イベントレポートサイボウズ Officeスペシャルセミナー 〜導入企業に聞くIT化のはじめ方・すすめ方〜

顧客からの商品開発依頼を受けると開発依頼書という稟議書をあげるのですが、決裁者が不在などの理由で承認までに2〜3週間もかかっていました。
年間500件の商品開発依頼があるので書類を探すのもひと苦労です。
社内で書類が行方不明になることもあり書類にGPSを付けたい、と思うこともありました。
それを解決する方法として、サイボウズ Officeのワークフロー機能が使えそうだと考え、社内で導入を提案しました。

もともとメーラーとしてOutlookを使っていました。
ITが得意な人には使いやすいのですが、苦手な人はメンテナンスすることすら忘れてしまい、気付くと膨大な容量のデータを抱えてしまいます。そこから卒業したかったのがきっかけでした。
また、全国23営業所と事業部、合計30の拠点があるのですが、顧客情報を会社の資産として蓄積できたらいいなと考えていました。

約35人の営業スタッフの新規営業案件数、事故対応の進捗、提案内容を全く把握できておらず、彼らの業務を見える化したいと考えていました。
業務の内容を見える化することで、個人事業主の集合体からしっかりした企業体に成長したいと思いました。
大手企業では会社のポータルサイトを持っていて、同じ操作で仕事ができるものです。
皆が同じ画面を見て、同じ仕事のやり方をすることで会社への帰属意識も高めたいと考えました。

「開発依頼書」の申請から決裁までにかかる日数が3週間から2日に短縮されたことは大きな効果でした。
ワークフローは決裁者が出張中でもパソコンがあれば処理されるのでとても早いです。
最近ではワークフローのコメント欄を利用してこれまで共有できなかった開発の進捗、原材料の仕入先、資材の調達状況なども関係部署に伝わるようになりました。
書き込まれたある商品の原料情報を他の商品開発に役立てるなど、共有された情報が仕事に活かされ始めています。

サイボウズ Officeが社内に浸透し、顧客情報を会社の財産にする土壌が整いました。
今では報告書は顧客データベースと連動しており、お客様とのやり取りが時系列でサイボウズ Officeに蓄積されています。
以前と比べて引き継ぎが楽になり、異動した初日から業務がスムーズに行えるようになりました。
営業スタッフはiPadを持っているのでスキマ時間に報告書を書くなどの仕事ができるようになりました。効率化できた分だけ他の仕事に時間を使えるようになったことは大きな成果だと感じています。

スケジュール機能の予定メニューを利用して、営業スタッフが提案からクロージングまでにすべきタスクを色分け登録しています。
赤は生命保険の提案、ブルーは損害保険の提案、紫は事故対応といった形です。
これによってスタッフの週単位や月単位のスケジュールを見ると、業務の内容や行動量が一目瞭然になりました。
保険代理店では膨大な手続きがあり、それを営業と事務の間で依頼・確認する業務が発生します。
以前はそのやりとりを管理するために専門のスタッフが必要でした。でも手続きをカスタムアプリで管理するようになった結果、1〜2人分の人件費が浮きました。
隣の人の仕事量や困りごともカスタムアプリ上で見えるようになり、声を掛け合うなどチームワークも高まりました。

新しいツールへの反発やスケジュールを管理されることへの抵抗を乗り越えるために考えたのが「スモールスタート作戦」です。
当時、弊社では会議室を予約するとき、ドアに「○月○日13:00-14:00熊抱」と書いたふせんを貼っていました。
しかし重複していないかどうかわかりにくく、ふせんがはがれることもあり、課題に感じていました。
そこで会議室の予約をサイボウズ Office優先にして、まずはツールに慣れるところからスタートしました。
そしてみんなが慣れたころに本来の目的であるワークフロー機能の利用を開始しました。スモールスタートはうまくいきましたね。
導入の主目的であるワークフロー機能についても「開発依頼書」のみでスタートし、その成果を見た周りの人が「他の申請書もワークフローでやってみよう」と言い出したことで利用が拡大しました。
小さな成功体験が次の取り組みにつながったと感じています。

