イベントレポートCybozu Days 2018「危機を乗り越えた中小企業が語るサイボウズ Office活用事例」

1契約業務の見直しによる生産性向上

同社の店舗で賃貸仲介を行う際、物件登録から契約まで様々な業務が発生し、それぞれに工数がかかっています。この中で契約業務には、25％の工数がかかっていました。

賃貸仲介は1月~4月に案件が集中します。店舗では営業活動に注力してほしい、との考えから、契約業務を店舗から契約センターへ移管する体制を作りました。

しかしながら、当初、店舗と契約センターとの連絡は、書類をFAXまたは郵送で送っていたため、依頼内容がスムーズに伝わらないなどの課題がありました。そこで作成したのが、契約書業務を依頼するカスタムアプリです。

店舗の担当者がカスタムアプリに依頼登録・申込書登録をすると、契約センターにメールが届きます。契約センターで作成担当者を登録すると、スケジュールに登録され、作成完了すると、依頼者にメールが届く、という仕組みです。アプリに契約書を添付できるので、ペーパーレス化も実現しました。このカスタムアプリのおかげで、依頼した内容がどういう状況かひと目でわかるようになりました。また契約書センターでの業務の分担や優先順位づけもできるようになりました。

店舗では契約業務にかかっていた時間を年間901人日分削減でき、営業に集中できるようになりました。これによってモデル店舗の花みずき南店では、売上が昨年より150％以上伸長するといった成果も出ています。

具体的なサイボウズ Officeの
活用法とその効果

まずは、スタッフが施術内容や売上を報告するための売上管理アプリ（カスタムアプリ）です。

以前は、一日の施術業務が終わった後、残業して入力していましたが、それをカスタムアプリにしました。報告すべき項目を設定しているので、スタッフは項目にそって選択するだけで報告ができます。残業しなくとも、訪問先でアプリに直接入力して報告できるようになりました。

訪問先を開拓するための営業活動も、営業情報管理アプリ（カスタムアプリ）で共有しています。

これまではスタッフがバラバラに活動していたため、それぞれの活動の状況がどうなっているのかわかりませんでした。アプリで共有するようになって、「いつ、誰が、どこに行ったか」の活動状況がひと目でわかるようになりました。また他のメンバーが頑張っている様子が見えるのでスタッフが自分の空き時間に活動するなど、自ら考えて動けるようになりました。

この他にも施術中に起こりそうになったミスなどを共有するヒヤリハットアプリもあり、そこでの気づきを共有することで、事故の軽減や新規スタッフの教育の充実化につながっています。

また肥大化する管理業務については、タイムカード管理（カスタムアプリ）を活用することで、勤怠・時間を簡単に把握・集計できるようになり、効率化できています。

訪問美容事業で最も大切な予約スケジュールの管理もスケジュール機能で調整ができるのでスタッフ間の調整が楽になり、一覧表示で全体の状況が見やすくなりました。

さらにトップページで企業理念や組織の目標を共有したり、掲示板で報告・連絡・相談を徹底するといった取り組みによって、一体感を醸成することができています。

株式会社un.がサイボウズ Officeを活用して実現したことをまとめるとこのようになります。

こういった取り組みによって、同社では、下記のような成果が生まれています。

なにより、業務効率化によって、スタッフにも笑顔が増えました。また訪問美容の施術のことにかけられる時間が増えたことで、よりよいサービスが提供できるようになり、お客様の笑顔にもつながっています。