ハドルパートナー交流会レポートサイボウズ Officeで実現するコロナ禍の働き方

1カスタムアプリの業務報告を必須に　在宅勤務でもコミュニケーション量が増加

豊資会では、在宅勤務を開始する前からカスタムアプリで「ツイート報」というアプリを運用していました。「ツイート報」には日々の業務内容やそれにかかった所要時間を登録し、社員同士で共有できるようにしています。

在宅勤務を実施するにあたり、この「ツイート報」への書き込みを必須としたところ、在宅勤務中にサイボウズ Office上でやりとりされる情報量が増加。オンラインで朝礼・夕礼を開始したこととあわせて、在宅勤務実施前よりもコミュニケーション量が増加したように感じると言います。
離れて働いていると社員同士でコミュニケーションを取るのが難しくなりますが、同社ではサイボウズ Officeを活用することで、逆にコミュニケーション量を増加させることに成功しました。

2サーバー点検を遠隔で　カスタムアプリで同時に効率化も実現

同社のシステム管理課では、以前より日常のサーバー点検の所要時間を短縮する取り組みを行っていました。在宅勤務の開始をきっかけに、この取り組みを本格化させました。

それまではサーバー室に足を運びディスク空き容量やバックアップのチェックを目視で行っていました。中島氏は、それをCSVファイルをカスタムアプリに取り込むことで、遠隔で行えるようにしました。その名も「鯖くん大丈夫？」アプリです。
遠隔での点検を可能にしただけでなく、今まで個人の感覚や経験値でチェックしていた部分もこのアプリにデータを取り込むことで可視化でき、全員が同じ基準で点検を行うことができるようになったそうです。

さらに、サーバー室にWebカメラを設置することでサーバー本体の目視点検や温度計の確認も遠隔で行えるようになりました。紙に記入していた点検結果はカスタムアプリで入力フォームを作成し、ペーパーレス化しました。

このような取り組みの結果として、点検にかかる時間が約30〜50分短縮されました。また、リモートで日次点検ができるようになったことで、病院施設内への立ち入りを最小限に抑えることができます。これは、コロナウイルス感染症が拡大するなかで、病院を運営する同社にとって大きな意味があることです。

1カスタムアプリで体調不良者発生時の素早い対応を可能に

社内でコロナウイルス感染症を発生させない取り組みのひとつとして、加藤氏はカスタムアプリを利用して社員、その同居家族、さらには運営する施設の利用者の体調の異変を報告できるアプリ「コロナ対応アプリ」を作成しました。

「コロナ対応アプリ」に、体調不良者の症状や症状が出た日、最終出勤日／利用日などを入力します。コメント機能を活用することで、その後の経過観察や出勤可否などに関するやりとりを全てアプリ内で完結させることができます。
体調不良者が発生したときには、もしもの場合に感染を広げないような対応が必要です。同社では、このアプリの活用によって、経過や検査の結果を逐一社内で把握し、素早く対応方針を決めることが可能になっています。

2スケジュール登録のクリック数減でZoom会議室の利用を簡単に

多くの企業がそうであったように、同社でも対面で行っていた会議がオンラインでの開催に移行し、Zoomを利用した会議の回数が増加しました。
Zoomのミーティングルームを利用する場合、そのURLを参加者に共有する必要がありますが、URLをわざわざコピーしてきてスケジュールに入力するのは面倒です。

そこで、サイボウズ Officeに登録してある施設情報にZoomのURLを登録し、スケジュール登録の際に[施設情報の表示]からすぐURLを確認できるように工夫をしています。

業務中にスケジュールを登録する場面は多いので、このようなクリック数を減らすちょっとした工夫でも、作業のストレスを減らしてくれます。

1コロナをきっかけに形骸化した朝礼のやり方を見直し

コロナウイルスの感染が拡大する以前は、毎日全員参加で行っていたという朝礼。10〜15分で連絡事項を共有し、ラジオ体操をするという内容でした。この朝礼は社員全員で情報共有ができる場ではありましたが、議事録もなく、形骸化しつつあったといいます。

