ユーザー会レポートサイボウズ Office 活用研究会
〜業務の効率化と社内浸透を実現するには？〜
発表編

2018年11月27日にサイボウズ福岡オフィスで「サイボウズ Office」活用研究会を開催しました。その様子を発表編、座談会編に分けてレポートします。

INDEX

今回の参加者

今回の参加者

今回はサイボウズ Officeをご利用中の5社のユーザー様にお集まりいただきました。

会社名	業種	導入時期	ユーザー数	ご利用コース
ニビシ醤油株式会社	製造業	2016年	70名	クラウド版スタンダード
中村学園三陽中学・高等学校	教育業	2000年	無制限	パッケージ版プレミアム
トリゼンフーズ株式会社	製造業	2017年	176名	クラウド版プレミアム
豊資会グループ	医療・介護	2001年	無制限	パッケージ版プレミアム
株式会社ベストリスクマネジメント	コンサルティング業	2015年	5名	クラウド版プレミアム

活用発表

今回のテーマは、「サイボウズ Officeで最も業務効率化できたこと」。参加者の方々に発表いただいた内容を紹介いたします。

1社内申請書類をワークフロー機能で電子化

ニビシ醤油株式会社開発課係長熊抱貴士様

ニビシ醤油株式会社は、2019年に設立100周年を迎えます。

お客様から商品開発のご依頼を承る際に、サイボウズ Office導入以前は、社内申請書類「商品開発依頼書」を紙で作成・回覧していました。それをサイボウズ Officeのワークフロー機能に移行したことで、業務効率化を図ることができました。

【Before】

決裁まで3週間くらいの時間がかかっていた
- 紙での回覧のため時間がかかる
- 出張などでいない場合、回覧が止まる
- どこまで回覧が進んでいるか不明
紙の場合、紛失や毀損するリスクがある
後日閲覧する場合、ファイリングした書類を探すのに時間がかかる

【After】

時間が短縮されて２〜３日で決裁が完了するようになった
⇒ 関係者が出張していても決裁ができる
⇒ どこで止まっているかがすぐに分かる
紛失や毀損のリスクが回避できるようになった
過去の申請を検索機能ですぐに探すことができる

ニビシ醤油株式会社様の事例を見る

2施設予約で授業スケジュールと教室稼働率を見える化

中村学園三陽中学・高等学校事務室大石剛弘様

中村学園では、中学・高等学校・大学でサイボウズ Officeを利用しています。

授業の予定を管理するためにスケジュールと施設予約を活用しています。毎年、年度末に授業の予定をまとめて登録しているそうです。

校舎が複数の棟に分かれているため、どの教室でなんの授業が行われているのかを把握するのが難しかったのですが、スケジュールと施設管理によって、「どこの教室があいているか」「教室の稼働率がどうなっているか」が簡単にわかるようになりました。

3店舗・本部間のやりとりと制作業務をカスタムアプリで円滑に

トリゼンフーズ株式会社企画室野上訓子様

国内に30数店舗の飲食店を展開しています。

その店舗で使用したいメニューやフライヤーなどについて、店舗から本部へ制作依頼書を送って制作していました。

＜制作物依頼のフロー＞

店舗が要望するメニューやフライヤーの制作依頼書を本部に送る
上長やエリアマネージャーが店舗の売上状況などから制作の可否を判断
承認された案件について、制作着手
制作物ができあがったら、本部マネージャーが確認して店舗へ送付

この制作依頼書の送付・やりとりを以前はFAXとメールで行っていましたが、カスタムアプリに移行しました。それによって、次のような変化が起こりました。

【Before】

制作依頼書を店舗から本部へ送ったFAXが、見にくくなってしまうこともあった
店舗と本部のやりとりはメールで。本部側は全店舗からの依頼を受けるので大量のメールに埋もれがちに
紙で回ったあとに、制作費用などをExcelで集計していた

【After】

ステータス管理で、依頼⇒承認⇒制作⇒確認までの流れがすべて管理できるようになった
レコード上で進捗状況を確認でき、途中のやりとりもコメントが残るので経緯がわかりやすくなった
制作にかかった費用の項目を設定することで、集計も自動でできるようになった
レコードごとに案件番号を付与。完成した制作物のファイルに案件番号をつけて、ファイル管理に保存

4ハード故障への対応業務をワークフローで効率化

豊資会グループシステム管理課課長中島達也様

豊資会グループは、福岡県古賀市を中心に、医療・介護の分野で4法人、9施設、26事業所を展開しています。

グループのあらゆる組織・現場でシステムを利用しており、そのために必要なハードウェアの数は膨大です。

サーバー 28台
パソコン端末　321台
ipad　21台
プリンター78台

月2~5件のハード故障が発生し、修理をする必要がありました。しかしながら、稟議申請・決裁が終わってから修理を手配して復旧するまでにとても時間がかかっていました。

この状況を打開するため、紙だった稟議申請をサイボウズ Officeのワークフロー機能で行うようにしました。

【Before】

稟議を申請してから決裁がおりるまでに7〜10日かかっていた
決裁後、修理手配して復旧までに10〜21日かかっていた
故障の発生から復旧まで合計3〜4週間かかるため、バックアップ機を多めに用意する必要があった

【After】

申請した稟議が1~2日で決裁されるようになった
故障発生から復旧までの期間を7〜10日と大幅に短縮できた
バックアップ機の在庫を削減することができた

豊資会グループ様の事例を見る

5保険代理店における募集（営業）プロセスの管理手法

株式会社ベストリスクマネジメント代表取締役佐藤未寧夫様

佐藤様は株式会社ベストコンサルという保険代理店を営むかたわら、株式会社ベストリスクマネジメントにて、保険代理店向けにITツールによるプロセス改革についてのコンサルティングを行っています。

2016年の保険業法改正により、金融庁が保険代理店を直接管理監督することになりました。それまでは保険会社のシステムに則って業務を行っていましたが、保険代理店として監査に対応できるよう、すべての業務プロセスにおいて、自社でエビデンスを残す必要がでてきました。

そこで選んだのがサイボウズ Office。自在にアプリをつくれるカスタムアプリ機能があったことが最大の決め手になりました。営業マンは全員保険会社のシステムを使わず、サイボウズ Officeで業務を行っています。年配のスタッフもいますが、パソコンを立ち上げたらすぐにサイボウズ Officeが起動するように予め設定しておくなど、使いやすい環境を整えています。

保険代理店は元々、書類作成などの事務作業が非常に多い業種です。その事務作業をカスタムアプリでプロセスを見直して簡素化すると、営業マンも楽になるので、活用も進んでいます。

最も活用しているアプリの一つは、「保険の宝箱」です。お客様とのやりとりの中から次の案件につながるネタとそれを提案するのに良さそうなタイミングを登録しておきます。登録したタイミングが近づくと、担当者に通知が飛んで知らせてくれるので、リマインドができ、案件提案の抜け漏れを防ぐ効果があります。これによって効率的な募集（営業）活動が実現し、業績向上につながっています。