みんなのサイボウズ① 〜 予定メニュー編 〜

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こんにちは!
ユーザーのみなさまと作る、「サイボウズ Office」の活用アイデア集「みんなのサイボウズ」のコーナーを始めます。

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みんなのサイボウズとは?

ユーザーのみなさまと作る、「サイボウズ Office」活用アイデア集です。
みなさまから教えていただいた活用事例を、 機能ごとにまとめてご紹介します。
「サイボウズ Office」活用アイデアの投稿も お待ちしております!

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さて、今回のテーマは「予定メニュー」です。
色分けや登録内容を使いこなして、予定メニューをアレンジしてみてください。

①営業力UPのアイデア

■しっかり営業しているかがひと目でわかる

  • 営業の時間はカラフルな予定メニュー、それ以外は灰色の予定メニューを設定
  • 部下のスケジュールを見るだけで、どのくらい商談に時間を掛けているのかを把握できる
  • 活動内容についてアドバイスしやすくなった

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東北コピー販売株式会社(事務機器販売)

福島県を中心に企業向けにコピー機やIT関連サービスの販売を行っている。以前はコピー機だけを販売していたが、IT関連の取り扱いが徐々に増え、現在は全体の売上の半分がIT関連製品。

事例詳細→https://products.cybozu.co.jp/office/officetour/t-copy_report/

■営業の居場所がわかる予定メニュー

  • 「瑞浪市 アポあり」「多治見市 アポなし」というように、営業社員の訪問エリアとアポイントのありなしがわかる
  • 事故の一報を受けた社員は、スケジュールを見て事故現場の近くでアポなしの訪問をしている営業社員を探して、現場に直行するように連絡を入れる
  • 事故対応は保険代理店の大事な業務のひとつで、頻度は年間250件ほど。現場に早く駆けつけることができている

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株式会社 dii(保険代理店)

東京海上日動保険専業の保険代理店。岐阜県の瑞浪市で創業して10年になる。ほかの保険代理店からもベンチマークとして注目を集め、講演会への登壇依頼や代理店運営の相談が絶えない。

事例詳細→https://products.cybozu.co.jp/office/ver10/cases/dii/index.html

■来客時、準備するものがわかる

  • 「新規来社」が予定メニューとして設定されていれば、会社案内を事前に準備しておく
  • 「来社」であれば、お茶だけ用意すればいい
  • 予定メニューから段取りが判断できるように

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堀下社会保険労務士事務所(社会保険労務士事務所)

沖縄の企業を中心に労務管理や人事コンサルティング、助成金手続きなどに対する業務支援を行っている。

事例詳細→https://products.cybozu.co.jp/office/ver10/cases/horishita/index.html

②見やすさ工夫のアイデア

■タスクの重さで色分け

  • タスクの内容と進行状況を見分けられるように、予定メニューを約35種類ほど登録
  • 比較的短時間で完了する手続き業務はブルー、時間のかかる就業規則の作成や助成金の申請はピンクなど、タスクの重さによって色分け
  • 予定外の急な依頼が発生した場合は「差し込み」という予定メニューで内容を入力することで、マネジメントしやすくなった

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株式会社ワーク・イノベーション(社会保険労務士事務所)

「働けない理由ではなく働ける方法を創り出す」というコンセプトのもと、多様な働き方に対応した就業規則や賃金規定の作成、人事制度の策定を行っている。

事例詳細→https://products.cybozu.co.jp/office/ver10/cases/work-i/index.html

■要件を一文字で伝える予定メニュー

  • 重要な予定なら「重」、「勉強会」なら「勉」など、予定メニューは一文字で表現
  • スッキリと見やすいスケジュール画面になっている。

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株式会社スワロースポーツ(ネットショップ)

野球用品を専門に扱うECサイトを運営している。草野球チームのユニフォームを中心とした野球用品のオーダーメイドサービスを初めて考案するなど、積極的に新しい取り組みにチャレンジし、野球ファンに人気のショップ

