ハドルパートナー交流会 Vol.4 |「働き方」事例 & 各社の気になる活用事例とは?

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サイボウズの大阪オフィスで4回目のハドルパートナー交流会を開催しました。
今回は「働き方」がテーマの講演と参加各社のサイボウズ製品の活用事例紹介が行われました。参加いたただいたハドルパートナーの皆さまとの交流の様子をレポートします。

サイボウズ ハドルパートナー交流会 vol.4
2019年11月18日

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>>ハドルパートナー制度について

今回の参加者:ハドルパートナー

今回の交流会は、5社6名のハドルパートナーにご参加いただきました。

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株式会社ワークアカデミー  企画推進部 スクール事業部 部長 柴橋静華様

同社は教育事業を手掛ける会社です。ワーキングマザーである柴橋様は同社と一般社団法人未来教育推進機構の2組織に所属し、女性活躍・ダイバーシティをテーマに活動されています。

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株式会社ワークアカデミー  管理本部 マネージャー 沖田教子様

沖田様は管理本部でシステム移行などの業務に携わっています。子育て中のため時短勤務をされています。今回の交流会で得た情報を業務に活かすべく参加されました。

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株式会社京みずは 代表取締役社長 北川三四郎様

和菓子の製造小売の会社です。ネット通販事業の顧客応対業務でメールワイズを利用されています。サイボウズOfficeにも興味を持たれています。

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株式会社メカ 取締役副社長 原田直幸様

同社は厨房で使う揚げ物油のろ過器等を製造販売している会社です。原田様は仕事を社員に任せて社外活動を増やそうとされており、日々の業務にもサイボウズOfficeが役立っています。

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シャローム株式会社 取締役 加藤徹様

大阪府堺市で12の介護施設を運営している会社です。加藤様は取締役に就任したことで受け取る情報量が激増し、業務効率化に取り組んでおられます。

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株式会社グローバルカンパニー 取締役 中田徳仁様

中田様は中古建設機械の輸出をする同社の営業管理システムをサイボウズOfficeで構築されました。前職でもサイボウズOfficeの活用実績をお持ちです。

今回の参加者:サイボウズ社員

サイボウズ社員は4名参加しました。

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カスタマー本部 ダイレクトマーケティング部 副部長 畑中知子

2000年にサイボウズに入社した社員です。2007年にサイボウズ初の短時間勤務正社員となりました。

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ビジネスマーケティング本部 BPM部 河合真知子

入社16年目のサイボウズOfficeプロダクトマネージャーです。当日はサイボウズ製品を使った多拠点での開発経験等をお話しました。

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カスタマー本部 ダイレクトマーケティング部 飛石栞里

新卒入社2年目の社員です。サイボウズ製品を導入したばかりのユーザー様向けに、セミナーやワークショップ等を企画しています。交流会では司会を務めました。

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カスタマー本部 ダイレクトマーケティング部 神田あかね

新卒入社、勤務歴6ヶ月のフレッシュな社員です。ハドルパートナー関連の仕事を担当しており、交流会でお客様に直接お会いするのを心待ちにしていました。

第1部 テーマ:働き方

第1部は、ワークアカデミー様と、サイボウズ社員が「働き方」をテーマに自社の取り組みについて発表を行いました。

スタッフの悩みに合わせて働き方を創出する「活躍し続けることができる職場」

企画推進部 スクール事業部 部長 柴橋静華様

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ワークアカデミー柴橋氏の発表ではご自身の「仕事と家庭の両立に関する体験談」と、同社で行っている働き方の事例が4つ紹介されました。

柴橋氏の仕事・育児の両立ストーリー

柴橋氏は5歳の子供を持つワーキングマザーです。産休明けの育児・家庭・介護・仕事が重なる過酷な時期を経て、今では役職者として社内外で活躍されています。

現在、30代の方向けのキャリアアドバイスをする中で「自分に仕事と家庭の両立をできるとは思えない」「どちらか一方を諦めないといけないの?」と悩む女性によく出会うそうです。

今日も柴橋氏が仕事と子育てに全力で取り組んでいるのは、そんな彼女たちに「全部やっていいよ、チャレンジして良いよ!」と堂々と言える自分でいたいという想いもあるからです。