まずはグループウェアとは何かを説明するためにパワーポイントでマニュアルを作って全ユーザーに配信し、ユーザーのメリットを徹底的に伝えることを心がけました。
具体的には、iPadで営業のスキマ時間を有効利用できる、異動時の組織変更については、Outlookだと個々人がアドレス帳に登録する必要がありましたが、サイボウズ Officeの場合はシステム部が担うことで、全体での作業時間が格段に削減できる、などです。
1年も経つとみんな理解してくれました。サイボウズ Officeはコツが分かれば管理者でない人でも、隣の人に教えることができます。
営業所の誰か1人が使えるようになると、芋づる式に使える人が増えていきました。その誰か1人に事務の方がなってくれました。
私にとって営業所の事務の方は新しい機能を伝える時の強い味方です。

社内のITリテラシーはあまり高くなく、パソコンのキーボードを人差し指でポッチポッチと押す70代のメンバーもいるところからのスタートでした。
まずは最重要業務である保険の更新手続きをサイボウズ Officeで行う、というルールを徹底し、全員が使わざるを得ない環境を作りました。
サイボウズ Officeでは、カスタムアプリで管理している保険の更新情報をスケジュールと連携して表示させることができます。
お客様がいつ満期になるかといった情報が担当する営業スタッフのスケジュールにやるべき仕事として自動的に表示されます。
営業スタッフにとっても自分のタスクを把握しやすくなり、およそ2ヶ月半で浸透しました。

取引業者とのやりとりを報告書で共有するようになって、同じ部署の他のメンバーが担当している業者の情報も調べられるようになりました。
問い合わせや資料の取り寄せの手間が省けることにとてもメリットを感じています。
いまでは共有範囲に他部署の人も入れるなど、どんどん広がってきています。

うちは工事会社のためか1クリックを手間に感じる傾向があります。
ある操作に必要なクリック数を減らしてほしいと要望を出したことがあるのですが、次のバージョンアップで反映されました。
ユーザーに寄り添ってくれていると思います。

私は120％満足しています。特にカスタマーサポートがいいですね。
電話してやりたいことを伝えるとカスタムアプリの構築方法を細かく教えてくれるのでとても助かりました。
コールセンターの無いサービスが多い中で電話がつながるのはありがたいです。

より安さや手軽さをうたうグループウェアも検討しましたが、導入の目的がワークフローだったのでサイボウズ Officeを選びました。

言葉が行き交うようなコミュニケーションツールがほしいと思っていました。
サイボウズ Office導入前は、別のグループウェアを数人でお試し利用しましたが、決められた情報を登録しないと次のページに進めないなど、操作が根付きにくく感じ、採用しませんでした。
サイボウズ Officeの決め手は、簡単に操作できて、使っていて楽しいので、どんな職種の人にとっても使いやすいと思った点でした。

海外の顧客管理システムを検討しましたが高額すぎることとITスキルがないと扱いにくく年配社員には難しいことから採用しませんでした。
今では中小企業がグループウェアを入れるのなら、私はサイボウズ Office一択と考えています。
理由は、ユーザビリティの良さが群を抜いているので誰にでも使えることです。
また、ITスキルに自信がなくても自社の業務にフィットしたカスタムアプリを作れ、業務が劇的に効率化される点は素晴らしいですね。

最近ではスマートフォンのアプリをもっと活用したいと思っています。アプリの使い勝手がもっと良くなるとさらに活用が進むのでいいですね。

顧客情報に蓄積されている対応履歴の大切さや、これらの情報から見えてくるものがあることをより多くの社員に気づいてほしいと考えています。

アドレス帳機能を利用して法人データベースを作りたいです。