事例詳細→https://products.cybozu.co.jp/office/officetour/swallowsports_report/

■キャンセルがわかりやすい[中止]メニュー

  • 中止が決まった予定は、[中止]の予定メニューに変更
  • 予定がキャンセルされたことがわかりやすい

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シャローム株式会社(介護)

大阪府堺市を中心に13箇所の介護事業所を運営しています。訪問介護・訪問看護・訪問看護リハビリ・デイサービス・ケアプラン・有料老人ホーム・グループホーム・福祉用た具・介護タクシーなど、介護保険事業全般を手がけています。

事例詳細→https://products.cybozu.co.jp/office/officetour/shalom_report/

■338個もの予定メニューを用途や気分で使い分け

  • 数年前に一度、全員のスケジュールを見て良く使われる内容をピックアップして予定メニューを追加
  • 運用ルールは特になく、予定の登録者が好きな予定メニューを登録できる
  • 顔文字の予定メニューなどを使いこなすと、にぎやかなスケジュール画面に

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医療法人豊資会グループ(医療・介護)

事業内容は、病院・訪問診療・訪問看護・リハビリをはじめとする医療分野と、介護分野ではデイサービス・訪問介護・ケアプランサービス等の介護サービスに加え、高齢者向け住宅・グループホーム等の運営、更に配食サービスと、多岐に渡っています。2001年に「サイボウズ Office」導入。

事例詳細→https://products.cybozu.co.jp/office/ver10/cases/houshikai/index.html

③業種別 予定メニュー活用例

■ネットショップ

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株式会社ベストワン(ネットショップ)

ロフト用はしごなどの輸入住宅建材を中心に、太陽光パネルや雑貨などをネットショップで販売している。

事例詳細→https://products.cybozu.co.jp/office/officetour/bestone_report/

■環境分析

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株式会社 西条環境分析センター(環境分析)

愛媛県で水質や大気などの分析・測定事業を行っている。

事例詳細→https://products.cybozu.co.jp/office/officetour/ser/

■専門学校

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株式会社 ヤマノビューティメイトグループ(専門学校)

「美容を通して人を幸せにする」という企業理念のもと活動する美容メーカーで、なかでも「美道4点セット」は国際的にも評価されており、モンドコレクションの最高金賞を3年連続で受賞しています。

事例詳細→https://officetimeline.cybozu.co.jp/cat1/000097.html

■訪問美容

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株式会社un(訪問美容サービス)

病気やケガなどで外出が困難な方向けに、自宅や介護施設、病院等で訪問美容サービスを提供しています。「何らかの理由で美容室に行けない人たちの、自分らしく生きたいという思い」に応えられる訪問美容を展開しています。

事例詳細→https://products.cybozu.co.jp/office/ver10/cases/un/index.html

■施設運営

  • 「リマインド」をスケジュールの中に入れ込むことで、情報のモレを予防しています
  • [修繕][トラブル]などの予定を発生後に登録し、過去のできごとを振り返りやすくしています

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野原興産株式会社(施設運営)

兵庫県川西市で、ゴルフ場を中心としたスポーツとカルチャーの複合施設「多田ハイグリーン」を運営しています。

事例詳細→https://office.cybozu.co.jp/lp/live/cases/nohara.html

■不動産経営管理

  • 色ごとに意味を持たせて、予定メニューを設定しています
  • 「休み」は赤、「締切系」はオレンジ、「外出」は青系など

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株式会社アートアベニュー(不動産経営管理)

プロパティマネジメントを中心に、物件の管理、賃貸・売買仲介、建築プロデュースなど、総合不動産事業を行なっています。

企業詳細→https://www.artavenue.co.jp/

④予定メニューの活用事例 募集中★

サイボウズでは、ユーザーのみなさまの活用事例を募集しています。 みなさまの「サイボウズ Office」では、どんな予定メニューを活用していますか?

「サイボウズ Office」のホームページに掲載された方には、オリジナルノベルティをプレゼントします。

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