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悩みに応じで作り出した働き方4つの実例

ワークアカデミーでは部署ごとの働き方に合わせて、リモートワークが採用されています。柴橋氏の企画推進部は4人のチームで、メンバー全員が顔を合わせるのは2・3ヶ月に1度です。
仕事はサイボウズOffice・電話・テレビ会議のZoomを用いて行います。
離れていても仕事ができるのは、サイボウズOfficeで同時刻に同じ情報を4人が共有できるからと柴橋氏は言います。
ここからは同社の働き方の事例を4つ紹介します。

1:サテライトオフィスを活用したモバイルワーク

1つ目は総務省のイベント「テレワーク・デイズ」への参加プロジェクトをモバイルワークで行った事例です。
メインの担当者は3人の子供を持つスタッフAさんでした。

彼女はこのプロジェクトを「7日間の在宅勤務」「Zoomによるテレビ会議」「サテライトオフィスでの勤務」「自宅近所の大学での打ち合わせ」を組み合わせて企画や当日の準備を遂行しました。

2:育児、治療とテレワーク

2つ目は、2人の子供を持つBさんが骨折の治療中に行った在宅勤務の事例です。
彼女は社会人ビジネススクールのキャリアアドバイザーとして受講生のカウンセリングをするのが主な仕事でしたが、全く動けなくなりオフィスに出勤できませんでした。

考えたのがテレワークによるキャリアカウンセリングです。
オフィスと彼女の自宅をZoomでつなぎ受講生と会話をできるようにしました。

Zoomでのカウンセリングは抵抗があるかなと思いながらも、受講生達は面白がりながら楽しんでカウンセリングをしていました。
半年後、彼女は無事オフィスに出勤できるようになりました。

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3:子供の夏休みを在宅ワークで乗り切る

3つ目は、子供を3人持つ社員のCさんが「子供の夏休み」を在宅勤務で切り抜けた事例です。
Cさんは通勤時間の往復2時間を在宅勤務にすることで家事に当てました。

普段はオフィスカジュアルな服装で勤務しているところ、在宅時はラフな服装で勤務できる点がラクでした。移動が無いので勤務後すぐに夕飯の支度や宿題のサポートに移れました。
おかげで通常よりずっと時間制限のある夏休みを無理なく乗り切ることができました。

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同社は7割が女性の会社というのもあり、子育て・介護・治療・子供の不登校など突発的なアクシデントも踏まえ、在宅勤務は今後も必要になっていく仕組みと考えています。

4:テレワーク併用型社会課題解決型プロジェクト「UMEDAIインターンシップ」

4つ目は、複数大学の学生たちによるテレワーク併用型・社会課題解決型インターンシップ運営事例です。
2ヶ月のインターンシップですが期間中はほぼテレワークで仕事をすすめるので参加者全員が顔を合わせるのは3回という少なさ。

ビジネスチャットやファイル共有ツールを使ってプロジェクトを進めていきます。インターンシップを上手く運ぶコツは、初日の研修で業務の進行方法をしっかりレクチャーすることと、オンラインツールへの書き込みガイドラインを設け、前向きなコミュニケーションを心がけることです。

大学生は予想以上に早くリモートワークに適応するそうですが、その背景には彼らが「自由な働き方ができる職場」を重視していることがあると言います。
同インターンシップでは、22社の女性活躍推進企業について取材して冊子にする仕事や、本当に着たいリクルートスーツを企画してスーツカンパニーに提案するプロジェクトがテレワークで遂行されました。

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複数の部署のテレワークを管理している柴橋氏は「ワークアカデミーは実現する為に必要な事は作り出していく会社」とした上で、自由な働き方のみを求めるのではなく大切なのは先に信頼を得ることだと伝えるようにしています。

サイボウズの働き方改革(2019年版)

ダイレクトマーケティング部 副部長 畑中知子

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畑中はサイボウズ歴20年の社員です。同社初の時短勤務正社員であり、時短勤務のままダイレクトマーケティング部の副部長になりました。

