ハドルパートナー交流会レポート「働き方」事例 ＆ 各社の気になる活用事例とは？

1残業が当然の業界で「ほぼ残業なし」を実現

株式会社グローバルカンパニー　取締役　中田徳仁様

グローバルカンパニーは貿易業で、中古建機をアジア・アフリカ・アメリカなどに輸出しています。
中田氏は会計事務所とグローバルカンパニーの仕事を掛け持ちしており、どちらの会社にもサイボウズ Officeを導入した人物で、両社の活用事例が紹介されました。

会計事務所では「業務の合理化・仕事量や進捗情報の共有・ペーパーレス化」を目的にサイボウズ Officeを導入しました。 会計事務所の課題は山積みでした。

などがあり、毎日残業が続き、終電帰宅が常態化していました。

中田氏はこれらの課題をクラウドで情報共有することで解決しようとサイボウズ Officeを導入しました。

導入内容

導入時の課題はサイボウズ Officeの利用が浸透しないことでした。
スタッフにはスケジュールや業務アプリへの入力を徹底的に呼びかけ「使えば自分が便利になる」ことを地道に訴えたところ利用され始めたといいます。

結果、当初の課題のほとんどが解決し収益もアップしました。
特筆すべきは、業務の合理化が進み直行直帰も可能になったことで、残業が美徳とも言われている会計業界では稀な「成果を上げながら定時退社できる会社」になりました。

世界中どこでも勤務可能に

貿易会社では「全社員のスケジュールのクラウド共有」「売上や仕入れ業務のクラウド管理」を目的にサイボウズ Officeが導入されました。
最初はなかなか営業マンの利用が進みませんでしたが、同社のサイボウズ Officeは一つのアプリで売上管理から利益計算まで全てを行う仕組みにしていたので「入力をしないと自分の成績を閲覧できない」ことを伝えると使われ始めました。

導入効果は大きく2つあります。

1つ目は、営業マンのスケジュールや取引状況が一つのアプリに集約されているのでお互いが仕事をフォローし合えるようになりました。
２つ目は、世界中どこでも自由自在に業務を進行できるようになりました。

2サイボウズ Officeを利用したチームワークの高め方

株式会社ワークアカデミー　企画推進部　スクール事業部　部長　柴橋静華様

サイボウズ Office歴17年のワークアカデミー様からは、サイボウズ Officeを活用した「チームワークの高め方」が紹介されました。

1つ目は「チームで資料を作成する」事例です。
同社では講演資料などをチームで作成しています。まず、発表者は発表案を考えて開発チームにスライドを依頼します。その後、できた原稿はチェッカーが確認し、最後にスライド作成者が最終稿を「登壇当日のスケジュール」に貼り付けます。

これによりスケジュールに最終稿が置いてあるので資料を忘れてしまう・ボツ原稿を誤って持参するといったミスが起こりません。 この仕事の進め方をしている理由は同社が「得意な人が得意なことをする」方針だからです。結果として資料作成は早いですし、期日も守れます。同社の文化とサイボウズ Officeを組み合わせてチームワークを高めている素敵な事例です。

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2つ目は「重要な職務に集中するための環境づくり」です。
同社にはスクール事業部があり、社会人向けのビジネススクール2校を6~7人のスタッフで運営しています。

シフト制で出勤日時がバラバラなので「いつ誰が出勤して何を担当するのか？」を明確にする目的でサイボウズ Officeの下部に出勤者のスケジュールを期間予定で表示させています。期間予定には業務記号が入れてあり、記号を見るだけでその人の当日の担当内容や勤務時間が分かります。

スクールの授業がスタートすると1日同じオフィスにいても顔を合わせることはできませんが、サイボウズ Officeのスケジュールを見ることで、誰がいま何を担当しているのか全員に共有でき、安心して各々の業務を進行できています。

3つ目は「業務に集中するための電話応対ルール」の事例です。
スクール事業部は少数で多くの受講生を担当しているので全員運営にかかりきりです。しかし以前は社内外から電話が殺到しており、最も重要なスクール運営に集中できない状態でした。

そこで社内電話にルールを設けました。別拠点にある本部からスクール事業部に電話をかける場合はかける前にサイボウズ Officeで相手のスケジュールを確認し、相手が空いているときに電話するルールです。

また、社内電話は3コール以上鳴らして出ない場合は切ります。着信音は内線と外線で音を変えており、「内線音の場合は電話をとらなくても良い。」と決め、業務に集中できる環境を作り上げました。

同社はサイボウズ Officeと電話をつなげてより良い環境を実現すべく10年も試行錯誤してきており、このやり方はこれまでの中でベストと感じているそうです。

3全42件の面談の予定調整を自動化する工夫

シャローム株式会社　取締役　加藤徹様

ある日、加藤氏は42件の面談を1ヶ月以内に実施することになり、約200人のスケジュール調整を迫られました。

同社では「参加者ではないが予定を知っておいて欲しい人をスケジュールに追加する習慣」があるので42件もの会議が通常のスケジュールに入ってきたら、自分の本当の予定が分からない状態になることが予測できました。

