっています。この中で契約業務には、25%の工数がかかっていました。

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賃貸仲介は1月~4月に案件が集中します。店舗では営業活動に注力してほしい、との考えから、契約業務を店舗から契約センターへ移管する体制を作りました。

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しかしながら、当初、店舗と契約センターとの連絡は、書類をFAXまたは郵送で送っていたため、依頼内容がスムーズに伝わらないなどの課題がありました。そこで作成したのが、契約書業務を依頼するカスタムアプリです。

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店舗の担当者がカスタムアプリに依頼登録・申込書登録をすると、契約センターにメールが届きます。契約センターで作成担当者を登録すると、スケジュールに登録され、作成完了すると、依頼者にメールが届く、という仕組みです。アプリに契約書を添付できるので、ペーパーレス化も実現しました。このカスタムアプリのおかげで、依頼した内容がどういう状況かひと目でわかるようになりました。また契約書センターでの業務の分担や優先順位づけもできるようになりました。

店舗では契約業務にかかっていた時間を年間901人日分削減でき、営業に集中できるようになりました。これによってモデル店舗の花みずき南店では、売上が昨年より150%以上伸長するといった成果も出ています。

2業務報告書の見直しによる
モチベーションアップ

もう一つの取り組みとして、業務報告書があります。全社員が毎日記載するものです。同社では、店舗が複数あり、シフト勤務制で社員同士が顔を合わせる機会が少ないため、業務の状況をこの報告書で共有していました。しかし、当初は紙に手書きだったため、詳細まで書くには負担が多く、共有する範囲も限られていました。

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まずは書く手間を排除しようということで、Wordが導入されました。しかし、だれがいつ更新したか、どのバージョンが最新なのかなど、行き違いが多く、不便でした。そこで業務報告書をカスタムアプリで運用することになりました。

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業務報告書がカスタムアプリになって、いつでもだれでも登録できるようになり、画像を添付するなど、報告内容も充実してきました。さらに全社に共有ができるようになり、部署を越えて悩みを共有したり、解決にむけてアドバイスしあったりすることができるようになりました。

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さらに業務報告書の内容を元に毎月社内で表彰する制度も生まれました。受賞者を決める投票もカスタムアプリで行っており、社員のモチベーションアップにつながっています。

同社では、契約書業務の見直しや、業務報告書など、小さな改善を繰り返すことで、厳しい市場環境の中でも同業他社との差別化ができ、生き残ることができています。

業務拡大により管理業務が肥大化

株式会社 un.
代表取締役 湯浅 一也 様

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株式会社 un. は、訪問美容サービスを提供する企業として2012年に設立された企業です。

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同社では下記のような課題を抱えていました。

1.スタッフは、介護施設やお客様のご自宅へ直行直帰するという働き方

  • 訪問業務の後、報告などの事務仕事で残業が多い
  • 他のスタッフやチーム全体がどう動いているのか見えにくい

2.訪問美容の事業が拡大し、スタッフの数や案件数が増加

  • 勤怠管理・予約調整など管理業務が煩雑に
  • 経営理念や組織の一体感がスタッフに伝わりづらい

以前から、他社のチャットツールやサイボウズLiveなどのツールを使ってコミュニケーションをとっていましたが、上記のような課題が抱えきれなくなり、サイボウズ Officeの導入に踏み切りました。

具体的なサイボウズ Officeの
活用法とその効果

まずは、スタッフが施術内容や売上を報告するための売上管理アプリ(カスタムアプリ)です。

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以前は、一日の施術業務が終わった後、残業して入力していましたが、それをカスタムアプリにしました。報告すべき項目を設定しているので、スタッフは項目にそって選択するだけで報告ができます。残業しなくとも、訪問先でアプリに直接入力して報告できるようになりました。

訪問先を開拓するための営業活動も、営業情報管理アプリ(カスタムアプリ)で共有しています。

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これまではスタッフがバラバラに活動していたため、それぞれの活動の状況がどうなっているのかわかりませんでした。アプリで共有するようになって、「いつ、誰が、どこに行ったか」の活動状況がひと目でわかるようになりました。また他のメンバーが頑張っている様子が見えるのでスタッフが自分の空き時間に活動するなど、自ら考えて動けるようになりました。

この他にも施術中に起こりそうになったミスなどを共有するヒヤリハットアプリもあり、そこでの気づきを共有することで、事故の軽減や新規スタッフの教育の充実化につながっています。

また肥大化する管理業務については、タイムカード管理(カスタムアプリ)を活用することで、勤怠・時間を簡単に把握・集計できるようになり、効率化できています。

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訪問美容事業で最も大切な予約スケジュールの管理もスケジュール機能で調整ができるのでスタッフ間の調整が楽になり、一覧表示で全体の状況が見やすくなりました。

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さらにトップページで企業理念や組織の目標を共有したり、掲示板で報告・連絡・相談を徹底するといった取り組みによって、一体感を醸成することができています。

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株式会社un.がサイボウズ Officeを活用して実現したことをまとめるとこのようになります。

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こういった取り組みによって、同社では、下記のような成果が生まれています。

  • スタッフ1人あたりの残業時間-20時間/月
  • 訪問美容サービス利用者数1.7倍

なにより、業務効率化によって、スタッフにも笑顔が増えました。また訪問美容の施術のことにかけられる時間が増えたことで、よりよいサービスが提供できるようになり、お客様の笑顔にもつながっています。

以上、セッションの様子をお伝えしました。
「サイボウズ Office」活用のご参考になれば幸いです。

なお、セッションで使用したスライドを併せて公開しております。どうぞこちらもご覧ください。

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