そんな畑中のパートではサイボウズの人事制度の紹介と、サイボウズが働き方改革の基軸にしている3要素「制度」「ツール」「風土」が紹介されました。

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サイボウズの「新・働き方宣言制度」

サイボウズでは「100人いれば、100通りの人事制度があってよい。」という考えのもと、2019年に新人事制度がスタートしました。

この制度はそれぞれが望む働き方と報酬を実現し、一人ひとりの幸福を追求することを目指しています。
自分の働き方を宣言するためのアプリで「働き方宣言」を行うことで、周囲の理解を得ながらオリジナルの働き方ができるようになっています。

例えば畑中の宣言内容は「時短勤務、水曜日はお休み」です。

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安心して働ける風土は「ツール」が作る

サイボウズの「柔軟な働き方が許される風土」はグループウェアが作りました。
サイボウズには創業時から「ツールで情報共有する」という無意識の価値観が浸透しており、20年も前から「社長の予定は丸見え」「他部署のプロジェクトも丸見え」と、どんな情報も丸見えでした。

何でも見えるので「皆ちゃんと働いているの?」という疑心暗鬼に陥ること無く社員は安心と信頼の中で働くことができたのです。
メールは自分が宛先に入っていなければ見えないので自然と情報格差や組織の壁が生まれやすいですが、グループウェアでは公の場所であらゆるコミュニケーションを行うので自然とチームワークが生まれやすいのです。

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ツールがチームワークを高める一例に「作れる部活動」があります。本部をまたいで5人以上集まると部活の立ち上げOKという制度で、部費もでます。

現在は昼休みにお茶を楽しむ「カフェ部」や集団で筋トレを行う「マッスル部」が盛んなのですが、部活動はkintoneを通じて全社に発信されており、部門を超えたコミュニケーションに一役買っています。

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「サイボウズでは人事制度は与えられるものではなく社員が作り上げるもの。これからも社員の意見をもとに進化し続ける」という言葉で発表は終わりました。

働き方についてのディスカッション

この時間では、「離れた場所にいるメンバーとの仕事・コミュニケーション」をテーマにディスカッションを行い、各社の工夫を紹介し合いました。

1:リモートワークで難しいと感じることは?


グループウェアでやりとりをするのでネガティブな話題や注意をする時は「枕詞」を入れることでストレートな言い回しを避け、柔らかい表現を心がけます。

女性が7割の職場ということもあり文面が冷たいと「どこか冷たい、こんな言い方しなくてもいいのでは?」という意見が出るためです。

スタッフは想像以上に細かいことも見ています。
例えば「いいね!」ボタンを押す際に「素の表情のアイコン」を使うと「冷たい」と感じるという意見が出ました。
私は「スタッフはそこまで気にしているのか!」と驚きました。

以後「いいね!」を押す時は「笑顔のアイコン」をチョイスするよう気をつけています。顔が見えないからこそ細かい表現や、人の表情を読み取るようにアイコンを見ているのですね。
(柴橋氏)

2:全員集まることのできない環境をどうカバーするか?

私のチームは完全にリモートワークで仕事を進めています。私は横浜勤務で他のメンバーは松山・大阪・岐阜にいます。

業務ツールはグループウェア・テレビ会議システムのZoom・各種業務アプリです。
メンバーとはリアルに会えないので「会わなくても仕事が上手くいくやり方をチームで常に模索しています。
ミーティングには「週1回の仕事振返り会議」「毎日15分の現状確認会議」「緊急事態の突発会議」がありどれもZoomで行います。

長期間リモートワークをやってきて得た「コツ」は3つあります。

1つ目は会話したほうが早い仕事はすぐにテレビ会議を行いその議事録をグループウェアにテキストで残すことです。
議事録があるので言った言わない問題が起こりません。

2つ目はちょっとしたコミュニケーションの不備をその都度記録しておいて、週ごとの会議で「これは言い方が悪かったね「仕組みで解決しよう」など解決策を話し合うことです。

