ユーザー会レポートサイボウズ Office 活用研究会
〜業務の効率化と社内浸透を実現するには？〜
座談会編
2018年11月27日にサイボウズ福岡オフィスで「サイボウズ Office」活用研究会を開催しました。ご参加いただいたみなさまの発表終了後、座談会を行いました。その様子をお伝えします。
ご参加いただいたみなさまの発表内容については、下記にてご紹介しています。
INDEX今回の参加者
今回はサイボウズ Officeをご利用中の5社のユーザー様にお集まりいただきました。
| 会社名 | 業種 | 導入時期 | ユーザー数 | ご利用コース |
|---|---|---|---|---|
| ニビシ醤油株式会社 | 製造業 | 2016年 | 70名 | クラウド版 スタンダード |
| 中村学園三陽中学・高等学校 | 教育業 | 2000年 | 無制限 | パッケージ版 プレミアム |
| トリゼンフーズ株式会社 | 製造業 | 2017年 | 176名 | クラウド版 プレミアム |
| 豊資会グループ | 医療・介護 | 2001年 | 無制限 | パッケージ版 プレミアム |
| 株式会社ベストリスクマネジメント | コンサルティング業 | 2015年 | 5名 | クラウド版 プレミアム |
座談会
座談会では「社内でより多くのメンバーにサイボウズ Officeを使ってもらうためにはどうしたらいいか？」という点に話題が集中しました。
サイボウズ Officeを社内で浸透させるための工夫
社内で説明会を開催しました。
サイボウズ Officeでは、「社内のユーザー向けのマニュアルがほしい！」という管理者のみなさまからのご要望をもとに、よく使われている12の機能について、基本の操作方法を説明する資料をご用意しています。下記よりダウンロードしてご利用ください。
あるタイミング以降、サイボウズ Officeを使った申請以外では依頼を受け付けないことに決めました。
日報を作りたいというニーズの高かった営業部門で3~4ヶ月運用してもらいました。
その部署での事例を元に社内に広げていこうとしています。
カスタムアプリはだれもが使えるようにするため、ユーザーが行う操作が3~4タップで完結するようにアプリを設計しています。
管理者側が現場のことをよくわからないままにカスタムアプリを作っても、なかなか浸透しませんでした。
そこで最近は、現場の人たちに作ってもらって、管理者はそのサポートをするという形にしたら、活用が進むようになりました。
カスタムアプリは、アプリ名を「事務ポン」「法人オセロ」「保険の宝箱」などアレンジして、覚えやすくしたり、デザインのアイコンや背景をアプリごとに変えるなどして、メンバーが楽しく使える工夫をしています。
プロフィール写真の登録について
社内浸透に関連して、プロフィール写真の登録が進まないといったお悩みも出てきました。プロフィール写真の設定も企業様によって様々なようです。
楽しんで使ってもらいたいので、自分の写真でも、イラストや好きな画像でもOKにしています。
ユーザー自身ではなかなか登録してくれないので、管理者の方でまとめて登録しています。
サイボウズから、活用状況をヒアリングした企業様での例をご紹介しました。丸印の中に登録ユーザーの姓を入れた印鑑のような画像（※下記イメージ参照）を作成し、プロフィール写真として登録するという運用です。「いいね」などのリアクションボタンを押したとき、だれが押したかがわかりやすいとおっしゃっていました。
＜印鑑風プロフィール写真の活用イメージ＞
活用研究会に参加した方々の感想
みなさんの活用方法を伺って、所属する部署と別の場所にある本部との書類のやりとりなどをワークフローやカスタムアプリを使ってやってみようと思いました。
他社導入から運用までの全体像が聞けたのはおもしろかったです。
管理者の悩みも共通だなと実感しました。
活用方法の発表の途中から座談会、さらには休憩時間まで、「もっと活用するには？」「社内にどうやって落とし込んでいますか？」といった質問やコメントが活発に飛び交いました。企業様ごとに活用方法や運用ルール、風土に違いはありますが、管理者様ならではのお悩みや、それを解決するための取り組みについて、情報交換を楽しんでいただけたようです。