同時に42件もの予定調整を自分で行うと調整作業で消耗してしまいます。

【ビフォー】自分の本当の予定が分かりにくい

解決策は「調整用」という名前の「組織」をサイボウズ Officeに設けることでした。
「調整用」のスケジュールには加藤氏がミーティングに参加できる時間を空き枠として登録。そこにメインで面談を受ける人が「同席する上司の予定調整をした上で確定予定を入力」してもらうことにしました。

これで加藤氏はほぼ自動的に1ヶ月42件の会議の予定を立てることができました。

【アフター】42件約200人の予定調整を半自動化

空き時間の生産性が劇的に上がるモバイルショートカット

加藤氏はiPhoneのホーム画面に「サイボウズ Officeのよく使う機能へのショートカット」を貼り付けています。見たい情報に1タップでアクセスし高速処理できるスマートな工夫です。

その内の一つに「モバイルからパソコンにデータを送りたいときのためのメモ機能」があります。
自分の宛先を予めセットしてあるメッセージを、モバイルのホーム画面に置いておくシンプルなものですが、送りたいデータをメモ画面に添付するだけでパソコンに写真や資料を送信できて便利です。

加藤氏はワークフロー業務ではサイボウズ Officeの公式アプリサイボウズ KUNAIが便利と言います。
サイボウズ KUNAIでは1つの案件を承認するとすぐに次の案件の画面が表示されるので、毎回申請一覧に戻ることなく承認作業だけに集中できるためです。
ひと手間・ふた手間を惜しみ、業務効率を追求する加藤氏の工夫に参加者は一様に驚き、感動を隠せませんでした。

4新規事業の管理ツールをカスタムアプリで安く構築

株式会社メカ　取締役副社長　原田直幸様

株式会社メカでは、ろ過器の製造販売事業に加えて研修事業を始めました。同社にとって初のBtoC事業であり、最初は参加者の申込み・振り込み・お礼などをどう管理すべきか悩みましたが、カスタムアプリで「教育事業参加管理001」を作成し、課題を解決しました。

同アプリは参加者名・参加イベント名・金額・支払い方法などを入力するとグラフ化・詳細情報の一覧確認が簡単にできます。同アプリにより管理面では集客媒体ごとに参加者を一元管理ができるようになりました。分析面では販売した研修ごとの粗利や参加者ごとの参加費を分析して今後に活かしています。

アプリ名に版を付ける

同社のカスタムアプリには「アプリの役割＋版」の形で命名するという規則があります。アプリが改定されると001→002のように番号が進みます。版が進むほどよく使われているアプリと言えます。活用度の高いものTOP２は「メンテ管理アプリ_013」と「納品管理アプリ_005」です。

同社のメイン事業である業務用油のろ過装置のメンテナンスや納品業務を管理するアプリで、部署間の情報共有ができるようになり製造や納期の管理が正確になっただけでなく、大幅な作業時間の削減にもつながりました。

こうした「業務の中心となるシステムを組むと何百万円もかかるものですが、カスタムアプリのおかげで欲しい機能を安く実現できた」と原田氏は発表を締めくくりました。

5メールワイズによるECサイト顧客対応の効率化

株式会社京みずは　代表取締役社長　北川三四郎様

京みずは様は、1999年からネット通販で和菓子を販売しているECの草分け的存在です。
同社は仕組み化の方針として「やる気に頼らない」「記憶力に頼らない」「能力に頼らない」の3つをモットーに業務上の問題を仕組み化して解決しています。

そんな同社のメールワイズ導入のきっかけは「ほったらかしになっていたクレームが悪化した」ことでした。当時はメールソフトのベッキーを使っており、スタッフが交代で休暇をとるため全員で情報共有できないなか根性論でクレーム対応をしていました。

これを仕組みで解決すべくメールワイズが導入されました。北川氏によるとメールワイズの利点は「届いたメールにコメントが書けること」といいます。顧客応対のメモを記入しておけばいつでも・誰でも過去の応対内容を確認できるためです。

不測の事態に備えるメールアカウントの工夫

同社は複数のECサイトを運営しており店舗ごとにアドレスがあります。
受信したメールは転送専用の自社メールアドレスに一度集約され、そこからさらにメールワイズと一般的なメールソフトの２箇所に送信されます。
２箇所に同じメールを送る理由は、メールワイズだけに頼るのではなくバックアップを用意して不測の事態に備えるためです。

フローとストック、製品の使い分けのポイント

同社ではメールワイズと一般的なメールソフトを併用しておりそれぞれに役割を与えています。
メールワイズはフローで未処理案件の返信が主な目的です。一方の一般的なメールソフトはストックです。後で特定のメールを検索するシーンで利用します。

長年の経験と考え抜かれた仕組みにより膨大なメールを効率的、安定的に処理している具体的な話に参加者は何度もうなずきながら聞き入っていました。

まとめ

第4回目のハドルパートナー交流会。 働き方のパートではリモートワークを活用したオリジナルの働き方が紹介されました。 ディスカッションタイムは離れた場所をつないで仕事をするノウハウが熱心に交換されました。

熱心な意見交換のおかげで有意義な交流会になりました。ありがとうございました。