3つ目は日ごろ会えないので合宿など顔を合わせる機会を設けてチームビルディングをすることです。
(河合)
1週間の振り返りはZoomでしているのですか?
(北川氏)
はい。Zoomによるオンライン会議です。
仕事やプロジェクトの改善フレームワークのKPT(キープ・プロブレム・トライ)を実践できるカスタムアプリを使い進行します。
各自がカスタムアプリに「あれ?」と思ったことを瞬間的に入力し、週1回の振返り会議で解決策を話し合います。

カスタムアプリに課題を書き込む時は「気づき」だけでなく「トライ」という解決策も入力するのですが、課題に気づいた人の案をベースに皆で議論します。
皆で議論するのは役割の違う人の意見を入れることでより根本的な解決策が生まれるからです。
皆で決めた結論は「皆で決めたトライ」という欄に書き込まれ、誰かがトライに沿ってアクションを起こしたらその結果も書き込まれます。

製造業はこのやり方は合っているように思います。
(河合)
当社は工場と販売のシフトがあるため全員が同時に出勤できません。

無駄な会議をやめて文字情報で分かるレベルのものはツールで情報共有する文化が馴染み、集まる機会が無くなりました。

皆で話し合う機会がないことには問題を感じています。
(北川氏)
サイボウズも働き方が以前より自由になったので皆が集まるのは格段に難しくなりました。
だから今では集まることは諦めています。その代わりキーマンが参加できる時間帯に話し合いの場を設けるようにしています。
(河合)

これからも実践を通じてベストな方法を探求しようという雰囲気で、ディスカッションは終了しました。

第2部 テーマ:活用事例

第2部では、参加各社様のサイボウズ OfficeやMailwiseの活用事例が紹介されました。

残業が当然の業界で「ほぼ残業なし」を実現

株式会社グローバルカンパニー 取締役 中田徳仁様

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グローバルカンパニーは貿易業で、中古建機をアジア・アフリカ・アメリカなどに輸出しています。
中田氏は会計事務所とグローバルカンパニーの仕事を掛け持ちしており、どちらの会社にもサイボウズOfficeを導入した人物で、両社の活用事例が紹介されました。

会計事務所では「業務の合理化・仕事量や進捗情報の共有・ペーパーレス化」を目的にサイボウズOfficeを導入しました。
会計事務所の課題は山積みでした。

「複数名で1つの仕事を行うため事務所に行く必要がある」
「仕事の進捗が見えないのでフォローができない」
「仕事が早いのか遅いのかチェックできない」
「業務日報は面倒と着手されない」
「顧問料が適正なのか計測できない」
「情報の共有をExcelでするので不便」
などがあり、毎日残業が続き、終電帰宅が常態化していました。

中田氏はこれらの課題をクラウドで情報共有することで解決しようとサイボウズOfficeを導入しました。

導入内容

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導入時の課題はサイボウズ Officeの利用が浸透しないことでした。
スタッフにはスケジュールや業務アプリへの入力を徹底的に呼びかけ「使えば自分が便利になる」ことを地道に訴えたところ利用され始めたといいます。

結果、当初の課題のほとんどが解決し収益もアップしました。
特筆すべきは、業務の合理化が進み直行直帰も可能になったことで、残業が美徳とも言われている会計業界では稀な「成果を上げながら定時退社できる会社」になりました。

世界中どこでも勤務可能に

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貿易会社では「全社員のスケジュールのクラウド共有」「売上や仕入れ業務のクラウド管理」を目的にサイボウズOfficeが導入されました。

最初はなかなか営業マンの利用が進みませんでしたが、
同社のサイボウズ Officeは一つのアプリで売上管理から利益計算まで全てを行う仕組みにしていたので「入力をしないと自分の成績を閲覧できない」ことを伝えると使われ始めました。導入内容

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導入効果は大きく2つあります。

1つ目は、営業マンのスケジュールや取引状況が一つのアプリに集約されているのでお互いが仕事をフォローし合えるようになりました。
2つ目は、世界中どこでも自由自在に業務を進行できるようになりました。

サイボウズ Officeを利用したチームワークの高め方

株式会社ワークアカデミー 企画推進部 スクール事業部 部長 柴橋静華様

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サイボウズOffice歴17年のワークアカデミー様からは、サイボウズ Officeを活用した「チームワークの高め方」が紹介されました。