コロナをきっかけに朝礼の実施方法を見直した原田氏。接触を減らすため参加者を絞り、「個人フォルダ（メッセージ）」を利用して議事録を共有することにしました。
その結果、以前は各自のメモなどに頼っていた情報がサイボウズ Office上で見返せるようになり、連絡事項に関係するリンクなども掲載できるようになったので情報の質も向上しました。

"ウィズ・コロナの時代"に突入し、今までと同じ方法で朝礼が行えなくなったことを逆手にとって、今まで以上に有意義な朝礼をサイボウズ Officeで実現した原田氏。
情報共有の質は高まったものの、やはり社員が集まって全社的なやりとりをする場がなくなったことが課題だと感じていると言います。この課題にも、ぜひサイボウズ Officeを活用して取り組んでいただきたいです。

1アンケート機能を活用して、Web会議のお悩みを解決

同社でも、以前から行われていた朝礼のあり方がコロナをきっかけに変わったと言います。
以前の朝礼は対面形式で行われていたため、大学の施設内に常駐してるスタッフなど、参加できないスタッフも多くいました。コロナをきっかけにZoomを利用して朝礼を実施することになり、今までは参加できていなかった常駐スタッフも参加できるようになりました。

しかし、離れた場所からも参加できるというメリットがある一方で、実際に誰が参加するのか、カメラと音声をオンにして参加できる環境にいるのかが把握しにくくなるという問題も発生しました。
これを解決するために同社では「スケジュール」のアンケート機能を活用して、出欠確認を行うとともに、事前に「顔出し&声出しOK」「チャットで出席」など、どのような状態で朝礼に参加するのか回答するようにしています。

参加者のカメラがオフになっていてなんとなく会議がやりづらい...というのはWeb会議でよくあるお悩みではないでしょうか。アンケート機能で事前に参加形態を共有しておくだけでも、出先などでカメラ・音声をオンにできないメンバーがいる会議を行いやすくなるかもしれません。ぜひ真似してみたい活用事例でした。

2コロナ禍で生まれた新しい取り組み「読書アウトプット」

在宅勤務が増加し社員間の交流が難しくなるなか、本から得た知識や考えを社員同士でアウトプットする取り組みを始めた同社。希望者が本や映画を紹介するオンラインの発表会を、カスタムアプリ「読書アウトプット」を使って運用しています。

発表のために作成した資料や、発表会をZoomで録画したものを「読書アプトプット」アプリに蓄積していくことで、後から見返したときにまるで本棚のようなアプリケーションになっています。

このようにカスタムアプリを使って発表会の内容をデータベース化していくことで、かんたんに情報共有ができ、情報の内容も質の高いものになっていることが伺えます。離れて働いていながらも、読書を通じて同僚の考え方などを知ることができ、チームメンバーの相互理解を深めることができる素晴らしい取り組みでした。

1サイボウズ Officeを使ってゴルフラウンドでの"密"回避

関西ゴルフ練習場連盟には、ゴルフインストラクターなどゴルフスキルの向上を目指す人が研修生として所属しており、その研修生を集めたラウンドを定期的に開催しています。
以前は出欠確認・ラウンドの組み合わせ・スコアの確認などを、すべて紙やホワイトボードを使って行っていました。ラウンド中に参加者のスコアを確認する際には、速報が掲載されたホワイトボードに人が群がり、"密"が発生していたといいます。

このようなラウンド運営を、サイボウズ Officeを使ってオンラインに移行しました。「カスタムアプリ」にスコアの速報を入力していくことで、参加者各々が持っているモバイル端末からスコア情報を確認できるようになり、問題視していたラウンド中の"密"発生もなくなりました。

サイボウズ Officeの活用によって、"ウィズ・コロナ時代"に合ったラウンド運営が可能になりました。さらに、郵送で行っていた出欠確認や成績表配布もサイボウズ Office上でできるようになったので、手間と費用も大幅に削減されたという効果もあったようです。