1つ目は「チームで資料を作成する」事例です。同社では講演資料などをチームで作成しています。
まず、発表者は発表案を考えて開発チームにスライドを依頼します。
その後、できた原稿はチェッカーが確認し、最後にスライド作成者が最終稿を「登壇当日のスケジュール」に貼り付けます。

これによりスケジュールに最終稿が置いてあるので資料を忘れてしまう・ボツ原稿を誤って持参するといったミスが起こりません。

この仕事の進め方をしている理由は同社が「得意な人が得意なことをする」方針だからです。
結果として資料作成は早いですし、期日も守れます。
同社の文化とサイボウズ Officeを組み合わせてチームワークを高めている素敵な事例です。

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2つ目は「重要な職務に集中するための環境づくり」です。

同社にはスクール事業部があり、社会人向けのビジネススクール2校を6〜7人のスタッフで運営しています。
シフト制で出勤日時がバラバラなので「いつ誰が出勤して何を担当するのか?」を明確にする目的でサイボウズ Officeの下部に出勤者のスケジュールを期間予定で表示させています。
期間予定には業務記号が入れてあり、記号を見るだけでその人の当日の担当内容や勤務時間が分かります。

スクールの授業がスタートすると1日同じオフィスにいても顔を合わせることはできませんが、サイボウズ Officeのスケジュールを見ることで、誰がいま何を担当しているのか全員に共有でき、安心して各々の業務を進行できています。

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3つ目は「業務に集中するための電話応対ルール」の事例です。
スクール事業部は少数で多くの受講生を担当しているので全員運営にかかりきりです。
しかし以前は社内外から電話が殺到しており、最も重要なスクール運営に集中できない状態でした。

そこで社内電話にルールを設けました。別拠点にある本部からスクール事業部に電話をかける場合はかける前にサイボウズ Officeで相手のスケジュールを確認し、相手が空いている時に電話するルールです。
また、社内電話は3コール以上鳴らして出ない場合は切ります。着信音は内線と外線で音を変えており、「内線音の場合は電話をとらなくても良い。」と決め、業務に集中できる環境を作り上げました。

同社はサイボウズ Officeと電話をつなげてより良い環境を実現すべく10年も試行錯誤してきており、このやり方はこれまでの中でベストと感じているそうです。

全42件の面談の予定調整を自動化する工夫

シャローム株式会社 取締役 加藤徹 様

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ある日、加藤氏は42件の面談を1ヶ月以内に実施することになり、約200人のスケジュール調整を迫られました。
同社では「参加者ではないが予定を知っておいて欲しい人をスケジュールに追加する習慣」があるので42件もの会議が通常のスケジュールに入ってきたら、自分の本当の予定が分からない状態になることが予測できました。
同時に42件もの予定調整を自分で行うと調整作業で消耗してしまいます。

【ビフォー】自分の本当の予定が分かりにくい
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解決策は「調整用」という名前の「組織」をサイボウズ Officeに設けることでした。
「調整用」のスケジュールには加藤氏がミーティングに参加できる時間を空き枠として登録。
そこにメインで面談を受ける人が「同席する上司の予定調整をした上で確定予定を入力」してもらうことにしました。

これで加藤氏はほぼ自動的に1ヶ月42件の会議の予定を立てることができました。

【アフター】42件約200人の予定調整を半自動化
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調整用という組織を作成

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会議参加者が「調整用」に自分と上司の確定スケジュールを登録する

空き時間の生産性が劇的に上がるモバイルショートカット

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頻出業務へのiPhoneショートカットを実演する加藤氏。ブックマーク機能で設置する。

加藤氏はiPhoneのホーム画面に「サイボウズ Officeのよく使う機能へのショートカット」を貼り付けています。
見たい情報に1タップでアクセスし高速処理できるスマートな工夫です。

その内の一つに「モバイルからパソコンにデータを送りたい時のためのメモ機能」があります。
自分の宛先を予めセットしてあるメッセージを、モバイルのホーム画面に置いておくシンプルなものですが、送りたいデータをメモ画面に添付するだけでパソコンに写真や資料を送信できて便利です。

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様々なショートカットが配置されたiPhoneのホーム画面(左)
遷移先の一つである、自らを宛先にした状態のメッセージ画面(右)

加藤氏はワークフロー業務ではサイボウズ Officeの公式アプリKUNAIが便利と言います。
KUNAIでは1つの案件を承認するとすぐに次の案件の画面が表示されるので、毎回申請一覧に戻ることなく承認作業だけに集中できるためです。

ひと手間・ふた手間を惜しみ、業務効率を追求する加藤氏の工夫に参加者は一様に驚き、感動を隠せませんでした。

新規事業の管理ツールをカスタムアプリで安く構築

株式会社メカ 取締役副社長 原田直幸様

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株式会社メカでは、ろ過器の製造販売事業に加えて研修事業を始めました。同社にとって初のBtoC事業であり、最初は参加者の申込み・振り込み・お礼などをどう管理すべきか悩みましたが、カスタムアプリで解決しました。

カスタムアプリ「教育事業参加管理001」

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同アプリは参加者名・参加イベント名・金額・支払い方法などを入力するとグラフ化・詳細情報の一覧確認が簡単にできます。
同アプリにより管理面では集客媒体ごとに参加者を一元管理ができるようになりました。
分析面では販売した研修ごとの粗利や参加者ごとの参加費を分析して今後に活かしています。

アプリ名に版を付ける

同社のカスタムアプリには「アプリの役割+版」の形で命名するという規則があります。アプリが改定されると001→002のように番号が進みます。
版が進むほどよく使われているアプリと言えます。活用度の高いものTOP2は「メンテ管理アプリ_013」と「納品管理アプリ_005」です。

同社のメイン事業である業務用油のろ過装置のメンテナンスや納品業務を管理するアプリで、部署間の情報共有ができるようになり製造や納期の管理が正確になっただけでなく、大幅な作業時間の削減にもつながりました。
こうした「業務の中心となるシステムを組むと何百万円もかかるものですが、カスタムアプリのおかげで欲しい機能を安く実現できた」と原田氏は発表を締めくくりました。

メールワイズによるECサイト顧客対応の効率化

株式会社京みずは 代表取締役社長 北川三四郎 様

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京みずは様は、1999年からネット通販で和菓子を販売しているECの草分け的存在です。
同社は仕組み化の方針として「やる気に頼らない」「記憶力に頼らない」「能力に頼らない」の3つをモットーに業務上の問題を仕組み化して解決しています。

そんな同社のメールワイズ導入のきっかけは「ほったらかしになっていたクレームが悪化した」ことでした。
当時はメールソフトのベッキーを使っており、スタッフが交代で休暇をとるため全員で情報共有できないなか根性論でクレーム対応をしていました。

これを仕組みで解決すべくメールワイズが導入されました。北川氏によるとメールワイズの利点は「届いたメールにコメントが書けること」といいます。
顧客応対のメモを記入しておけばいつでも・誰でも過去の応対内容を確認できるためです。

不測の事態に備えるメールアカウントの工夫

同社は複数のECサイトを運営しており店舗ごとにアドレスがあります。
受信したメールは転送専用の自社メールアドレスに一度集約され、そこからさらにメールワイズと一般的なメールソフトの2箇所に送信されます。
2箇所に同じメールを送る理由は、メールワイズだけに頼るのではなくバックアップを用意して不測の事態に備えるためです。
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フローとストック、製品の使い分けのポイント

同社ではメールワイズと一般的なメールソフトを併用しておりそれぞれに役割を与えています。

メールワイズはフローで未処理案件の返信が主な目的です。
一方の一般的なメールソフトはストックです。後で特定のメールを検索するシーンで利用します。

長年の経験と考え抜かれた仕組みにより膨大なメールを効率的、安定的に処理している具体的な話に参加者は何度もうなずきながら聞き入っていました。

まとめ

第4回目のハドルパートナー交流会。
働き方のパートではリモートワークを活用したオリジナルの働き方が紹介されました。
ディスカッションタイムは離れた場所をつないで仕事をするノウハウが熱心に交換されました。

熱心な意見交換のおかげで有意義な交流会になりました。ありがとうございました。
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